主題詞是指能表達檔案基本內容並經過規範化處理的名詞術語。制定統一的辭彙和規則，是為了方便標引檔案主題詞和利用主題詞檢索檔案。
一、主題詞的選詞原則
主題詞的選詞是編制主題詞表的基礎；主題詞以名詞為主，概念必須清楚、確切，具有實際檢索意義。形容詞、數詞、量詞一般不選作主題詞，動詞和虛詞不能作為主題詞。編寫省公安廳公文主題詞的原則是：
1，著重選用公安工作範圍內的基本名詞術語。
2．選用各項業務工作中經常出現的具有檢索意義和使用頻率較多的名詞術語。
3．在過去檔案中經常出現的，但現在不常用的名詞術語不選用。
二、主題詞標引規則
1、主題詞要能夠直接地、客觀地反映檔案的主題。如“公共娛樂場所消防安全管理”這一中心意思，主題詞可標引為消防安全管理 公共娛樂場所
2、主題詞標引一般應按照《公安主題詞表》中的詞標引，如果主題詞表中確實沒有專指的詞來標引時，按照主題詞的選詞原則，可自由選用適當的詞來標引，但第一個主題詞必須選用主題詞表中的詞。如：《關於大中城市公安局普遍建立110報警服務台的通知》主題詞：“治安 報警服務台”其中的報警服務台為自由標引。
3、一個檔案涉及幾個業務部門，主題詞的標引以主辦部門為主。如省廳一處起草的《關於台胞來大陸探親旅遊幾個問題的通知》，主題詞：“政保 出入境管理 治安 台灣同胞”。
4、一個業務部門的檔案涉及本部門的幾項業務工作，主題詞應按檔案內容的主次排列。
5、人名、地名和組織機構的名稱一律自由標引。人名標用全稱。省(含自治區、直轄市)、市、縣只標引名稱，如：廣東、深圳、增城，不寫“省”、“市”、“縣”字樣。機構名稱標引標準簡稱。
三、主題詞的套用範圍
凡是以省公安廳或省廳辦公室名義行文的公文，除明傳電報、密碼電報外，都必須標引主題詞。由本廳主辦與其他廳局聯合發出的公文也必須標引主題詞。
四、主題詞標引程式和其他注意事項
1、公文主題詞由檔案擬稿人在起草檔案時標引，並把這項工作列為辦文的必要程式之一，要求根據檔案的基本內容，直接地、全面地、客觀地揭示出檔案的主題概念，切忌只按檔案的標題進行標引。各業務部門的負責人在審核檔案時必須同時審核主題詞。
2、主題詞標引在檔案、函件末尾、抄送單位之上，兩個主題詞之間空一格。
3、一個檔案的主題詞一般可以有2個至4個主題詞，最多不得超過7個。
4．有些詞是幾個部門共用的，如：“敵情”、“社情，“涉外案件”、“警容風紀”、“裝備”等，只編在一個部門裡，其他部門在標引時，均可參照使用。