1、若熟人找領導且領導在的話，就立即轉告，讓領導接電話。當需要把電話轉給領導時，在傳達電話前，要清楚表達“xx公司xx先生打來的電話”，同時，要把從對方得到的訊息，簡潔、迅速地傳給領導，以免對方再重複一次，同時讓你的領導有個思想準備。
2、若是領導不願接的電話，對於需要搪塞的場合，則應靈活應付，恰當地把握講話的分寸，按領導意圖妥善處理；有時需要機智巧妙，避免給領導接通他所不想接的電話，秘書有責任使領導避開浪費時間的、不必要的電話，有責任辨別領導樂於和哪些人通電話，並應通曉如何巧妙地對待他人。如說：“對不起，先生。xx領導剛離開辦公室。”或：“我不知何時能找到他。”
3、若領導正忙或已出差無法接電話時，可讓對方留話，表示會主動聯繫。
4、若對方要求找其他人通話時，應馬上幫助傳達。
5、若對方要找的人不在時，應溫和地轉告對方，並可主動提出是否需要幫助，是否可找別人講話以及對方的電話號碼等，以便再與其聯絡，絕不要簡單答“他不在”，這樣會顯得魯莽而無禮。要是對方有留言，必須確實記住留言內容：
（1）何時何人來的電話？
（2）有何要事？
（3）需要回電話嗎？
（4）回電話的對象是誰，如何稱呼？
（5）是否再打過來？
（6）對方電話號碼等等。記完後要複述一遍，並告其請放心，一定轉告，然後把留言條放到留言對象的桌上，以便他回來的時能看到。