近年來，隨著我國電子信息技術產生快速發展，稅務部門的辦公自動化、標準化、網路化漸趨完善，辦公自動化管理系統代替以往手續繁雜的辦公行文、來往函件，稅務部門許多日常工作和管理業務可以直接在計算機和網路上辦結，檔案從產生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆。於是隨著先進的技術和管理方式產生了大量的電子檔案。
一、電子檔案定義及其特點綜述
所謂電子檔案是指人們在社會活動中形成的，以計算機碟片、磁碟和光碟等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質檔案比較，電子檔案有以下幾個特點：
1、電子檔案不再是直觀的紙質檔案，它需要藉助現代辦公設備才能閱讀利用；
2、電子檔案可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；
3、電子檔案的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；
4、電子檔案的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子檔案與傳統稅務檔案的區別
（一）電子檔案的歸檔方式與傳統檔案不同
電子檔案由於採用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑑別檔案原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子檔案的原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子檔案的原始憑證性辨別變得複雜而困難。因此，電子檔案在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證檔案在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子檔案的原始性、真實性和準確性，保證電子檔案的法律憑證地位。
（二）電子檔案在保管方式上和傳統檔案有差異
電子檔案載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子檔案的長期可讀性。稅務檔案管理部門可以在接收到電子檔案後列印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和檔案形成部門的配合，稅務檔案管理部門在接收到電子檔案後對檔案進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子檔案檔案，以便將來計算機技術發展後，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
（三）電子檔案的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同
因為電子檔案的特殊性，可以達到檔案一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到檔案同時，可以馬上給每份檔案編制一個唯一的檔案號，並給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關係，再給出相關檔案號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出檔案分類號或主題詞，即可以找出相應的檔案和相關的上下級行文及附屬檔案，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
（四）電子檔案查詢利用方式和傳統檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能註冊、登記成為電子檔案中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經電子檔案中心進行確認身份並確定查閱許可權獲得許可後，才可以查詢有關的電子檔案信息，並要進行借閱登記和繳納查詢費用。
三、電子檔案對稅務檔案業務管理工作的影響
（一）傳統的檔案工作以紙質檔案材料為工作對象，而套用計算機後，電子檔案取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁碟上，並在磁碟上進行修改，一經形成後，馬上存貯到辦公信息資料庫中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得檔案與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如檔案的閱卷歸檔制度。檔案的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，檔案形成後，由文書部門收集立卷後，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子檔案隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁碟或光碟中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁碟或光碟的形成移交，歸檔範圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的檔案，還應包括該檔案的讀取軟體甚至作業系統。