契約資料管理制度 篇1
第一章總則
第一條為規範公司經濟契約的管理，防範與控制契約風險，有效維護公司的合法權益，特制定本制度。
第二條公司及公司下屬各直屬中心、法人單位及項目工程部對外簽訂的各類經濟契約一律適用本制度。
第二章契約的簽訂
第三條簽訂契約的主體
1、訂立契約的主體必須是公司及各法人單位，其他部門不得以部門的名義擅自簽訂契約。
2、訂立契約前，應當針對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂契約，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟契約。
3、公司一般不與自然人簽訂經濟契約，確有必要簽訂經濟契約，應經公司分管副總裁同意（非危險物品採購契約除外）。未經審批與非法人單位簽訂契約從而給公司造成損失的，由洽談人和審批人承擔相應的經濟責任。
第四條契約的形式
1、訂立契約，除即時交割（銀貨兩訖）的簡單小額經濟業務外，應當採用書面形式。
2、“書面形式”是指契約書、訂單、補充協定、公文信件、數據電文（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求採用正式的契約書形式。
3、各法人單位在經營範圍內應當以各法人單位的名義訂立各類契約。
第五條契約對當事人權利、義務的規定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。
第六條對外訂立經濟契約，在約定爭議解決管轄地時，原則上約定在我方所在地人民法院。
第七條對外訂立經濟契約，嚴禁在空白文本上蓋章並且原則上先由對方簽字蓋章後我方才予以簽字蓋章。
第八條訂立契約應遵循洽談、審查、批准的分權制約原則。公司契約實行誰洽談、訂立，誰履行的原則。
第九條工程建設、設備採購在契約簽訂前應由使用部門、技術部門等先行論證，確認後的論證資料作為契約的附屬檔案一併報審；無論證資料的契約洽談部門有權拒絕簽批。
第三章契約的審查批准
第十條契約在正式簽訂前，必須按相關規定及審批許可權上報，經審批後，方能正式簽訂。
第十一條契約審批許可權如下：
一、下列契約由各直屬中心、法人單位的負責人審批、簽發：
1、各直屬中心、法人單位在職責許可權內為從事正常經營活動所簽訂的一般契約，由各直屬中心或法人單位負責人審批、簽發，並承擔相應的法律責任。
2、技術中心分管的採購契約，標的額在100萬元以下，預付定金或預付貨款在20萬元以下的，可由副總裁授權採購部負責人審批、簽發。
3、項目工程契約由項目工程部負責洽談（技術含量較高的工程項目，由項目工程部邀請技術部門和使用單位人員共同洽談），草擬契約文本，填寫《契約簽約申報表》，提請各使用單位所屬中心分管副總裁或各法人單位負責人審批、簽訂。
二、下列契約由公司分管副總裁審批：
1、有給付內容的契約，標的額為100－500萬元的；
2、預付定金或預付貨款20——50萬元的；
3、非標設備採購，標的超過5萬元的；
4、年度契約；
三、下列契約由總裁審批：
1、給付金額達到或超過500萬元以上的契約；
2、預付定金或預付貨款50萬元以上的；
四、下列契約由執行董事審批：
1、山松、熱電、牧業、醫院洽談的契約達到總裁審批標準的報執行董事審批。
2、合資經營契約；租賃廠區契約；對外投資、融資借款契約；無形資產轉讓契約；技術引進、合作、轉讓契約；以及其他對企業經營可能產生較大影響的契約等。
五、涉及重大、複雜事項的契約訂立前，洽談單位應通過專業審查部門，組織法律審查部門、批准人等有關單位和人員召開契約洽談審查會，對契約原本進行會審。
第十二條契約的審批程式如下：
1、申報。各單位對外簽訂契約時，應事先填寫“契約簽約申報表”，隨同契約初稿及有關資料、附屬檔案等，一併上報法務室審核。
2、審核。對送審的契約，法務室應認真審閱，必要時可進行調查研究，或通知申報單位補報材料。最後作出：可簽發、不可簽發或需進一步談判（應提出談判的具體要求和注意事項）等審核意見。
3、批准。法務室審核後，簽批人在契約簽約申報表上批寫意見後，該表連同其他材料發還申報單位，由承辦人按審批的意見辦理。
4、採用本公司標準契約文本的可不報法務室審核；契約文本有修改、採用對方契約文本或約定有定金、預付款的契約，一律報法務室審核。
5、審核批准時間
（1）較為簡單的契約應在一個工作日內完成審查工作；
（2）較為重大的、複雜的契約，應在三個工作日內完成審查工作；
（3）重大、複雜的契約，應在五個工作日內完成契約的審查工作。
第四章契約的履行
第十三條契約依法訂立後，即具有法律效力，應當實際、全面地履行。
第十四條各中心或法人單位應根據契約編號建立契約台帳，每一契約設一台帳，分別按業務進展情況和收付款情況一事一記。
第十五條有關部門在契約履行中遇履約困難或違約等情況應及時向契約簽約批准人匯報並通知法務室。
第十六條契約生效後應將契約原本一份送財務部門，財務部門依據契約履行收付款工作，對具有下列情形的業務，應當拒絕付款：
1、應當訂立書面契約而未訂立書面契約的.；
2、收款單位與契約對方當事人名稱不一致的。
第十七條契約履行過程中有關人員應妥善管理契約資料，對工程契約的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度，以保證契約的完整性。
第五章契約的變更和解除
第十八條變更或解除契約必須依照契約的訂立流程經業務部門、財務部門、法務室等相關職能部門負責人和契約簽約批准人審核通過方可。
第十九條變更或解除契約的通知或雙方的協定應當採用書面形式，並按規定經審核後加蓋公章或契約專用章。
第二十條變更或解除契約的文本作為原契約的組成部分或更新部分與原契約有同樣法律效力，納入本辦法規定的管理範圍。
第二十一條契約變更後，契約編號不予改變。
第六章契約糾紛的處理
第二十二條契約在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的，由洽談單位和使用單位負責處理。洽談人和使用單位對糾紛的處理必須具體負責到底。涉及公司內部幾個單位的，應在內部協調好，做好配合工作，統一意見，可成立一個由各單位代表組成的糾紛處理小組，由洽談單位為主負責處理契約糾紛。
第二十三條需要法律幫助的契約糾紛，可提請公司法務室協助解決，有關單位必須主動提供所有相關的證據材料並協助配合。
第二十四條對於契約糾紛經雙方協商達成一致意見的，應簽訂書面協定，由雙方代表簽字並加蓋雙方公章或契約專用章。
第二十五條契約糾紛處理或執行完畢的，應及時通知有關單位，並將有關資料匯總、歸檔。
第七章契約的管理
第二十六條公司對契約實行二級管理、專業歸口制度、契約專用章制度及基礎管理制度。
第二十七條公司契約的二級管理具體是：
一級：公司由總裁總負責，分管副總裁具體負責分管領域，歸口管理部門為法務室。
二級：公司下屬各直屬中心、法人單位由本單位負責人負責，歸口管理部門為各相關部門和法人單位。
第二十八條法律事務室在契約管理方面的主要職責：
1、負責管理公司的各類契約；
2、審查契約內容的合法性、契約條款的嚴密性；
3、負責對委託人和有關人員進行法律培訓；
4、負責考評公司下屬各部門、法人單位的契約管理工作，總結交流經驗教訓，提高契約管理水平；
5、配合辦理契約的報批、見證、鑑證和公證等事項；
6、配合處理契約糾紛；主持或參與契約糾紛的仲裁、訴訟活動；
7、參與有關契約的談判、簽約、履行等工作；
8、管理公司契約章、授權委託書；
第二十九條公司各直屬中心、法人單位契約管理的主要職責：
1、洽談、起草契約，論證契約的可行性。
2、建立契約檔案。嚴格按照檔案管理辦法管理契約檔案。
3、建立契約管理台帳。各單位應根據契約的不同種類，建立契約的分類台帳和總台帳。台帳的主要內容包括：序號、契約號、經手人、簽約日期、契約標的、標的額、對方單位、履行過程、交接情況、驗收及備註等。台帳應逐日填寫，做到準確、及時、完整。
4、負責審查本單位簽訂的契約的合法性、嚴密性和可行性；對須報請公司或有關機關審批、簽證或公證的契約，辦理申報手續，提出初步意見。
5、根據實際情況，制定本單位契約管理的實施細則，採取切實措施，搞好契約管理工作。
6、參加契約糾紛的協商、調解、仲裁、訴訟活動。
7、應由專門（或兼職）人員統一管理契約及契約類函件，並將管理契約的部門及負責人或人員名單、聯繫方式報公司法律事務室備案。
第三十條洽談人的主要職責：
1、在授權範圍內負責談判、簽訂契約，既不能違章越權，也不能消極推諉；
2、對所簽訂契約的合法性、嚴密性和可行性負責；
3、對須報請上級部門審批的契約，辦理申報手續，提出本人意見並對本人意見負責；
4、對所簽契約的全面履行具體負責，履行中發現問題應立即上報，並積極想辦法解決，對發生的契約糾紛負責處理好或協助有關部門處理好；
5、負責保管好或委派專人保管好本人所簽契約的一切資料；契約履行完畢後應立即將資料歸檔。
第三十一條實行契約專用章制度。契約專用章由公司統一刻制、編號和頒發。契約專用章應妥善保管。公司及各法人單位對外簽訂契約所加蓋的印章，一律使用契約專用章，其他印章一律不準代替使用。否則，由此所引起的責任由有關責任人承擔，造成嚴重損失或糾紛的應對相關人員予以處罰。
公司總部所有法人單位的契約專用章及駐外法人單位的契約專用章由公司法務室保管；駐外分廠法人單位原財務部門保管的契約專用章仍由其保管。第三十二條獎勵與處罰
1、與契約洽談、訂立、履行、審查相關的公司部門，應嚴格按照本制度履行相關職責，未按相關制度履行的，將按公司制度進行處理。
2、公司契約法律審查部門、專業審查部門、財務審計部門對契約業務活動行使監督權。對契約業務活動中存在的錯誤行為有糾正的權利和職責。
3、公司契約業務的具體工作人員在從事契約業務活動中，有保守公司商業秘密，及時主張契約權利而不超過時效，維護公司合法權益的職責。在契約業務活動中因玩忽職守致使公司遭受重大損失的責任人應酌情承擔責任。
第八章附則
第三十三條在報批契約時，應將項目立項申請書隨同契約一併報批。
第三十四條公司涉及勞動關係的建立、變更、終止等相關事宜的契約管理，由公司有關部門另行制訂相應的管理辦法。
第三十五條本《制度》自公布之日起實施，由公司法務室負責解釋。
契約資料管理制度 篇2
一、公司對外簽訂的各類契約一律適用本制度。
二、簽約人在簽訂契約之前，必須認真了解對方當事人的情況，主要是信譽及資
三、契約內容應注意的主要問題是：
1、部首部分，要注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點；
2、正文部分：建設契約的內容包括工程範圍、建設工期，中間交工工程的開工和竣工時間，工程質量、工程造價、技術資料交付期間、材料和設備供應責任，撥款和結算、竣工驗收、質量保修範圍和質量保證期、雙方相互協作等條款；產品契約應註明產品名稱、技術標準和質量、數量、包裝、運輸方式及運費負擔、交貨期限、地點及驗收方法、價格、違約責任等；
3、結尾部分：注意雙方都必須使用契約專用章，原則上不使用公章，嚴禁使用財務章或業務章，註明契約有效期限。
公司管理制度契約的審查批准
四、契約在正式簽訂前，必須按規定上報領導審查批准後，方能正式簽訂。公司管理制度契約的履行
五、總經理、副總經理、財務部及有關部門負責人應隨時了解、掌握契約的履行情況，發現問題及時處理或匯報。否則，造成契約不能履行、不能完全履行的，要追究有關人員的責任。
七、對方當事人提出變更、解除契約的，應從維護本公司合法權益出發，從嚴控制。變更、解除契約，一律必需採用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。
八、財務部門認真做好契約管理的基礎工作。具體如下：
1、建立契約檔案；
2、建立契約管理台帳；
3、填寫“契約情況月報表”；
4、及時督促業務員回收款項，年內回款率達到90%以上的，給予適當獎勵。
契約資料管理制度 篇3
第一章總則
第一條為了加強對契約的管理，明確工作職責和管理許可權，維護契約的合法性和嚴肅性，依據《中華人民共和國契約法》及其他相關法規的規定，結合公司的實際情況，特制定本制度。
第二條本制度所稱的契約，是指公司與其他法人、自然人或組織之間採取書面形式訂立的，具有法律約束力的契約、協定、備忘錄及有關修改前述檔案的文書、圖表、傳真等各類契約檔案，以及具有契約性質的意向書、協定書等其他書面檔案。
第三條本制度所稱的契約管理，是指公司及公司職能部門依法訂立、變更、解除、轉讓、履行、終止以及審查、監督、歸檔、控制等一系列管理行為的總稱。
第四條本制度適用於以本公司名義所簽定的一切契約、協定、以及相關的要約、承諾等法律文書。
第二章契約管理機構和職責
第五條公司契約管理採取歸口管理與分類負責相結合的形式：
（一）公司行政人力資源部是公司契約管理的歸口部門，並負責所有外簽契約的歸檔和保管；同時，負責與行政及人力資源相關契約的管理和簽訂；
（二）公司契約成本部根據經營部招投標情況，負責工程施工契約及內部承包契約的管理和簽訂，以及對外所有工程契約的歸檔、保管、傳遞、報批；
（三）公司其他職能部門依據本部門工作職責，負責相應契約的管理和簽訂，並報行政人力資源部存檔。
第六條契約管理職責
（一）職能部門職責：
1、指定專人保管契約文本，未經公司（執行）總經理或分管副總書面同意不得擅自借出；
2、貫徹執行國家有關契約及契約管理的法律、法規等有關規定；
3、參與管轄範圍內契約的論證、起草、談判和簽訂工作；
4、對管轄範圍內契約履行情況進行監督和指導。
（二）契約管理人員職責：
1、協助契約承辦人員依法簽訂、變更、解除契約；
2、檢查契約履行情況，制止不合法律規定的契約行為；
3、負責登記契約台帳，建立契約檔案；
4、依法參與契約糾紛的調解、仲裁、訴訟活動等。
第七條契約談判必須有公司領導（或授權）、相關部門負責人及有關人員至少2人以上共同參與，個人不得直接與對方談判契約。
第三章契約簽訂與審核
第八條契約正式簽訂前，必須依據《契約審批表》（附後）由公司領導、相關職能部門經理、法律顧問等，依其工作職責對契約文本進行評審，共同做好契約管理工作。
第九條契約採用書面形式。根據種類和內容儘量選用工商管理部門規定的示範、推薦文本；如不適用可自行擬定契約，擬定契約原則上應具備以下條款：
（一）當事人的名稱或者姓名和住址；
（二）標的；
（三）數量；
（四）質量；
（五）價款或者報酬；
（六）履行期限、地點和方式；
（七）違約責任；
（八）解決爭議的方法；
（九）其他約定事項等
第十條除契約履行處在我方所在地外，簽約時應將協定、契約寫入由我方所在地人民法院管轄。
第十一條契約的簽訂必須審查對方當事人的主體資格、資信情
況、履約能力，《法定代表人身份證明書》、《授權委託書》、《營業執照》等有關檔案，對方資信不明的，應要求對方提供相應的擔保，否則不能與之簽訂契約。
第十二條契約必須由公司法定代表人或者授權的委託代理人簽訂，其他人員無權辦理：
（一）委託代理人簽訂契約的，原則上須由法定代表人簽發《授權委託書》，加蓋公司公章。
（一）委託代理人代表公司簽訂契約，必須在授權範圍及期限內行使代理權，禁止越權代理，否則所簽訂的契約無效。
（三）委託代理人履行如下職責：
1、在授權範圍內負責談判和簽訂契約；
2、對簽訂的契約的可行性、真實性、有利性負責；
3、對須報請上級審批的契約，辦理申報手續，提出本人意見並對本人意見負責；
4、對簽訂的契約的全面履行具體負責；履行中發現問題應及時上報，並負責妥善處理契約糾紛或協助有關部門處理；
5、保管本人簽訂和負責履行的契約的一切資料，契約履行後應及時將資料送交行政人力資源部歸檔保管。
（四）《授權委託書》只限本人在簽訂契約時使用，不得塗改、轉借和代作他用。
（五）委託代理人因工作調動或退休的，法定代表人應責成行政人力資源部及時收回《授權委託書》。
（六）委託代理人實施損害本單位合法權益的行為或不再適宜擔任委託代理人的，法定代表人有權隨時終止委託代理關係。
第四章契約的履行、變更、解除和糾紛的處理
第十三條契約生效後應當全面履行。契約履行完畢的標準，應以契約條款或法律規定為準，沒有契約條款或法律規定的，一般應以物資交清，工程竣工並驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續等為準。
第十四條契約管理部門要適時了解契約履行情況。如契約不能
履行，應依法及時採取措施，避免或減少損失。遇有不可抗力等影響契約履行時，應當及時以書面形式通知對方，並妥善保存有關資料和證據。
第十五條發現對方不履行或不完全履行契約時，契約管理和執行部門除書面催促對方繼續履行外，應當立即將對方情況及時報告公司分管領導或執行總經理，以便採取相應措施。
第十六條有確切證據證明對方有下列情況之一的，須及時向公司領導報告或提出中止契約履行：
（一）經營狀況嚴重惡化；
（二）轉移財產、抽逃資金以避免債務；
（三）喪失商業信譽；
（四）有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情況；
（五）其他嚴重違約導致契約無法正常履行等。
對中止履行契約的，應當及時通知對方。中止履行後對方在契約期限內未恢復履行能力的，可以依法解除契約。
第十七條當事人可以依法變更契約：
（一）當我方需要變更契約時，應書面通知對方，說明理由並取得對方同意，簽訂變更協定。
（二）對方要求變更契約時，如果同意變更亦應簽訂變更協定；如果不同意變更，應立即書面通知對方。因變更契約造成我方損失的，應當向對方提出索賠。
第十八條當事人可以依法解除契約。
（一）當需要解除契約時，應書面通知對方並說明理由。
（二）當接到對方要求解除契約的通知時，應立即回復對方，表明我方意見。因解除契約造成我方損失的，應向對方提出索賠。
第十九條發生契約糾份的，應按我國《契約法》等有關法律法規和本制度規定妥善處理。
第五章契約檔案管理
第二十條契約檔案的範圍包括契約文本、與契約有關的資信狀
況調查、談判紀要、意向書、公證書、擔保書、授權委託書、往來文書、信函、電報、傳真、電話記錄、視聽資料、圖形、照片以及其它各種相關憑證等。
第二十一條歸檔的書面契約及附屬檔案，由公司行政人力資源部和契約管理部門保存原件；其他相關部門原則上提供複印件，特殊情況需要原件的須於契約簽訂前告知契約簽訂部門。
第二十二條契約訂立後，須於10日內完成對契約文本和有關材料的整理和立卷工作，並妥善保管，防止丟失損毀；在契約履行完畢10日內，負責將契約文本及有關材料的卷宗歸檔保管。
第二十三條契約檔案管理其他規定：
（一）契約管理員負責統一編號、裝訂和存檔，契約承辦人員不得私自保管契約文本及有關資料。
（二）一般契約檔案保存為10年，重大契約檔案應當永久保存。
（三）借閱和複製契約檔案必須按規定辦理手續，嚴防丟失。
（四）未經審核或未按審核意見修改的契約，不得送交法定代表人或委託代表人簽字，印章管理部門不得蓋章，財務部不得撥款結算。
第六章契約印章管理
第二十四條契約印章主要指公司印章和契約專用章，部門和項目部印章未經授權一律不準對外簽訂契約，否則將按違規違法行為追究相關人員責任。
第二十五條契約專用章僅限於簽訂契約使用，並由公司授權行政人力資源部統一刻制、編號和管理，嚴禁員工私自刻章和使用。
第二十六條公司行政人力資源部應當在法定代表人或其授權委託代理人簽字批准的正式契約文本上用印。未按規定進行審核和未經法定代表人或其授權的委託代理人簽字批准的契約不得用印。
第二十七條嚴格執行先簽字後蓋章制度，禁止在空白契約用紙或其它空白紙上加蓋契約專用章，特殊需要的應當經法定代表人批准，並由契約管理員登記、編號、回收，嚴防丟失。
第二十八條契約印章原則上不得攜帶外出使用。確因工作需要，
必須帶契約專用章到異地使用的，應當由借用人員填寫《契約專用章借用登記審批表》，經法定代表人簽字批准方可辦理。契約印章借用完畢，應當按時交回行政人力資源部。
第二十九條對於違反本制度使用印章的，按有關規定追究主要負責人和直接責任人員的責任，並承擔相應的經濟、法律責任。
第七章契約監督檢查
第三十條契約監督檢查是促進企業管理工作規範化的重要手段，公司領導要組織有關人員定期、不定期檢查並考核契約成本部契約管理情況，確保契約依法訂立和順利履行，防範契約糾紛
第三十一條契約監督檢查的主要內容有：
（一）契約管理制度實施情況；
（二）契約管理台帳及檔案建立情況；
（三）契約簽訂與履行情況；
（四）契約糾紛處理情況；
（五）契約管理人員的教育培訓情況等。
第三十二條履行監督檢查職責時，受檢查部門要如實提供與檢查事項有關的資料，並對有關檢查事項涉及的問題作出解釋和說明。
第三十三條公司根據檢查情況，有權對受檢查部門作出如下處理：
（一）對在訂立、履行契約和契約管理工作中，違反本辦法造成經濟損失部門和個人，追究其相應的責任；
（二）對在契約管理工作中存在問題的部門和個人，給予通報批評或相應經濟處罰及行政處分；
（三）對在契約管理工作中成績顯著或為企業避免、挽回經濟損失的單位和個人，按有關規定給予表彰或獎勵。
第八章附則
第三十四條本制度自公布之日起試行，解釋權歸公司行政人力資源部。