數位化檔案管理制度 篇1
1、檔案分類
公司檔案的檔案管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的檔案都放在一起，想查看某個檔案時，需要從所有的檔案中一個一個的翻找。所以公司檔案的收放,第一件事就是進行檔案分類。
2、檔案整理
分好類別的檔案，不要一堆堆的散著，日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋，或者資料夾，按照檔案的類別，進行逐一裝盒收納。
3、標籤標明
把檔案逐一裝好之後， 記得一定要在各個檔案盒或資料夾上標明，註明此檔案盒裡裝的是哪類的檔案，包括共有幾份，都要做個簡單說明。
4、特殊檔案
每個公司都會有特殊的一些檔案，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對於這些檔案，一定要做到單獨保管，並做好單獨的標記，用於提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，這一類檔案，最好多加一把鎖。
5、鑰匙的保管
一般公司的檔案卷櫃，都是由專門的人員進行保管的，平日裡的鑰匙要做到不離身，下班後的鑰匙，根據公司規定進行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之後的責任不在自己身上，而隨身佩戴就表明自己一直承擔著責任，所以，對於鑰匙的保管，一定要謹慎， 不要隨意交給他人。
數位化檔案管理制度 篇2
1目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用範圍
適用於公司各類檔案的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
3.2受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的檔案。
3.3非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
3.4外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門產生的內部使用的檔案由部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
4.3檔案編制、審批、發布的權責
4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度檔案。
4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系檔案、程式檔案、管理檔案。
4.3.3人事行政部為公司檔案規範化統籌管理部門，負責公司檔案立、改、廢的審核(核稿)、發布、匯總。
5檔案分級分類
5.1檔案分級
5.1.1一級檔案：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行為的概述性檔案或制度彙編類檔案等的系統檔案。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。
5.1.2二級檔案：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的檔案。
5.1.3三級檔案：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術檔案、操作規定、規範、項目管理檔案、公文等，包括具體的作業方法和標準。
5.1.4四級檔案：表格、表單類檔案，凡記錄作業結果所用的表格等。
數位化檔案管理制度 篇3
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整（公文上的各種附屬檔案一律不準抽存）。結案後及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、檔案材料的收集管理
1、公司指定專人負責檔案材料的管理。
2、檔案材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱後歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的檔案材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議檔案由行政部收集。
三、歸檔範圍
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計畫、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽訂的契約、協定書等檔案材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的檔案材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用。
2、歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附屬檔案、印件與定稿、請示與批覆、轉發檔案與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。
4、不同年度的檔案一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年。
5、檔案檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附屬檔案在後；印件在前，定稿在後；其它檔案材料依其形成規律或特點，應保持檔案之間的密切聯繫並進行系統的排列。
6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關規定做好檔案材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔範圍、要求，將檔案材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批准後，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批准，受控文檔的借閱要由總經理簽字批准。
2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。
3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內檔案或剪貼塗改其字句等；不得任意摘抄或複製案卷內容，如確有需要，必須經領導批准才能摘抄或複製。
5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉借，必須專人專用。
7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續藉手續。
數位化檔案管理制度 篇4
1、目的
為規範本公司檔案分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的檔案管理工作。
2、職責
2.1總經理負責公司所有對外發文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心檔案的審批。物業部負責管理中心檔案的列印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門檔案的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的檔案移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司檔案格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、檔案種類
3.1上行文:請示，報告，計畫，總結；
3.2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文:信函，會議紀要。
4、檔案格式
4.1發文統一使用以上檔案類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定檔案傳送方式及辦理速度，統一在檔案的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答覆檔案中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是檔案的主體部分。檔案制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；
5、文號
5.1根據檔案類別、發文日期、發文單位及發文順序對檔案進行統一編號；具體文號編制規則見附屬檔案。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；
5.3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。
6、用印
6.1用印是發文單位對檔案負責的標誌，是檔案合法生效的標誌，對外發文或內部重要檔案都應加蓋印章。
6.2檔案列印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、檔案管理
7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規檔案應儘量列印，並由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發。簽發人對簽發的檔案負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的`，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要檔案還須加蓋騎縫印。
7.5發放。由發文部門填寫《檔案發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的檔案，還要填寫《檔案處理單》，夾在檔案前面，一併送有關人員或部門辦理。
7.6收文。檔案管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的檔案登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、檔案編號、發文日期、份數、處理情景、備註等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。
7.8保存。檔案辦理完畢後，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的檔案匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
數位化檔案管理制度 篇5
1、建立健全職業健康監護制度，保證職業健康監護工作的落實。
2、公司安環部組織對從業人員進行崗前、在崗期間、離崗時的職業健康檢查。
3、公司任何人員不得安排有職業禁忌的員工從事其所禁忌的`作業，發現職業禁忌或者有與所從事職業相關的健康損害的員工，應及時調離原工作崗位，並妥善安置。
4、及時掌握本單位各崗位職工的實際情況，不得安排孕期、哺乳期的女職工從事對本人和胎兒有關危害的作業。
5、公司安環部組織定期職業健康檢查，周期為一年，勞動者的職業健康檢查費用由公司承擔。
6、公司安環部及時將職業健康檢查結果如實告知員工，發現健康損害或者需要複查的，及時通知本人，並做出處理意見；員工有權查閱複印其本人職業健康監護檔案。
7、未進行離崗職業健康檢查的勞動者，不得解除或終止與其訂立的勞動契約。
8、體檢機構發現疑似職業病病人後通知公司和勞動者，按規定向所在地衛生行政部門報告；確診為職業病的公司及時向安監部門報告。
9、公司安環部組織建立職工健康監護檔案，每人一檔，長期保管，不得丟失和轉借；並負責將職工健康人員體檢情況進行統一匯總。
10、安環部負責將各單位作業場所職業危害因素監測結果告知各單位接觸職業危害因素從業人員，並將檢測、評價結果存入職業健康檔案，按規定上報政府主管部門，並在作業場所醒目位置進行公告。
數位化檔案管理制度 篇6
一、工程技術資料:
1、項目取得資料(批文等);
2、各類建築許可證;
3、各類圖紙;
4、開竣工、綜合驗收等報告、通知、會議紀要;
5、物業接管驗收記錄;
6、其他契約、資料。
二、客戶資料:
1、前期服務協定;
2、交房清單;
3、業主(客戶)入住驗房表;
4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設]申請、人員出入登記、裝修違規記錄);
5、家庭情況登記;
6、租戶資料。
三、維修資料:
1、任務單;
2、報修、約修記錄。
四、安全維護管理資料:
1、值勤記錄;
2、交接班記錄;
3、物品出入登記;
4、外來人員出入登記
5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。
五、設施、設備管理資料(包括消防):
1、購銷契約;
2、安裝圖紙;
3、說明書;
4、養護計畫;
5、運行、維修、養護、巡查記錄。
六、綠化管理資料:
1、圖紙;
2、承包契約;
3、養護工作計畫
;4、檢查記錄。
七、環境衛生管理資料:
1、工作計畫;
2、檢查記錄。
八、社區文化資料:
1、活動計畫;
2、活動通知;
3、活動圖片。
九、業主反饋資料:
回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。
十、行政檔案資料:
1、規章制度;
2、總結、通知、通報、決定等相關檔案資料。
十一、業主委員會資料:
1、籌備、成立等檔案資料;
2、會議紀要、決議等。
十二、財務管理資料:
各種收費資料(包括綜合服務費、日常維修費、車輛管理費等報表、單)。
●資料整理、歸檔:
按照市、省、全國住宅轄區物業管理綜合考核的規定與物業管理檔案歸檔要求進行整理,然後歸檔立卷。
●檔案借閱:
文檔查閱須經檔案管理部門負責人批准。
●檔案的銷毀:
根據文檔的保存期限,定期對過期和作廢的'文檔進行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對已過期的檔案,經主管領導核實報公司領導審批後予以銷毀,同時建立銷毀的文檔清單備查。
數位化檔案管理制度 篇7
一、定期把各部門上交的具有保存、查考、利用價值的各種載體形式的'歷史記錄收進檔案室。
二、室藏檔案、資料要分類單獨存放，檔案櫃、架等要排列整齊、美觀。
三、檔案收進、整理、利用要詳細統計，並做到數字準確、真實。
四、查閱檔案要嚴格履行手續，閱完經核對無誤後，及時入庫。對借出的檔案要按期限及時歸還。
五、室藏檔案、資料要每半年清點一次。
六、要加強對檔案的安全工作，制定"八防"，配齊防火、防盜、防蟲等設備，室內嚴禁吸菸，確保檔案資料萬無一失。
七、檔案室由檔案幹部專人管理，查檔人員及其他人員不得隨便進入。
八、對應該立卷歸檔的材料必須由幼稚園各部門收集齊全，並進性整理，定期交檔案室集中統一管理，任何部門或個人不得據為己有或拒絕歸檔。
九、歸檔範圍：凡是幼稚園工作活動中形成的能反映本園工作活動，具有查考利用價值的檔案、材料、圖片等均屬歸檔範圍。
十、歸檔時間：各部門應在每學期放假前將本學期的檔案材料收集齊全，按照歸檔要求整理好，移交幼稚園檔案室。交接雙方根據交接目錄清點校對，並履行簽字手續。
十一、歸檔要求：
1、歸檔的檔案材料要字跡清楚工整，一律使用碳素墨水或黑色水筆書寫，禁用鉛筆、原子筆、純藍墨水、彩色筆、複寫紙，普通列印、複印撰寫和批示檔案材料，必須用複印機複印，噴墨或雷射印表機列印的正規影印件。
2、歸檔的檔案材料要保持他們之間的歷史聯繫，區分保存價值，科學的立卷、分類、編目。
3、檔案標題要簡明確切，保管期限劃分準確，便於保管和利用。
十二、本制度從20xx年9月2日起執行。
三河鎮清平幼稚園
20xx.9
數位化檔案管理制度 篇8
一、總則
1、為了規範全公司的檔案管理，充分、合理利用檔案資料為公司服務，特制訂本管理制度。
2、本制度適用於公司及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權歸公司綜合部，綜合部負責本制度的修訂完善。
二、檔案管理機構的設定及基本要求
（一）檔案劃分及管理部門
1、檔案是指本公司過去和現在，在從事經營管理、科學技術、企業文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、公司設立檔案室，隸屬於綜合管理部，並設定檔案管理人員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理人員崗位職責，檔案管理人員必須嚴格履行職責。
3、公司檔案根據其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規範進行分類，有規範的檔案編號和標籤，並建立電子與紙張分類目錄。
（二）各部門資料管理
1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的檔案管理員崗位職責，規範部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。
2、各部門根據部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理。
3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規定執行。
三、檔案分類
（一）檔案質量
1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內檔案材料的內容。
2、檔案檔案禁止使用鉛筆、原子筆、複寫紙。破損的檔案檔案要進行修復處理。
3、檔案必須遵循檔案材料形成的規律和特點，保持檔案材料之間的聯繫，區分不同的價值，便於保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內檔案沒有題名的，由檔案人員根據內容擬定標題。
5、檔案盒封面應註明立卷人，審核人，立卷時間。
（二）立檔
1、檔案檔案材料按照批覆在前，請示在後，正件在前，附屬檔案在後，印件在前，定稿在後，重要法規性檔案的歷次稿件排列在定稿之後。
2、跨年度的請示與批覆，有批覆的在批覆年立卷，無批覆的放在請示年立卷；跨年度會議檔案放在會議開幕年立卷；跨年度的規劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最後一年立卷。
3、檔案檔案資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在後；內部制發檔案，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。
（三）分類
1、檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並要一定範疇，不能籠統含糊。（如：證照類目、制度類目、檔案類目、契約類目等）。
2、公司檔案大致分為以下幾類：
（1）證照類：營業執照及各類證照，註冊資料、年檢資料、公司章程等；
（2）檔案類：分外來檔案（政府職能部門的往來檔案）和內部檔案；
（3）制度類：管理制度彙編；
（4）契約類：分內部經營管理契約和業務契約兩種。
（5）計畫總結類：分年度計畫及總結等；
（6）會議紀要類：辦公例會紀要等
3、檔案的歸口存放部門
（1）公司各類批文、契約、協定、證照、存放於綜合管理部。
（2）公司的各種財務資料、稅務資料存放於財務部，由財務部按國家及公司有關規定進行整理、分類存檔。
（3）有關工程的各類圖紙、技術資料，由工程部和研發部負責保管。
（4）有關房產銷售的銷售契約，由市場行銷部負責保管。
（5）除售房契約外，所有對外簽訂的契約，必須將原件存放在綜合管理部。
（四）檔案編號
1、檔案分類各級名稱經確定後，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，並擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
3、公司檔案員負責檔案檔案材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。
4、為規範管理便於查找，所有檔案盒應按照規定進行編號。按照公司名稱、部門名稱、檔案類別、檔案盒號碼分為四個部分。
四、歸檔及保存年限
（一）歸檔的檔案資料，應按自然形成，保持歷史聯繫的原則和歸檔要求特徵及檔案內容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者檔案形成的時間，系統的排列並填寫《卷內目錄》。
（二）歸檔的同類檔案資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按檔案材料的保持價值分為1年，5年，15年。
檔案的保管期限除政府有關法令或本公司其它規章制度特定者外，一律按下列規定辦理：
1、永久保存：公司章程；股東名簿；股東會、董事會、監事會會議紀要；公司證照；各級批文；印鑑；公司年度經營計畫和總結；年度財務報表；重要技術資料；不動產所有權狀及其它債權憑證；人事資料；大型活動的圖片、音像資料；其它核定應永久保留的檔案。
2、十五年保存：會計憑證（其他財務檔案的保存期限按國家相關規定執行）；其它經核定須十五年保存的檔案。
3、五年保存：期滿或解除的契約、協定；完工後的項目方案；其它經核定須五年保存的檔案。
4、一年保存：部門工作計畫和總結；完成後的部門請求報告；無長期保存必要的檔案。
5、公司的規章、制度由綜合管理部視其有效期予以保存
6、1年以下暫時保存：結案後無長期保存必要者。
（三）公司可根據實際情況擬訂檔案資料保存期限的補充規定。
（四）歸檔的檔案資料種類，份數以及每份的頁數均應齊全完整，每份檔案的正件與附屬檔案，印件與定稿，請示與批覆，轉發檔案與原件，多種文字形成的同一檔案，均不得分開。
（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成後，要對檔案做統一排列並編寫檔號。
五、檔案日常管理
（一）借閱
1、借閱手續
（1）總經理、副總經理、總監等公司高管借閱非密級檔案可直接通過檔案管理人員辦理借閱手續。
（2）因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門負責人辦理《借閱檔案申請表》並送達相關領導核批。
（3）各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示經公司領導或主管領導審批同意借閱的書面《檔案資料借閱登記表》向檔案員借閱，經辦人必須在公司借閱登記表上籤字。
（4）檔案管理人員接到《檔案資料借閱登記表》，經核查後，取出該項檔案，並在借閱登記表上註明借出日期和歸還日期，以備及時催還。
（5）檔案歸還時，經檔案員核查無異後，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。
2、檔案借閱審批許可權
（1）證照類：含營業執照及各類證照，註冊資料、年檢資料、公司章程等；該類檔案資料的借閱由綜合部審批後交由公司常務副總審批。
（2）檔案類：分外來檔案（政府職能部門的往來檔案）和內部檔案；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。財務檔案、法律文書等重要檔案借閱須由常務副總及總經理批准。
（3）制度類：管理制度彙編；該類檔案資料的'借閱由綜合管理部審批。
（4）契約類：分內部經營管理契約和業務契約兩種。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批後交由公司常務副總審批。
（5）計畫總結類：分年度計畫及總結等；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批後交由公司常務副總審批。
（6）會議紀要類：辦公例會紀要等。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。
（7）涉密檔案類：公司機要檔案中絕密檔案原則上禁止借閱，特殊情況下絕密檔案的借閱由總經理及董事長審批、機密檔案的借閱由常務副總及總經理審批、秘密檔案的借閱由綜合管理部及常務副總審批、
3、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在檔案上圈點、畫線和塗改，未經批准不得複印和摘抄檔案。
4、借閱人確因工作原因需要複印檔案或摘抄檔案，需借閱部門負責人書面請示，經綜合管理部及常務副總批准。
5、借閱人對檔案的借閱需在檔案室內完成，嚴禁私自帶出檔案室。因工作需要或特殊情況下需帶出檔案室的，在填寫《檔案資料借閱登記表》和獲得審批時需按填寫要求註明相關事宜。
6、借閱人應於規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。
7、借閱人必須在規定期限內歸還所借檔案資料，情況特殊者可填寫《檔案資料續借申請單》，主管領導簽字後續借。借用重要檔案（如各類政府批文、證照原件等）當日必須歸還，其他檔案資料借用時間不得超過七天。若到期不能歸還，又未辦理續藉手續，檔案管理人員將出具《閱檔催還單》，借用人在收到《閱檔催還單》三天內，應及時歸還檔案。愈期仍未歸還者，將來強制其歸還檔案，並給予相應處分。
8、丟失政府下達的重要檔案者，應主動去政府部門補辦檔案，同時應承擔補辦手續費和影響、拖延他人辦事的損失費。若丟失檔案者補辦不齊，處以500元至3000元的罰款。若檔案丟失，給公司造成重大經濟損失者，根據實際情況和公司規定進行處罰。
9、丟失技術變更單或其他單據，造成公司經濟損失者，處以損失費用2倍的罰款。
（二）銷毀
1、公司任何個人或部門非經允許和批准不得銷毀公司檔案資料。
2、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編製紙質和電子的《檔案銷毀審批表》，報公司負責人審核批准，並指定其監銷人後方可進行銷毀。《檔案銷毀審批表》需註明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。
3、銷毀前，按照清冊清點；銷後，在清冊上籤名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。《檔案銷毀審批表》需永久保管，一式兩份，綜合管理部及申請部門各留存一份。
4、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或常務副總經理或綜合管理部指定專人監督銷毀。
5、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。
（三）移交
1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批准並指定其監交人後，方可進行移交。《檔案移交登記表》需註明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
2、移交前，按照清冊清點；移交後，在清冊上籤字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份並永久保管。
（四）保密
1、檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部檔案資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。
2、檔案員應忠於職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。
3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。
4、機要檔案分為：絕密、機密、秘密三級。機要檔案的界定標準：絕密檔案包括公司發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協定及金額在1000萬元以上的重大契約。機密檔案包括財務資料、公司重要會議紀要、公司經營情況、人事檔案、薪資檔案、勞動契約、技術資料、金額在100－1000萬元的契約。秘密檔案包括重要項目資料、項目契約或協定。
六、附則
（一）在本制度框架下，公司各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發生衝突，經報綜合部備案後，與本制度具有同等效力。
（二）本制度自印發試行之日起執行。
七、檔案管理人員職責
1、負責收集、統計、整理、立卷、鑑定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；
2、認真學習檔案管理的相關規定、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。
3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和複製，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小摺疊整齊，對字跡難以辨認資料，應當附上抄件。
4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對檔案資料進行分類，再把檔案資料按類別分組後分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，並採取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好檔案索引，以便查閱。
數位化檔案管理制度 篇9
一、居民建檔率要符合市衛生局的要求。設立健康檔案資料室，以戶為單位，一人一檔的準則為家庭和居民建立健康檔案。
二、健康檔案要集中檔案室保管，按行政村名和編號順序存放，檔案專櫃存放，保持整齊、美觀和規範有序，逐漸實行計算機化管理。
三、居民健康檔案應由全科醫師負責填寫，責任醫生要對健康檔案進行按照65歲以老人、兒童、孕產婦、慢性病人及重性精神病人等進行分類專冊登記，檔案盒要設目錄和分類信息登記。
四、定期開展隨訪工作，按疾病分期隨訪病人，結合參加合作醫療農村居民和育齡已婚婦女每年一次的健康體檢，以及兒童防備接種和體檢、孕產婦系統管理和常見婦女病檢查、臨床診斷治療、職業體檢和健康隨訪服務等資料內容，及時記錄在健康檔案中，對體檢和隨訪發現的健康問題，進行有針對性的以健康教育為重點的健康干預。
五、資料管理人員及責任醫師，應及時登記已經獲取的各種信息，並進行分析統計，及時反饋。
數位化檔案管理制度 篇10
第一條 為了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存複印件。
4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔;以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件;屬於人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬於工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的複印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟契約，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及契約執行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可複印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或複印、不得拆封、損污檔案，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。
第六條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的儘量留複印件，其餘資料交綜合管理部統一保存。
第七條 本制度從二O 一一年十月一日起執行。
數位化檔案管理制度 篇11
一、建立學員檔案：
1、從學生被黨支部確定為入黨積極分子開始，為每個積極分子建立一份個人檔案；
2、檔案的內容包括：
（1）入黨申請書
（2）團員入黨推優表
（3）思想匯報
（4）入黨積極分子培養考察情況表
（5）自傳
（6）學習成績總表（含綜合測評排名情部）（蓋章）
（7）（函）外調政審材料（或直系親屬政歷情況的說明）
（8）綜合政審材料
（9）學院黨校結業證書（複印件）
（10）黨內外民眾意見原始記錄
（11）院級以上（含院級）的獲獎證書（複印件）
3、在每期培訓班結束後的第二周，做好本班歸檔工作。內容包括：本期培訓學員花名冊，考勤表、學習小組討論記錄、社會實踐、考試成績登記表，學員情況綜合統計表、優秀學員花名冊、培訓期間的有關圖片等。
二、學員學習檔案材料實行專人負責，要及時、準確地登記填寫，妥善保管。
數位化檔案管理制度 篇12
一、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理。嚴格保管檔案室門、櫃鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案室門、櫃。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案,檔案查閱完畢,隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放,資料按類別排列存放。
4、檔案櫃進行統一編號,自門口開始從左至右,自上而下編號,並插上查找案卷指引卡。
5、維護檔案安全,每個櫥櫃必須保持整潔,並放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律,保守秘密,不得擅自擴大檔案利用範圍,不得泄露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度,健全手續,做到萬無一失。
3、不利於保密的地方不得存放機密檔案和資料。
4、不得擅自摘錄、複製檔案內容,不得私自將檔案和檔案帶回家中和公共場所查閱。
三、檔案管理員的主要任務
1、負責學校文書、教學、教育、後勤等材料的收集、整理、保存、統計、利用工作。
文書檔案:是指上級檔案及學校在實際工作中形成的檔案材料。
教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的檔案材料。
教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的檔案材料。
後勤檔案:是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的檔案材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束後立卷歸檔。後勤檔案在工作結束後立卷歸檔。
4、卷內檔案應齊全完整。收文應有正文、附屬檔案、辦理結果;發文應有定稿、印本、附屬檔案;來往文書應有請示、批覆;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
5、卷內檔案排列要正文在前,附屬檔案在後;印本在前、底稿在後;批覆在前,請求在後。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內檔案要編寫張次號。歸檔的檔案材料字跡清楚,紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、原子筆和複寫紙書寫,並拆除卷內金屬物。
6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內檔案內容,政治上無誤,文詞上簡明確切。封面要用正楷字填寫,字跡要工整清潔。
7、檔案材料歸檔後,檔案人員應本著便於保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記,做到排列有序,並按年代和保管期限編號。
四、檔案借閱制度
1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經本單位分管檔案領導批准後可準予查閱。
2、本單位人員查閱涉入本單位的有關檔案,須經領導批准後方可查閱。
3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。
4、查借檔案者要愛護檔案,不準在卷內塗改、勾畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閱檔案一律在本單位內查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經領導批准,限三天內歸還,並辦理借閱登記手續。
6、檔案歸還時,檔案工作人員應清點無誤後簽收,發現問題要查明原因,報領導處理。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的檔案以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價值的檔案材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的檔案材料,按照“年度――機構――問題”和檔案形成規律和特點,保持檔案之間的有機聯繫,分類準確,合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規範,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標量確切簡明,保管期限劃分準確,案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關規定執行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點核對,並履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查,及時登記,編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
六、檔案統計制度
1、建立、健全科學的檔案統計工作,準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記台帳,做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作,做好平時原始數據登記工作,注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查,並做詳細記錄。
5、逐步實現統計工作完整性,統計分類標準化,統計基礎工作規範化。
數位化檔案管理制度 篇13
一、設立健康檔案資料室，以個人為單位，一人一檔的原則為學生建立健康檔案。
二、健康檔案要集中檔案室保管，按行政村名和編號順序存放，檔案專櫃存放，保持整潔、美觀和規範有序，逐漸實行計算機化管理。
三、責任醫生要對健康檔案進行分類專冊登記，檔案盒要目錄和分類信息登記。
四、定期開展隨訪工作，每年免費隨訪4次，體檢和健康隨訪服務等資料內容及時記錄在健康檔案中，對體檢和隨訪發現的健康問題，進行有針對性的以健康教育為重點的健康干預。
五、資料管理人員應及時登記已經獲取的各種信息，並進行分析統計，及時反饋。
六、非衛生服務資料管理人員，不得隨意翻閱已經建檔的各種資料。未經資料管理人員同意，任何人不得調出、轉借各種檔案資料。
數位化檔案管理制度 篇14
第一條為加強企業安保台帳資料檔案管理，夯實安全管理基礎工作，合理利用安保台帳資料檔案信息資源，根據《中華人民共和國安全生產法》、國務院《企業事業單位內部治安保衛條例》和《廣東安全生產條例》等法律法規，按照《廣東安保檔案管理辦法》的要求，結合我市××企業實際，特制定本管理細則。
第二條安保檔案是指將企業安全保衛、安全生產管理工作，用文字、圖表、聲像等不同形式的載體，進行收集、歸納和存放保管，即將安保工作檯帳資料收集整理歸檔。內容包括：依據國家安全保衛、安全生產的法律法規，結合企業特點制訂的安全保衛、安全生產規章制度和安全操作規程，安防和消防設施狀況、安全檢查、培訓教育、發破案、事故調查和處理、經警和槍zhi管理等。
第三條建立健全市、縣（市、區）局以及支局（班組）三級安保台帳資料檔案管理制度，並作為工作考核內容之一。市、縣（市、區）局安全主管部門以及支局（班組）應明確管理人員（台帳檔案管理責任人），對本單位安全生產、安全保衛台帳、檔案資料的收集、登記、整理，規範管理台帳資料檔案。
第四條安保檔案管理工作實行統一領導，分級管理。在省局和地方政府主管部門指導下，市局監督保障部負責對全市××企業安保檔案實施監督考評管理。
第六條市、縣（市、區）局安全管理部門應依據有關規定將安保台帳資料檔案管理工作納入評選安全保衛、安全生產先進單位或個人的條件之一。
第七條安保台帳資料檔案歸檔的範圍：
一、市、縣（市、區）局和市局直屬單位範圍：
（一）安全管理機構，包括：機構設定；安全責任人、專（兼）職安全管理人員（含註冊安全主任）名冊。
（二）安全責任制，包括：各級領導、職能部門和各崗位的安全職責；領導履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與所管轄的二級單位簽訂的安全責任書。
（三）各級領導對安全保衛、安全生產工作的批示、講話的文書或聲像。
（四）安全保衛、安全生產的管理規章制度；槍zhi、設備等安全操作規程。
（五）日常工作檯帳記錄，包括：工作計畫和總結；消防設施（設備）、經警、槍zhi、金庫、倉儲等安全檢查；安全教育、隱患整改、事故調查和處理等記錄。
（六）安全教育，包括：安全教育的年度計畫；參加地方政府有關部門組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；安全責任人、安全管理人員參加安全培訓、持證記錄；職工安全教育記錄；特種作業人員培訓、考核、持證上崗記錄等。
（七）工程建設項目中安防設施審查（驗收），包括：新建、改建、擴建和技術改造等工程項目的安全設施“三同時”報建與審批資料，各種證照領取資料。
（八）安全檢查記錄，包括：歷次（本單位和上級單位）安全檢查記錄；重點部位、專項安全檢查記錄。
（九）事故隱患整改，包括：事故隱患登記；應急防範措施；整改要求、計畫措施；整改結果等記錄。
（十）事故調查和處理，包括：事故上報、登記記錄，事故調查報告、處理結案材料和防範措施等。
安全檢查和事故隱患整改的記錄必須有被檢查（隱患整改）單位負責人和檢查（負責隱患整改）人員簽名。
（十一）發破案記錄，包括：發案報告、破案經過、處理結果等。
各單位可根據上述範圍結合本單位管理權屬範圍進行安保檔案材料收集歸檔。
二、支局（班組）範圍：
（一）安全管理機構，包括：上級安全機構設定檔案和本支局安全工作分工；安全責任人、兼職安全員（副支局長擔任，無設副支局長的由支局長負責）及支局人員分工名冊。
（二）安全責任制，包括：上級下發的各級領導、職能部門和各崗位的安全職責檔案和本單位負責人、各崗位職工安全工作職責；上級對本單位履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與崗位職工簽訂的安全責任書。
（三）各級領導對安全保衛、安全生產工作的批示、講話的檔案材料；上級下發的安全工作總結、工作要點；本單位工作計畫和總結；
（四）安全保衛、安全生產的管理規章制度、檢查規範；各種設備的安全操作規程；上級制訂以及本單位結合實際制訂的遇突發事件的應急處置的救援預案和防範措施，包括如：遇盜搶、詐欺、火災、洪澇、地震等突發事件的應急處置預案、辦法。
（五）日常工作記錄台帳，包括：有關消防設施（設備）、電源線路及電器、物品堆放、門（鎖）重點部位等上級安全檢查隱患及整改（必須有被檢查單位檢查人員簽名）、本支局（班組）每日班前班後自查整改隱患等記錄；網點（金庫）出入登記簿、值守登記簿；防入侵報警設（撤）防登記簿（卡）等。
（六）安全教育台帳，包括：上級下發的教育的年度計畫和本單位年度安全教育學習安排表；參加上級組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；本單位組織進行的職工安全教育學習記錄簿；案例通報等有關學習資料。
（七）案件、事故及事故隱患自查情況上報登記記錄，案件、事故（隱患）報告材料（上報後自留一份存檔）。
第八條安保檔案工作實行“同步”管理，即：下達任務與提出安全工作要求的文書材料的形成、積累、整理和歸檔同步；檢查工作與檢查記錄材料的形成、積累、整理和歸檔同步；鑑定、驗收安防設施與鑑定、驗收建設工程檔案材料的立卷和歸檔同步；發案（事故）情況、調查處理、結案和歸檔同步。
第九條安保台帳檔案資料的歸檔應在以下時間內完成：
（一）文書和聲像檔案由經辦部門或者經辦人員在每一項工作任務完成後移交檔案管理人員歸檔；
（二）工程建設項目中安防設施檔案，在工程任務下達後安全主管部門督促承建單位在工程驗收後兩個月內，複印一分交安全部門歸檔，周期過長的可以按形成階段分期歸檔；
（三）重要的安全工作會議、專業性技術會議和學術會議的檔案材料，在會議結束後一個月內整理、立卷，並移交檔案管理人員歸檔。
（四）帶有密級的安全管理檔案材料，應由經辦人隨時形成隨時歸檔。
（五）破案和事故處理後即將材料整理歸檔，隨後將對責任人的處理結果也一併歸檔。
第十條收集安保檔案材料時，應保證安保檔案材料的完整。整理材料時，應遵循檔案材料的形成規律，保持材料之間的有機聯繫，便於保管和使用。
第十一條安保檔案材料整理過程中，應根據不同內容和載體分別進行立卷。對未完成的檔案材料，整理時應單獨存放，等完成後組卷歸檔。
第十二條對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光碟等非紙質載體的安保檔案材料進行歸檔時，應將每一單項（盒或盤）作為一個保管單位，單獨編排檔號，並採取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯繫的應編寫互見號或互見卡。
第十三條反映和記錄本單位在安全管理或活動中並對以後有重要參考借鑑作用的安保檔案材料，應永久保存。在本單位組織或參與的重大的安全活動中形成的，並具有一定參考價值的檔案材料，應長期保存。
第十四條在職務活動中形成的檔案材料，必須定期移交檔案管理人員集中管理，任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。
第十五條因機構調整安全部門變動時，應當妥善保管安保檔案，整理登記後向接收部門移交，不得散失。
檔案管理人員調動時，屬於歸檔範圍的檔案材料必須全部上交，並辦理移交手續，不得擅自帶走或毀棄。
第十六條安全部門保存的檔案主要供本單位使用。外單位的工作人員查閱檔案時，需說明使用其目的和使用範圍，並經安全部門負責人批准後方可查閱。
第十七條借用安保檔案者應負責所借檔案的安全和保密，不得擅自轉借，不得摺疊、剪貼或抽取、拆散檔案，嚴禁在安保檔案上勾畫、塗抹、填注、加字、改字或以其他方式損害檔案的原有狀態。
第十八條重要和密級的安保檔案，需要向外單位或個人交換、複製時，須報請單位主管領導批准。
第十九條安保檔案的保存價值應定期進行鑑定。對保管期限的變動、密級調整和需要銷毀的檔案，必須經安全部門負責人批准。
第二十條安保檔案的銷毀由檔案管理人員執行，並經安全部門負責人批准。銷毀檔案時，由檔案管理人員和安全部門指派人員監督銷毀並在銷毀清冊上籤字。
檔案銷毀後及時調整檔案櫃架，並在目錄及檢索工具中做出相應的註明。
庫存檔案未經鑑定並履行批准手續的，嚴禁銷毀。
第二十一條凡有下列事跡之一的，應給予獎勵。
（一）安保檔案的收集、整理或者開發利用方面做出成績的；
（二）對安保檔案的保護和現代化管理做出成績的；
（三）執行國家檔案法律、法規和企業檔案管理制度表現突出的。
第二十二條違反本辦法有下列行為之一的，由所在單位對直接責任人員給予行政處分，造成損失的可以根據檔案的價值和數量，按有關規定責令賠償。
（一）損毀、丟失或擅自銷毀具有保存價值的或者應當保密的安保檔案；
（二）將職務活動中形成的應當歸檔的檔案、資料據為己有或者拒絕向檔案管理人員移交的；
（三）擅自提供、抄錄或者公布有密級檔案的；
（四）塗改、偽造檔案的；
（五）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。
第二十三條本管理細則適用於各縣（市、區）××局、市局直屬單位，各單位可根據本管理細則，結合本單位實際情況制定實施細則。
第二十四條本辦法自公布之日起施行。
數位化檔案管理制度 篇15
引言
高校學生黨員檔案是一個學生黨員在校期間政治生活軌跡及參加社會活動的真實記錄,是黨組織考察和了解一名學生黨員政治表現的第一手資料,也是一名學生黨員政治生涯的重要組成部分。[1]隨著民族地區高校規模的不斷擴大,高校學生黨員數量的日趨增加,學生黨員在校期間所形成的各種相關材料不斷增多，這給管理學生黨員檔案的工作人員帶來了很大的壓力。要加強對民族地區高校學生黨員檔案的管理，必須進一步改革學生黨員檔案管理制度。
1.當前民族地區高校學生黨員檔案管理方面最常見的問題
長期以來，由於諸多原因民族地區高校學生黨員檔案未能得到應有的重視，加上管理行為不規範，使學生黨員檔案材料收集和歸檔不全，質量不高，不能準確全面地反映高校學生黨員的全貌，甚至出現檔案等嚴重問題。
1.1民族地區高校學生黨員檔案管理人員素質不高，管理意識薄弱
高校學生黨員檔案是高校檔案的一個重要分支，但由於民族地區經濟發展比較滯後，教育條件也相對落後，民族地區高校只能以高就業率來吸引新生的'眼球，以便廣泛招生。這使得部分高校往往只重視教學和財政等其他檔案管理工作，對學生黨員檔案管理工作的重要性認識不足，沒有將學生黨員檔案管理工作提到日常議程。
1.2民族地區高校缺乏學生黨員檔案管理制度，管理行為不規範
民族地區高校學生黨員檔案管理不僅普遍存在歸檔檔案材料不齊全問題，而且還存在對已歸檔案材料缺乏規範化整理問題。[3]究其原因，主要是對學生黨員檔案管理缺乏重視，缺少學生黨員檔案管理制度，管理行為不規範。如民族地區部分高校沒有設立專門的學生黨員檔案管理部門，也沒有建立學生黨員檔案管理制度，檔案管理經費不足，導致檔案收集不齊、文字材料規格不一、書寫不規範、遺失等一系列問題，管理體制明顯不完善。
1.3民族地區高校檔案管理員缺乏檔案保護和歸檔意識
民族地區部分高校檔案管理人員缺乏檔案保護和歸檔意識，表現為檔案保密制度缺失，檔案歸檔意識不強。例如，在學生黨員檔案的管理過程中常出現:“個別工作人員、教職工為了工作方便,常沒有證明審批手續就要求借用、查閱學生檔案,有的檔案材料不能及時收集歸檔”等問題,[4]如果不及時歸檔，日後檔案管理人員自己也難以追憶齊全和保全最原始的學生黨員檔案資料。
2.常見民族地區高校學生黨員檔案管理制度改革措施
2.1提高民族地區高校檔案工作人員素質,加強檔案隊伍建設
檔案管理水平的高低,關鍵在於檔案管理人員的素質和覺悟。[5]檔案管理人員應定期培訓，與時俱進,增加檔案管理人員的專業知識量和提高管理檔案的質量,同時不可忽視思想政治方面的教育,及時了解檔案領域的最新發展動態。如掌握計算機的基本操作，加強電子檔案的管理等。再者，可以對認真履行工作職責,遵紀守法,積極主動地做好檔案工作的優秀管理人員,進行表揚讚美,通過發揮他們的先鋒模範帶頭作用，提高檔案管理人員的工作積極性，穩定檔案工作隊伍。
2.2民族地區高校應制定和完善學生黨員檔案管理制度。
合理完善的學生黨員檔案管理制度，是實現檔案管理工作規範化的保證。民族地區高校的各院系內部應制定嚴格管理制度並認真落實，如《高校學生黨員檔案管理制度》、《高校學生黨員檔案保管制度》、《高校學生黨員檔案移交制度》、《高校學生黨員檔案借閱制度》等,用規章制度規範每位負責人的管理行為,實行規範化的管理,確保學生黨員檔案各項基礎工作落到實處，同時防止檔案資料的流失與泄密，保證檔案管理工作的順利高效進行。
2.3民族地區高校應建立切實有效的學生黨員檔案監管機制。
民族地區高校各院系要加強對學生黨員檔案資源的監管，從源頭抓起，形成切實有效的監管機制。針對民族地區高校學生黨員少數民族的民族性質多樣及人員多的特點,各院系要明確具體的責任人,檔案每到一個地方都要求經手人簽字記錄,嚴防作弊,杜絕工作方法上銜接不上的問題，保證檔案的真實性和可靠性。
2.4民族地區高校學生黨員檔案管理應該加強檔案保護意識
高校學生黨員檔案屬於機密檔案,民族地區高校檔案管理人員應規範管理行為，嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規定,保護檔案的安全與隱私,不得泄露檔案內容。如借閱者要嚴格制定查閱、借閱制度，不得私自複印、拍照、不得在材料上批註、劃線、剪裁等。[7]同時加大宣傳力度，讓學校領導、教師和學生加深對學生黨員檔案的了解，提高他們的檔案管理和保護意識。
總結
檔案是歷史的軌跡，是一筆無形的資產。民族地區高校學生黨員檔案的規範化管理,具有極其重要的意義。[8]搞好民族地區高校學生黨員檔案的管理，不僅可以提高工作的效率,同時提高了自身的核心競爭力，推動了檔案管理現代化的進程。通過查閱相關的文獻並歸納總結，我認為以上的措施對於解決目前高校檔案管理存在的問題十分有效，特別是民族地區的高校。
數位化檔案管理制度 篇16
一、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。
二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。
三、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內嚴禁吸菸和存放易燃易爆物品及其他物品。
四、庫房內櫥具排列要整齊合理，要經常打掃和擦拭，保持室內清潔衛生。
五、做好室內外溫濕度記錄，除濕，降溫。
數位化檔案管理制度 篇17
為促進教育科研檔案工作規範化、科學化、制度化，不斷提高學校管理水平，使教育科研檔案更好地為教師服務，為提高教育質量服務，特制定本制度。
一、立卷歸檔
各級教育科研課題，教科室教研教改資料均要立卷歸檔。課題結題兩個月後將所有材料（立項檔案，課題申報表，實施方案，中期檢查情況，實驗報告，結題證書，結題論文，以及調查材料等）立為一卷。
二、裝訂成冊
按教育科研或上級所發檔案裝訂成冊，標題簡明確切，書寫整齊，編好明碼。
三、分類存放
按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放在防火、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠的地方。
四、保管期限
國家級、省市級立項課題保管期限為永久，縣（市）級立項課題和教研教改資料保管期限為長期，由學校檔案室保管。日常的教育科研資料由教科處暫為保管。
五、借閱利用
因工作需要借閱教育科研檔案，應履行借閱手續，用後及時歸還。查閱時不得損壞或在檔案上塗改、亂畫。若需複印，要請示領導同意。
數位化檔案管理制度 篇18
為保證公司檔案的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化、制度化、規範化的要求，並逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的檔案和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關檔案資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯繫、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。
六、檔案資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或綑紮堆放。
2、檔案櫃、檔案室要保持整潔衛生，認真做好檔案檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對檔案檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保檔案檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批准，外單位人員要查閱、複印公司檔案，必須持單位介紹信並經本公司分管領導批准後，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、複印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批准領導、是否複印等相關內容。
八、對於公司機密檔案及檔案的管理，要有專櫃存放並單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
數位化檔案管理制度 篇19
為了維護機器設備的安全，延長其使用壽命，最大限度的為檔案現代化管理服務，特制定以下要求：
一、初次使用機器設備之前，要先了解機器的性能，通讀使用說明。
二、機器設備由專人負責，機房鑰匙由專人管理。
三、使用機器設備要填寫使用機器設備登記表。寫清楚所使用機器設備的名稱、時間、用途及使用時機器有無異常現象。
四、機器設備出現故障要報告有關領導，共同研究解決的辦法，如自己隨意處理後果自負。
五、為了提倡節約，反對浪費，複印紙張由專人負責管理，各科室需要複印時，須經局領導批准，複印後經辦人簽字。
六、在維護設備安全的基礎上，鼓勵管理科的工作人員認真鑽研微機的使用技術，積極開展工作，歡迎研製、開發適合我館工作需要的軟體程式。
七、機器設備經常進行維修和保養，定期擦拭，保證機器設備的清潔、完好、安全。
數位化檔案管理制度 篇20
第一章 總 則
第一條 畢業生檔案工作是畢業生就業工作的重要組成部分，為了進一步加強畢業生檔案管理，提高檔案管理水平，根據有關規定，結合學校實際，制定本辦法。
第二條 畢業生檔案實行學院集中統一管理的原則，確保檔案的完整、準確、系統，以便有效地開發利用。
第三條 各單位對畢業生檔案管理工作要高度重視，嚴格程式，明確人員，落實責任。
第二章 畢業生檔案材料的整理歸檔
第四條 各系在做好檔案日常管理的基礎上，於每年6月下旬組織專人認真清理本系應屆畢業生檔案，嚴格按照材料清單整理歸檔，仔細核對檔案材料，避免錯漏現象發生。
第五條 歸檔範圍：入學檔案材料（高中、高考或專升本材料）；組織材料（黨、團組織材料）；就業報到證通知書、學習成績單、畢業生登記表、獎懲材料、體檢材料等。
第六條 缺、損檔案要及時向系領導匯報，查明原因，儘快處理，並報大學生就業指導中心備案。
第三章 畢業生檔案的交接和轉遞
第七條 各系應按照學校大學生就業指導中心的.總體部署，將整理好的畢業生檔案封口後於7月初送交大學生就業指導中心，並附《檔案交接表》（一式兩份），有特殊情況的檔案應另附說明材料。
第八條 大學生就業指導中心檔案管理人員接收各學院畢業生檔案時，應對所送檔案認真核查，經確認無誤後，交接雙方在《檔案交接表》上籤字，並將《檔案交接表》存檔造冊備查。
第九條 大學生就業指導中心檔案管理人員對各系送交檔案及時進行分類整理，在規定時間內將畢業生檔案轉遞至畢業生派遣單位；特殊情況如畢業生就業單位人事部門專人索取、畢業生升學等，在查驗單位調檔信函及來人證件後，方可辦理檔案轉遞手續。
第十條 畢業生檔案轉遞情況，大學生就業指導中心檔案管理人員應填寫《畢業生檔案調出登記表》，要將存根和有收件人簽字的《畢業生檔案調出登記表》分類存檔，以備核查。
第四章 畢業生檔案的管理
第十一條 暫時保存在學校的畢業生檔案由大學生就業指導中心指定專人負責管理，學校要設定專用的畢業生檔案室，配備專用的檔案櫃。
第十二條 檔案室及檔案櫃要整潔衛生，並具有防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲和防高溫等功能。
第十三條 檔案室嚴禁吸菸，不得放置易燃、易爆等危險品以及對檔案管理不利的其它物品。
第十四條 檔案管理人員要定期對庫藏檔案進行全面檢查和核對工作，做到帳物相符。有特殊情況要隨時向處領導匯報，查明原因，及時處理。
第五章 畢業生檔案的利用
第十五條 畢業生檔案作為機要檔案保存，原則上不對外查閱、不外借。
第十六條 如用人單位需調閱畢業生檔案，須持單位介紹信，經大學生就業指導中心負責人同意、填寫檔案查閱登記表後，方可調閱。
第十七條 畢業生檔案集中轉遞結束後，大學生就業指導中心應將轉遞信息及時上網。每年8月15日以後，畢業生可登錄學校就業信息網或電話查詢檔案去向及轉遞時間等信息。年底前，畢業生務必到檔案接收單位查詢接收情況，如有問題及時與學校聯繫。
第六章 附 則
第十八條 本辦法由大學生就業指導中心負責解釋。
第十九條 本辦法自印發之日起施行。
數位化檔案管理制度 篇21
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案管理由技術質量部指派專人負責，各部門應指定人員兼職檔案資料管理工作。
2、各部門的檔案管理人員應負責收集、整理、保管本部門的檔案資料和移送相關資料到技術質量部。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司開發、經營、企業管理等技術資料、報告等，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均實行集中統一管理，任何人不得擅自留存。
3、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或下屬機構須保留的，保存人必須到技術質量部登記，技術質量部保存複印件。
4、以下檔案資料應統一由人事行政部歸檔管理：
（1）公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔；
（2）一切以公司名義發出的檔案、函件等要留底稿及正文歸檔備查。
（3）經領導批示傳閱的重要檔案，必須隨文將領導批示和傳閱人員簽字表格一併存檔；
（4）上報和外發檔案有上級來文的，要將上級來文一併附後歸檔。
（5）業務活動中的.有關請示報告及公司領導批覆，涉及人力資源問題或屬付款性質的，由技術質量部和財務部予以相應處理後，由經辦人整理後，移交人事行政部；
（6）其它重要報告，在企業資料歸檔範圍內的，連同有關資料由經辦人整理後移交技術質量部。
（7）由公司對外簽訂的經濟契約，均保留兩份原件，技術質量部、財務部各存一份。特殊情況只有一份原件時，技術質量部保存原件，財務部保存複印件並註明原件存放處。
（8）公司名義的收文、發文等文書、文檔資料由技術質量部歸檔。
1、以下檔案資料應統一由各部門歸檔管理：
（1）各部門之間日常收文、發文由各部門自行保管。
（2）各種傳真函件，由收、發函部門保存。
三、檔案保管制度
1、技術質量部及各部門應有存放檔案的專門檔案櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、所有歸檔資料要分類進行登記。
3、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
4、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限。每年年終據此進行整理、銷毀。
（1）技術資料、契約協定保管期限暫定為10年，有明確規定的，從其規定；
（2）文檔性資料，保管5年；
（3）其它資料銷毀時報批執行。
1、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
2、檔案管理人員要定時檢查檔案專櫃，核對件數，發現異常或被盜、丟失等情況，及時向公司領導反映，妥善處理。
3、凡公司工作人員調離工作崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
四、檔案借閱制度
1、檔案屬於公司機密檔案，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱任何資料。
2、借閱由部門保管的檔案、材料，須經檔案所屬部門負責人批准。借閱技術質量部統一保管的檔案、材料須經技術質量部經理批准；借閱重要密件，必須經副總經理或總經理批准後，方可借閱。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過兩周，必要時可以續借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的，須經技術質量部審核並報副總經理或總經理批准。
5、調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或摘抄、複印、不得拆卸、損污檔案，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。
6、借出檔案資料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告技術質量部及時予以處理。
7、發生檔案損壞、丟失事件後，如系人為造成，公司將根據情況嚴重程度及所帶來的後果，追究有關人員的責任，依據公司《獎懲條例》予以相應的處罰。