關於會議秘書機構的設定和工作人員的調配。規模較大的會議都成立會議秘書處，指定幾名負責人，秘書處下設幾個組，如秘書組：負責值班、組織協調、印發檔案；會務組：負責會場的布置、管理、服務；宣傳組：負責宣傳報導和對記者的組織管理；翻譯組：負責翻譯成幾種文字；保衛組：負責安全警衛；總務組：負責接送、食宿、文娛活動、醫療保健等。會議規模小，不要設這么多的小組，可以由會務組統一管起來。
會議須知：一般包括5個部分。1、作息時間表；2、日程表；3、分組名單；4、會議秘書機構人員名單及房間號；5、注意事項，包括保密制度、請假制度、會客制度、安全要求及其他注意事項。
會場布置：會場的布置直接影響會議的效果，會場的布置要與會議的規模和內容相適應，黨的代表大會要樸素大方，人民代表大會莊嚴隆重，慶祝大會要喜慶熱烈，追悼大會要肅穆莊嚴，座談會要和諧融洽，紀念性會議要隆重典雅，工作會議要簡單舒適。主席台一般安排主席團成員或者職務比較高的同志，座次可以按職務或姓氏筆劃排列。主席台根據人數多少，可以設一排或二排、三排以上。座談會可以不設主席台，主持會議同志座位在正對會場門口的地方。主席台上方可以掛會標，一般為紅底黑字，字型莊重。如開黨代會、人代會、團代會等還要掛會徽，會徽兩邊掛紅旗，紅旗一邊五面為宜，為調節會議氣氛，主席台前可以擺鮮花，會場的四周可以張貼標語口號。另外座位前桌子上要擺座簽，有的只擺主席台，有的全體與會人員都擺座簽。音響麥克風、譯風都要準備好，會前要試試響不響。
會議證是出席會議的憑證，上面標明會議名稱，使用者姓名、性別、發證日期、號碼，有的還要貼照片。會議證又分出席證、工作證、記者證，可用不同顏色區別。
（二）會議進行階段要做的工作
在進行階段，要按照各自分工，做好會務工作和各項服務工作，確保會議的順利進行。這裡著重介紹會議記錄和簡報工作。會議記錄是為起草會議簡報、會議紀要乃至正式檔案奠定基礎，也是為會後進一步研究問題，總結工作提供重要參考材料，也為查考歷史提供依據和憑證。如遵義會議是歷史上具有重大意義的一次會議，但因沒有記錄，對會議的重要情節長期沒有搞清楚，1984年發現陳雲同志在長征途中傳達遵義會議的手稿，手稿是根據會議記錄整理的，為搞清遵義會議的真實情況提供了依據。搞好記錄，要本著三個原則，一要按照會議的真實情況，忠實的記錄，凡記下來的要符合原意，不能根據自己的好惡，歪曲人家的發言，聽不清的要問一下，核對一下。二是要快，字要小，字距要短，可以使用簡稱。三是擇要而記，記錄一小時只能寫3000多字，而說話可以達10000多字，無論如何記不下來，記錄要抓住要點，記主要觀點、精闢論述、結論性意見以及有爭議的問題，一般性的內容可以不記。
比較大型的會議，一般都出簡報，簡報的作用有：一是便於領導同志了解會議全貌，掌握會議進程，對會議進行指導，發現問題及時解決；二是便於各與會人員交流經驗，溝通情況；三是為日後研究工作提供可靠的資料。