“是嗎？”客人的情緒到此時已完全變得正常了。
“當然啦，我國還有一句古語，叫做‘大難不死，必有後福’，雖然電梯出故障，我們要承擔責任，但先生小姐有‘後福’我也該祝賀呀。”
“你真會講話。”客人笑了。“托你的‘口彩’，生意如果談成功，一定忘不了你。”
“您兩位有沒有受到了點小傷什麼的？”辦公室主任關切地詢問。
“傷倒沒傷著，就是……早餐到現在還沒有用呢。”客人似乎沒有什麼可說的了。
“噢，非常對不起，我耽誤你們用餐了。”辦公室主任站了起來說：“很抱歉，我還沒有自我介紹呢。我是總經理辦公室主任，等總經理來了以後再請他拜訪您兩位。”
“不必了，你的接待使我們很滿意，我也不是不願意付房金，不過碰到這種不順心的事，在氣頭上說說而已。”
辦公室主任送客人到電梯口，打招呼道別。客人用完早餐一進客房，看到一盆水果和一份總經理簽名的道歉信已放在台上。男客人看著信，滿面笑容地對女秘書小姐說了些什麼。
此案例中，正是由於辦公室主任善用溝通技巧，使得問題輕鬆的解決了，可見辦公室工作員工的言語表達能力有多重要。這就要求辦公室人員具備良好的語言表達能力，掌握溝通的技巧和說話的藝術。
第一，掌握溝通的技巧。辦公室員工說話時應做到：語言真摯動人，具有感染力；使用有意義準確的語言和文字；語言要純樸；措詞恰當，通俗易懂；借用動作、表情來表達情感；儘量使用短句；推論要嚴密，切忌講粗話；交談中的人稱要明確；學會聆聽，對方講話時不要插嘴，少講多聽等等。
第二，掌握說話的藝術。說話是一門藝術，辦公室人員不僅要能說，而且要“會說”，要善於言辭，善於化解分歧和矛盾，注意把握好說話的尺度，做到該說的說，不該說的不說。
四、要具有較好的時間管理能力
辦公室從某種意義上看就似企業行政系統的“司令部”，是領導指揮全局和推動各職能部門以及下屬單位工作正常運轉的紐帶，是溝通上下、銜接左右、聯繫內外的橋樑。同時，辦公室又好比一個單位的後勤部，承擔著公文處理、會議管理、信息處理、印章管理、信訪工作、機要保密工作、公關接待工作以及領導臨時交辦的工作等日常工作。辦公室的工作量之大，事務之多可想而知。但辦公室的一項重要責任就是節省上司的時間，保證上司高效率的工作。面對這些林林總總，繁雜瑣碎的工作，工作中要服從上司要求，完成上司交辦的工作，工作無論理解還是不理解都要按照要求完成，不能只考慮完成自己已制定的小計畫而貽誤上司的工作和整個組織的大事。有效利用時間，事半功倍。時間既是一個常數，公平地分配給每一個人，又是一個變數，善用則多，妄用則少。珍惜時間，一分鐘勞動就有一分鐘成果。為了有效利用工作時間，辦公室人員應該：
（一）、明確自己的工作任務和職責。你必須非常的清楚上司給你安排的工作任務中，哪些工作應由你自己完成；哪些工作應協助他人做；哪些工作部參與。
（二）、要區分常規工作和非常規工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是無法預料、突然出現的工作。
（三）、動腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先後次序，重要的、緊急的工作先做，科學的有序的一項一項完成任務，而不是機械的來一件事乾一件事。
（四）、巧妙的運用一些方法，合理分配精力，精明的利用時間，以提高效率。如有些時候可以合併同類任務，集中起來專心致志一次完成，避免多次重複。
（五）、使用辦公輔助手段幫助組織工作。包括工作日誌、時間表、計畫表、日程安排或印製好的“效率手冊”等，在上面編制日安排和周計畫，幫助個人管理時間，使工作有條不紊。那些非常規的、重要的、緊急的或定時的工作，應在計畫表中明顯標註，以引起自己的注意，使那些無論如何要完成的事絕不留到下一天。
（六）、安排工作要適應整個流程的正常運轉，不間斷、延誤或降低團隊的整體效益。工作時，應考慮到你只是團隊中的一員，應考慮你周圍上下左右的同事們，特別是有些工作要相互接受和轉交，要儘量在自己的範疇內多做些，給他人以方便。能與同事們協調你的工作，團隊的工作效率才會提高。
（七）、要遵照組織制定的規章制度和有關工作的承辦期限，不能只憑個人想像和愛好安排工作。例如公司要求在當天對某個請示進行批覆，這就嚴格執行，安排進自己的計畫。
（八）、應儘量堅持記工作日記，通過時間和活動的詳細記錄，認真分析、評估自己利用時間的有效程度，有哪些不合理的安排，有哪些工作浪費了時間，有哪些做法給他人帶來不便，從而得到啟發，繼續改進。