“半年前，公司考慮到照顧一些吸菸員工的需要，專門開闢了一個小休息室，指定吸菸的員工到專門的休息室吸菸。”孫紅琳說，“同時我們還規定，每天只有10分鐘的吸菸時間，避免一些員工在休息室里逗留。”
但是，出乎人力資源部的意外，吸菸的員工約定俗成似的，都選擇在下午3點的時候跑到休息室，一邊吸菸，一邊聊天。孫紅琳不斷收到員工的投訴：由於過於集中，煙味無法及時排出休息室，辦公區內不時會飄來嗆人的煙味；吸菸員工談笑聲太大，影響到辦公區內仍在繼續工作的員工。尤其是女性員工，對此頗有怨言。
慢慢地，公司內的所有員工都把下午3點當成了公司規定的休息時間，即使非吸菸員工，也會在這個時間段放下手頭的工作，串位閒聊。
“儘管我在一些場合也提出過警告：10分鐘的時間並不是每個員工的休息權利，即使要休息一會，也不宜如此串座。”孫紅琳非常苦惱，“但他們認為，既然吸菸的員工可以有這個特權，為何我們就不可以有？”
尷尬之中的孫紅琳面臨一個兩難困境：取消這個10分鐘的吸菸時間，一方面會引發員工的強烈反彈，另一方面也無法控制員工在休息室的逗留時間；如果不對此進行控制，約定俗成式的休息時間就成為公司全員的休息，對工作必然會帶來負面影響。
孫紅琳該怎么辦？
首要考慮公平性
從案例中可以看到，吸菸員工利用所獲得的10分鐘吸菸時間的“特權”集中吸菸，一定程度上反映出員工的心理需求，即溝通的需要。最終使3點鐘成為該公司約定俗成的休息時間則是由於“特權”導致了其他非吸菸員工產生不公平感所致，反映出的是員工群體的一種價值觀念，即公平性原則。
解決問題首先需要解決的是“特權”本身，然後才是如何使用特權的問題。企業制度或約定的制訂面向的應當是全體員工而非個別人，而面向部分人員所制訂而產生“特權”現象則往往會在員工中產生不公平感。這種不公平感最終導致了案例中發生的情況：大家都來享受“特權”，最後所謂的特權變成為一種習慣。這是制度制訂之前必須先考慮的問題。
其次，在企業的管理實踐中，制度所不能達到的層面往往是依託企業文化的引導來實現。企業文化能夠對制度難以觸及和約束的員工行為進行引導與規範。在本案中，公司僅對員工吸菸區域與時間進行了約束，並未對員工是否應當同時在3點吸菸或者是集體吸菸、聊天進行約定，現實中這也不可能進行約束。
根據以上分析，孫紅琳可採取的解決方案如下：
第一，以公司的名義明確規定下午3點至3點10分鐘作為全公司的休息時間；
當一種行為已經在公司成為一種共同的習慣或約定俗成後，要改變這種行為習慣是比較困難的。因此，強硬地取消10分鐘的休息時間，必將引發公司員工的抵抗心理，同時還可能引起一些員工對公司有關制度的朝令夕改引發不信任態度。事實上，現在很多公司都有一個tea time或coffee time ，因此，孫紅琳解決問題的關鍵不在於是否需要取消10分鐘的休息時間，而在於對待10分鐘時間的態度，即如何從員工的角度出發，有效地發揮出10分鐘休息時間的作用。
第二，以各種活動形式，豐富10分鐘休息時間內容。比如簡單的健身運動，緩解工作疲勞；開展簡單的辦公場所的小遊戲，增加同事之間的交流，增強團隊意識；組織一些簡短的有關公司經營、管理或日常工作等的研討活動，增加員工對公司的了解，並為公司的發展提供建議，這種形式要比一些正式場合的效果要有效得多。
第三，注重對員工行為的引導、約束。在案例中我們可以看到，在吸菸員工的行為對其他非吸菸員工的工作產生影響時，他們並未受到警告或指正，因此，可以認為他們的行為在一定程度上是得到了默許。如果員工的行為在一開始的時候得不到約束，必然會導致行為影響的放大，產生更多不良後果。因此，一定要注意防微杜漸，合理引導。
來源：中人網