一、會議的作用與種類
會議是社會生活、政治生活中一種經常的廣泛的活動形式。各國各界、各行各業、各黨各派無不使用這種活動形式。國外一些社會學家斷言，人類進入了一個會議的時代。全世界每年舉辦的各種會議數十萬個，與會者約上億人次。法國是世界上最大的會議中心。至於全國基層單位舉行的會議就更多了。原來我認為中國的會議多，資本主義會議不多，其實不然，據說日本的國家工作人員40%的時間在開會，真正成為會議的海洋。
在我國，會議已成為黨和國家機關、企事業單位實行集體領導的基本方法之一，已經成為各級黨政機關、企事業單位進行民主決策和處理日常工作的一種重要方式，是宣傳、貫徹、執行黨和國家的路線、方針、政策，統一思想，提高認識，交流經驗，布置工作，統籌協調，解決問題的重要手段。它體現著黨的民主集中制原則，集體領導原則和民眾路線原則。我們黨的歷史上，凡重大問題都是通過會議認真討論才進行決策的。如在浙江南湖召開的第一次黨代表大會、遵義會議、三中全會都是決定中國前途和命運的歷史性會議。
概括的講會議主要有5大功能。一是決策功能，如三中全會通過認真研究，制訂了黨的一個中心兩個基本點的基本路線。二是執行功能，如自治區4月中旬召開社會治安工作會議，這個會議傳達貫徹中央召開的全國社會治安工作會議精神，制訂了我區開展“嚴打”整治鬥爭的方案。三是溝通職能，如各種形式的交流會、情況通報會。四是協調功能，各種形式的匯報會、協調會。五是監督功能，總結、評比會，都能起到監督的作用。
會議的種類很多，一是工作會議，研究解決工作中的問題，推進各項任務的完成；二是業務會議，研究解決某個業務系統中的問題，如勞資會議、財政會議；三是座談會議，如茶話會，不決定重大事件，主要是交流經驗，統一認識；四是紀念會議，如紀念中國共產黨成立80周年的紀念大會。
二、秘書在會議的各個階段要做的工作
會議秘書工作是秘書部門的一項基本職能。秘書要做的工作很多，概括起來就是辦文、辦事。會議秘書工作既辦文，又辦事，是一項綜合性的工作，又是經常性的工作。這裡有大量的文字工作，組織協調工作和事務性工作要做，是對秘書人員能力水平的檢驗，如果能把會議組織好協調好，這說明你這個秘書是合格的。
（一）要做好會議的準備工作。準備工作很重要，準備是否充分，直接影響會議的質量和效果。一個會議，可能一兩天就開完了，但準備工作可能要一兩個月，甚至更長。不同的會議，準備的內容不同，如黨代會、人代會，主要是工作報告和人事的準備；工作會議主要是材料的準備，慶祝大會主要是講話稿和會場的準備等。
一般的說，準備工作包括以下內容：⑴擬定會議工作方案；⑵選定會議議題；⑶擬定會議議程、日程、程式；⑷準備會議檔案；⑸確定出席、列席會議人員；⑹與會人員編組；⑺選定、布置會場；⑻排列座次；⑼製作分發證件；⑽發會議通知；⑾制定會議須知；⑿負責會議報到；⒀會議秘書機構的置設及分工；⒁申請會議經費。