（四）序號累贅。發文順序號中多加了“0”變成“0×”。
（五）一文多字號。聯合發文時並用了幾個單位的發文字號。
（六）一字號多文。用同一發文字號製作兩份不同的檔案。
（七）跳號。沒有按自然數的順序依次排列，中間出現跳號現象。
（八）字第搭配不當。正確的是“字”在年號之前，不用“第”；前面用“字”，後面用“第”；前面無“字”，後面就不應有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委〔XX〕×號。
（九）濫用“發”字。只有重要檔案才採用“××發”字號。
（十）自製發文字號。未按規定要求編制發文字號。
五、簽發人標註中的常見問題
（一）上行文未標註簽發人姓名。公文處理規定要求上行文必須標註簽發人姓名。
（二）下行文標註了簽發人姓名。下行文不要標註簽發人。
（三）標註不規範簽發人標註位置遠離發文字號（正確的是它們之間空兩個字）；簽發人標註的字型字號與發文字號的字型字號不一致；“簽發人”與簽發者姓名之間未加冒號。
六、公文標題中的常見問題
（一）缺少發文機關或通過決議、決定的會議名稱。“決議”、“決定”等文種的標題不能省略發文機關或通過決議、決定的會議名稱。如“中國共產黨省第九屆委員會第三次全體會議關於《中共省委關於認真學習貫徹黨的xx大精神，努力開創富民強省新局面的決定》的決議”，就不能省略會議名稱，《中共省委關於認真學習貫徹黨的xx大精神，努力開創富民強省新局面的決定》，就不能省略發文機關。
（二）用發文字號代替檔案名稱稱如：“關於××〔1997〕×號檔案的批覆”，這類標題的事由，除極少數熟悉標題中所述檔案的內容的人外，其他人是不能明白的。應將原檔案標題或其主要內容明確標註在批覆檔案當中。
（三）文字累贅。如：《“秘書工作”×人民政府關於認真貫徹落實×政發〔XX〕××號檔案精神，積極動員民眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農業奪取豐收的情況的報告》，發文機關可省略，所引檔案的發文字號應刪掉，事由可概括，改為《關於春耕播種情況的報告》就簡明了。此外，在標題中常出現文字或詞義重複的現象，如《關於貫徹“秘書工作”×通知的通知的通知》，應為《關於貫徹“秘書工作”×通知的通知》；又如《關於請求解決“秘書工作”×的請示》，應為《關於解決“秘書工作”×的請示》，後面有請示，前面用請求就是多餘的。如《××政府辦公室關於印發〈關於“秘書工作”×活動實施方案〉的通知》中，後一個“關於”就可以不要。
（四）濫用標點符號。除引用檔案用書名號外，公文標題中一般不標註其他標點符號。
（五）缺少文種。如《××市人民政府批轉市教育局關於建立高等院校學習基地的報告》，誤把被轉發部門的“報告”當作本公文的文種，應在其後補上“通知”這一文種。