（二）、請示、函、報告三者混淆
例3、***關於申請解決更換一台鍋爐並大修一台鍋爐的報告。
例4、***關於申請XX年公費醫療補助費的報告。
病例分析：
例3的標題內容十分明確，就是要求解決問題，關鍵字是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內容，使人一目了然。正確的作法應是將“報告”兩字替換為“請示”。
例4的標題內容是某國企請求某市批准“醫療補助費問題”，他們之間不屬於隸屬關係，是屬於平行關係。《國家行政機關公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准等套用"函"”。該檔案是屬於請求批准“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。
葉聖陶先生在《大學國文序》里說過這么一段話：所謂能力不是一會兒就能從無到有的，看看小孩子養成走路跟說話的能力多麻煩。閱讀跟寫作不會比走路跟說話容易，一要得其道，二要經常的歷練到成了習慣，才算有了這種能力。
葉老所說的能力標誌，一是“得其道”，我們認為是寫作的路子，寫作的要領。各行有各行的路子，內行人一說路子歪了，就麻煩了，恐怕比沒踏上路子還糟糕，因為糾正起來很難；但摸準了路子也還不算有能力，還要“歷練到成了習慣”，這就需要學習者從事刻苦的實踐了，要通過自己的體味、揣摩，把理論轉化為自己的心得體會，然後才能真正指導自己的寫作，使之轉化成一種熟練的技能技巧，一種運用語言文字的能力，一種自然而然、心到筆隨的“習慣”，這才算有了“能力”。
辦公室的寫作範圍極廣，有時經常根據領導的授意擬寫各種文稿，寫作能力的提高沒有捷徑可達，唯有勤學多練，方能提高自己的寫作能力。在工作中應廣泛涉獵政治、經濟、文化等學科的知識，保持職業的敏感性，善於總結歸納，不斷提高自己的寫作能力。
三、要具備良好的語言表達能力
這裡的語言表達能力是指口頭表達能力。“語言既是人們進行思維的工具，也是人們交流思想、意見的主要工具。在意見溝通中，能否正確運用語言文字，與溝通的效果關係十分密切”。辦公室人員不僅要與領導溝通而且還要與基層員工溝通，有時還需要協調人與人之間、部門於部門之間的矛盾。在工作中，辦公室人員上傳下達要說話，匯報情況要說話，接待來訪要說話，……因此說話的技巧與藝術無時無刻不在我們身邊。
這是某公司辦公室主任處理因酒店電梯故障而遭到顧客上門投訴時的對話：
“您早，先生!您早，小姐!”辦公室主任面帶笑容，很有禮貌地迎上前打招呼。
“你是……”男客人的聲音比在總經理室門外時壓低了一些。
“請兩位這邊坐。”辦公室主任沒有直接回答，而是先領客人到隔壁會客室，請客人在沙發上坐定。
“你就是總經理？”客人望著年輕的辦公室主任，將信將疑地問道。
“請用茶!”辦公室主任招呼客人用茶，仍不作正面回答。
“如果你是總經理的話，我就對你說吧。”客人還想試探一下對方的身份。
“小姐，請用茶!”辦公室主任“王顧左右而言他”地招呼些在一旁沒有作聲的小姐。
“你們是怎么搞的，該死的電梯把我們關在裡面這么久!”客人開始投訴了，“我花了錢住飯店，不是花錢買倒霉的。我拒付房金。”
“電梯出故障，雖說是偶然，但當然是我們飯店的責任，我先向您兩位表示歉意。”辦公室主任邊說，邊為客人斟加了茶。
“道歉有什麼用？我還是要拒付房費，我們的性命都差點給丟了。”客人用日語對身邊的小姐嘰咕幾句。
“先生是日本人？中國話說得不錯嗎。”
“half japan”客人冒出一句英語。
“先生挺風趣，‘半個日本人’。”
“是呀。我母親是中國人，我父親是日本人，我小時在東北外婆長大的。”
“噢，您是第一次來上海嗎？”
“當然是第一次。到了上海生意還沒有談，就碰到不順心的事，幾家五星級飯店都客滿了，只好住你們這家四星級的，倒霉的事今天又讓我給碰到了。”
“想必您聽說過我國有句古話叫做‘好事多磨’，我可要祝福您交好運喏。”辦公室主任做著祈禱的手勢。
“什麼意思？”客人有點好奇不解。
“我不相信迷信，但我卻相信‘好事多磨’的話。可不是，您未住進五星級飯店，卻能住我們飯店，真使我們感到很榮幸。我店的電梯是日本三菱的，使用七年來，沒出過一點故障，今天讓您兩位受驚了。我想，先生您的生意肯定會談得很成功。”辦公室主任說得象真的一樣。