公文的格式
2．主體部分
主體部分又稱行文部分，這一部分是指紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間各要素的統稱。主體部分由公文標題、主送機關、公文正文、附屬檔案、成文時間、公文生效標識、附註等要素組成。
（1）標題。公文標題一般由發文機關名稱、事由、文種三部分構成。它位於公文首頁紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文標題除法規、規章名稱等可加書名號外，一般不用標點符號。在撰寫公文標題時，發文機關名稱要寫全稱或規範化簡稱，如果檔案首頁有發文機關標識，其標題可省略發文機關名稱。事由是標題的主題部分，應準確、簡煉地概括公文的主要內容。文種是公文的種類名稱，用以概括揭示公文的性質與制發的目的。公文的標題通常有四種形式：一是發文機關名稱、事由、文種三個要素全部具備的公文標題。二是事由和文種兩個要素構成的公文標題。三是發文機關名稱和公文文種兩個要素構成的公文標題。四是只標明文種的公文標題。
(2）主送機關。主送機關是負有公文主要處理責任的受文機關。主送機關名稱應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。上行文一般只寫一個主送機關，如需要同時報送另一上級機關，可用抄送形式。下行文可以有若干機關。有些公文，如周知性公文可以省略此項。主送機關的書寫位置是：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。
(3）正文。正文是公文的核心部分，用來表達公文的具體內容，體現發文機關的意圖。
正文的結構一般由開頭、主體和結尾三部分組成。開頭部分用簡潔的語言寫明發文的依據、目的或原因等。主體部分是正文的核心，主要寫明公文的內容或事項，做到重點突出，意見具體、明確，敘述有條理。結尾部分根據文種和行文關係的不同有不同的寫法。這一部分後面將結合具體文例加以介紹。公文正文的書寫位置是：主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。
（4）附屬檔案。附屬檔案是公文的附屬材料。有的附屬檔案是一些文字材料，有的附屬檔案是實物如照片、圖表等，應當註明所附材料的名稱，件數。附屬檔案是為了避免正文過長的內容隔裂而附，對正文起說明、注釋、補充、證明和參考作用。有的公文，附屬檔案是檔案的主體內容，正文僅起批准、發布和按語的作用。許多法規性檔案就是這樣。公文如有附屬檔案，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附屬檔案”，後標全形冒號和名稱。附屬檔案如有序號使用阿拉伯數碼（如“附屬檔案：1.×××××”）；附屬檔案名稱後不加標點符號。附屬檔案應與公文一起裝訂，並在附屬檔案左上角第1行頂格標識“附屬檔案”，有序號時標識序號；附屬檔案的序號和名稱前後標識應一致。如附屬檔案與公文正文不能一起裝訂，應在附屬檔案左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附屬檔案（或帶序號）。
（5）成文日期。公文成文日期一般以機關負責人簽發的日期為準；法規、規章類公文以依法批准的時間為準；聯合行文，以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。
成文日期要用漢字標註，並將年、月、日標全，“零”寫為“o”。
（6）公文生效標識。公章是公文生效的標誌。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。
（7）附註。附註是指需要附加說明的事項。如需解釋的名詞術語，或者是公文傳送範圍和閱讀、傳達對象等。公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括弧標識在成文時間下一行。
3．版記部分。
版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機關名稱、印發機關和印發時間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。
（1）主題詞。主題詞是能夠反映公文主要內容和類屬的、規範化的名詞或詞組。標引主題詞時，順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映檔案內容的詞，後標反映檔案形式的詞。當詞表中找不出準確反映檔案主題內容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當的詞標引。使用的主題詞不得超出主題詞表的範圍。每份檔案的主題詞，最多不超過5個詞組。上報的檔案，應當按照上級機關的要求標註主題詞。“主題詞”用3號黑體、居左頂格標識，後標全形冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。
公文的格式和行文規則
（2）抄送機關。抄送機關是指主送機關之外需要執行或了解公文內容的其他機關。標註抄送機關，應當使用該機關全稱或規範簡稱、統稱。一份公文要不要抄送，抄送給什麼樣的機關都要從實際需要出發，既不要濫抄濫送，也不應漏抄漏送，以免產生不利的影響。
公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全形冒號；回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
（3）印發機關和印發時間。公文的印製工作一般由發文的具體辦公部門承擔。印發時間不同於發文時間，這是指公文開印的具體時間。印發機關時間位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發機關在左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
（4）版記中的反線。版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線，相互隔開，寬度同版心。
（5）版記的位置。版記應置於公文最後一頁，版記的最後一個要素置於最後一行。