談談上行文的審核把關 閆訓立 （山東黃河河務局） [文摘] 本文分析了加強上行文審核把關的必要性，對文秘部門在上行文審核把關中應把握的重點進行了剖析，並提出了做好審核把關的具體措施。 [關鍵字] 公文 審核 把關 一、什麼是上行文，上行文的用途 公文按其行文方向，可分為上行文、下行文和平行文。上行文指下級機關、組織向其所屬的上級機關、組織行文，也可以是向有業務指導關係的上級部門行文，例如市級政府向具有領導關係的省級政府行文，省級政府工作部門向具有業務指導關係的xx工作部門行文都是上行文。 上行文的文種有３類：“請示”、“報告”、“意見”。 “請示”，適用於向上級機關請求指示、批准。“報告”，適用於向上級機關匯報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。 “意見”是２０００年發布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）新增加的文種，作為上行文，適用於對重要問題提出見解和處理辦法，供上級機關決策參考，也可以報請上級機關請求批准或批轉。 二、對上行文審核把關的必要性 首先，省局領導同志對公文處理工作非常重視，多次作出重要批示，～年3月14日，袁崇仁局長在一份檔案上批示“請辦公室下決心抓一下公文的規範，避免出現差錯”。4月23日，袁局長又批示“請辦公室注意規範這方面的工作，要嚴格要求，經常指導”。7月30日，袁局長批示“在這方面要很好的把關，凡是不符行文規範的堅決退回”。省局領導在這樣短的時間內3次對公文工作作出批示，足見對這項工作的重視。我們要認真學習領會，把領導的要求貫徹到公文審核把關工作中去。 其次，從公文的定義來看，公文是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務管理的重要工具。這個定義至少體現了公文2個鮮明的特點：一是具有法定效力，公文印發後，各級機關要認真學習並遵照執行。二是具有規範體式，包括紙張的規格，數字的寫法、標點符點的用法都有嚴格的規定，必須正確使用。文稿審核是公文處理的一個重要環節，如果沒有人來審核和把關，公文的質量是很難保證的。再者，向上級機關報送公文，更是一件非常嚴肅的工作。如果一份上行文陳述不清，請示事項不明確、具體，往往會給上級機關批准、答覆帶來一定難度。如果該用請示的用了報告，或者格式不規範，被上級機關作退文處理，既耽誤了時間，更有可能誤事，給工作帶來一定程度上的被動。 再次，從各單位上報省局的檔案看，還存在不少問題。比如有的檔案不符合行文規則，有的檔案不夠規範，請示報告不分，報告中夾帶請示事項，上報檔案沒標籤發人等。有個別檔案印製、裝訂不符合要求，甚至還有未加蓋公章就報出的檔案。綜上所述，對上行文加強審核把關十分必要。 三、上行文審核把關中應注意的問題 《辦法》第四章第二十七條規定：“公文送負責人簽發前，應當由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。” 1、是否確需行文 向上級機關行文，一般有以下幾種情況:一是工作中不能自行決定重大問題，需要上級機關批准的，如請求將河口模型建在東營市的請示；二是審批許可權在上級機關需要上級機關審批的，如防洪工程建設初步設計、詳細設計的批准，國有資產“非轉經”手續等，都需要請求上級批准；三是例行的工作總結報告或領導安排上報的,前者如每年需要向上級報告防汛、防凌工作情況，後者如局領導研究決定上報的黃河三角洲考察報告、汶河流域考察報告等；四是上級有明確要求上報的，如～年全河工作會議上黃委李國英主任要求委屬各單位上報創新體系意見；五是對工作中的重大問題提出見解和意見，供上級機關決策參考，對南水北調東線工程利用東平湖作調蓄水庫的意見等。 無論何種情況的上行文，都要認真審核其有無必要行文，也就是說向上級行文的理由是否充分，不能來文即核，核後即報。凡上級有明確的規定不允許的，就沒有必要再行文請示。比如，關於單位購置配備工作用車問題，什麼級別的單位、領導配備什麼標準的車輛，上級規定的比較明確具體，如超標準購置車輛，就不要行文請示了；再如省局有規定局領導一般不參加局屬單位召開的專業性會議，那么市局召開有關會議也必要行文請省局領導參加。如果確需行文，還要考慮是書面行文還是採取其他方式，能用口頭、電話、傳真等解決問題的可不再行文。在這一點上審核人員要敢於負責，嚴格把住行文關。 2、行文方式是否妥當 （1）行文名義是否準確。一般情況下，對於一些全局性的重大問題，需以本單位的名義向上級機關行文，如向上級黨委部門報送公文，需以本單位黨組織的名義行文。對於請示上級機關主管部門職權範圍內的具體問題，可以本單位部門的名義用便函直接報主管部門處理，但切不可用便函的形式直接向上級機關請示。 （2）檔案形式是否妥當。一般上行文要用有紅頭、有發文字號和簽發人、格式規範、齊全的正式檔案。但在實際工作中往往有的單位不用正式檔案，如向領導同志報告其交辦事項用“呈閱件”、“參閱件”等，這種形式上級主管部門已多次要求禁用，應改用正式檔案的形式。 3、是否符合行文規則 （1）不越級行文，不橫向請示。上行文的主送單位必須是與制發機關有隸屬關係的直接上級機關。雖是上級機關但不是直接隸屬關係的不應直接請示、報告，否則即成為越級行文，上級機關對越級行文原則上不予受理。請求平行或不相隸屬的職能部門審批其管轄範圍內的事項，不應使用請示，正確的方法是使用“函”。例如黃河部門建設防汛指揮中心，其規劃就需要地方規劃部門批准，因河務部門與規劃部門是不相隸屬關係，應行函申請批准。 （2）不多頭主送，不送領導同志個人。上行文主送機關一般只有一個，那就是制發機關的直接上級機關。受雙重領導的單位向上級機關行文，應分開報送較妥。如內容涉及的其他單位，通常採用抄送的形式。除特殊情況上行文一般不應直接送領導同志個人，更不能向有關領導多頭分送。因為重要的事情領導們都要集體研究決定，送給領導同志個人，領導還是得交給秘書部
門辦理，這樣就為領導增加了不必要的麻煩。另外領導同志工作比較忙，事情比較多，檔案送給個人，有時難免顧不看，這樣豈不是“欲速而不達”。 （3）“請示”應當一文一事，如果一個請示件的內容涉及多個問題、多個部門，既增加辦理的難度，也影響辦理的效率。請示一文一事，可以使公文內容集中，篇幅簡短，便於公文辦理，有利於提高效率。如同時請示多件事，必須是同一個問題密切相關的幾個方面，也必須是上級機關能一次給予批覆和解決的；否則，有幾個問題就要寫幾個請示。 ４、是否符合擬制公文的有關要求 （1）選擇和使用正確的文種，不可生造文種。但有的單位上報檔案缺乏嚴肅認真的態度，不知道《辦法》規定了什麼文種，不了解上行文該用什麼文種，而是像日常寫套用文一樣，竟然上報《關於解決燃油鍋爐資金的申請》、《關於基建資金使用情況的說明》等，說明其上報檔案沒有文種的概念，生編硬造文種。 （2）文種不可混用，該用請示的不能用報告，報告中不可夾代請示事項，也不可夾代建議事項，報告作為閱件，夾代請示事項往往得不到及時答覆，容易誤事；報告夾代建議事項不符合新《辦法》的規定，向上級提出建議和意見要用“意見”這個文種。意見也不能與請示相混，意見是建議上級辦什麼、怎么辦，並提出具體方案，供上級決策參考或批轉；請示要求上級給什麼，並說明理由，陳述用途，請求上級批准或答覆。 （3）請示的事項要明確具體。請示的的語言要簡捷、明了、準確、具體，提出的請求要合情合理，有依有據，以便上級機關作出科學合理的決策。比如請示上級開展某項工程建設，就要簡明扼要地將現狀、存在的問題及進行建設的必要性和緊迫性說清楚，並詳細提出明確具體的建設計畫。如請求幫助解決所需資金，分項列出後要計算出總金額，給上級一個整體的概念。對請示的問題，如有不同的解決意見，要客觀分析各自優缺點，提出明確的傾向性意見，便於領導決策參考。轉報下級的請示，也要明確本單位的意見，不能將問題不負責任地上交。 （4）行文語氣要得當。向上級機關匯報工作、報告情況，文風要平實，反映情況要客觀，不可過多地堆砌修飾性用語。匯報工作不能只講成績，不說問題，有的雖然講到了問題，但是蜻蜓點水，對問題有什麼表現、程度如何、如何解決，沒有深刻的分析。殊不知領導機關對工作中取得的經驗、對全局有指導意義的典型很重視，但對於存在的問題特別是一些帶有普遍性的問題、苗頭性問題更加重視。因為只有發現問題、解決問題才能促進工作的開展。 5、公文格式是否符合《辦法》的規定 （１）組成部分有無遺漏。公文常用的組成部分有發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關等十幾項，上行文中經常有忘了署上籤發人的，公文的簽發是公文發生效力的標誌，《辦法》規定，上行文應當由單位主要負責人簽發，也就是由單位的“一把手”簽發。請示類公文要在附註處標識聯繫人，聯繫電話；有的請示件沒有標識，或者是標識的位置不規範。此外，還有上報的檔案忘記加蓋印章的。這都是組成部分不全的問題。 （２）公文組成部分標識是否規範。這方面的內容較多，如引用公文，正確的方法是先引標題，後引發文字號，發文字號在標題後用圓括弧括起來。不可只引標題，或只引發文字號。檔案中經常出現的日期，應當寫明具體的年、月、日，儘量少用“今年”、“明年 ”等詞語, 年份要寫完整 ,如:“XX年”,不可寫成“01”年。文中結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。 “(一)”不加頓點或逗號,“1.”中使用圓點,不要寫成頓號等等。 四、怎樣做好上行文的審核把關 一是提高對文稿審核把關工作重要性的認識，進一步增強做好工作的責任感和自覺性。從大的方面講，公文處理是為治黃中心服務的一項重要工作，這項工作的好壞，直接關係到水利部治水新思路、黃委重要工作部署的及時傳達貫徹，直接影響到各項工作的開展與治黃事業的發展。從小的方面說，檔案代表一個機關的形象，不僅反映機關的工作質量和效率，而且也反映出其工作人員的綜合素質和政策水平。公文處理工作做得好，對於保證機關政令暢通、協調運轉，推動機關工作規範化，促進機關工作上水平，也將起到積極的作用。從事文稿審核把關的同志一定要把這項工作提到與治黃中心密切相關的高度，我們進一步增強責任感、自覺性，不遺餘力地去把工作乾好。 二要加強政治業務素質的學習，樹立創公文“精品”的意識。文稿審核把關是政策性、業務性都很強的工作，只有學好理論、掌握政策、熟悉業務，才能在審核把關中提出建設性的建議和意見。為此，要認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“xxxx”的重要思想，學習黨的路線、方針、政策，不斷提高政策水平和理論水平。要潛心學習、鑽研《辦法》和上級及本單位有關公文處理工作的規章制度，對文種的適用範圍、行文規則、公文格式等相關的公文業務知識要有深刻的理解，做到入心入腦，瞭然在胸，運用自如。要乾一行，愛一行，專一行，精一行，努力成為“辦文專家”。要捨得在檔案的審核把關上傾注心血，做到鍥而不捨，精雕細刻，精益求精，努力創公文精品，出精品公文。 三是樹立文秘部門審核把關的權威。在文稿的審核把關中要善於發現問題，提出問題，但解決問題要依靠業務部門。因為業務部門的幹部是業務工作的內行，要虛心向他們請教，充分尊重他們的意見。但是必須認真貫徹執行《辦法》和上級及本單位有關公文處理工作的規章制度，要堅持原則，做到該堅持的標準不能降低，該規範的格式不能遷就，該履行的程式不能簡化，對收到的明顯不符合擬文要求的文稿，要退回主辦部門重新起草。同時，還要充分發揮在領導身邊工作，了解的情況多的優勢，學會站在全局的角度去思考問題、分析問題，修改文稿要努力爭取充分體現領導的意圖,這樣審核修改的文稿才能讓領導滿意,讓擬辦部門佩服。文秘部門審核把關的權威性只有在堅持原則並發揮自身優勢的基礎上才能真正得到確立。 四是要有敬業、奉獻、創新的精神。文稿審核把關工作量大，標準要求高，做好了領導很少表揚；把不住關出了問題，就要受批評。既然從事這項工作，就要嚴肅認真，一絲不苟，勤奮工作，把工作乾好。要堅決擯棄那