套用審計軟體實現審計工作全過程計算機處理自動化的首要環節,是實現審計軟體的數據採集自動化。如果審計所需數據不能實現計算機自動採集,不能順利完成與被審單位的被審軟體對接,難以快速得到所需分析評價的數據,這無疑制約了審計軟體的開發與推廣。
一、審計軟體數據採集的途徑
建立一個審計軟體數據採集系統,可以從數據形成的渠道上加以分析和歸納。根據審計數據形成渠道,審計軟體的數據採集可以歸納為以下幾種情況:
1.直接從被審軟體進行自動轉換採集生成。把有關數據資料從被審軟體轉換到審計軟體中是開展審計業務計算機處理的第一步,是審計測試和審計抽樣的數據來源的根本渠道。這就是通過以審計軟體和被審軟體的對接,實現數據採集的功能。數據從被審軟體轉換到審計軟體並不改變它的內容,只是從形式上改變它在被審軟體系統中的識別標誌,從而可以按照審計軟體要求的標誌為審計軟體所識別。
2.由審計軟體對初步數據進行加工並作為審計評價與審計判斷的依據。這類數據需要在審計軟體中事先內置程式對其進行加工、計算,從而生成有用的原始數據。
3.接受鍵盤錄入的數據。鍵盤錄入數據是通過鍵盤以手工方式把所需的原始數據輸入到審計軟體系統中。
4.接受非鍵盤錄入的數據。非鍵盤錄入主要是審計人員手工錄入數據時不藉助鍵盤,而是利用掃瞄器、語音錄入系統等其他方式錄入所需的數據,包括語音錄入、掃描錄入和手寫錄入等。審計軟體從這種渠道取得的數據大多數都是非文字的如圖片等,因此必須首先要對其進行可識別處理,轉換成所需格式的數據方可用於以後的測試。
二、建立審計軟體的數據採集原則
1.自動化原則。實行原始數據轉換應儘可能採用計算機自動化處理,減少人工錄入數據的行為,以避免數據丟失、遺漏和錯誤,杜絕由此形成錯誤的審計意見和審計結論。自動化原則一般適用於對會計電算化系統進行審計,而不適宜於對手工會計系統進行審計。使用鍵盤錄人和非鍵盤錄入數據也無法採用本原則。
2.標準化原則。凡是被用於採集的各種數據,必須符合相關的業務標準,如會計數據應該符合公認會計原則和會計準則的規定,被採集的數據的名稱、代碼等均應按照標準進行填制和編報。如果數據填報不符合規範,導致數據格式各有千秋,審計軟體將無法廣泛地適用於對不同企業的審計,也無法識別會計數據所反映的經濟業務,更不要說準確地判斷其真實性、合法性和公允性。
3.確認原則。為了保證被採集數據的完整性和準確性,凡是從被審軟體中轉換到審計軟體中的各種數據,必須經過審計軟體進行確認,將其運行結果與被審軟體運行結果進行比較、檢查和校驗,如果二者一致,可以確認為審計的原始數據。
4.審計成本最低原則。利用審計軟體採集被審軟體中的有關數據要充分考慮審計成本,包括審計投入的時間、人力、財的和物力。因此,對於那些無效的數據必須經過審計人員的專業判斷進行篩選予以剔除。這樣既節省審計,軟體對原始數據的儲存空間,又可以節省採集原始數據的錄入時間。鑒於這一原則,利用審計軟體採集原始數據應儘可能避免使用手工輸入,以節約審計時間,保證審計進度和提高審計效率。