（一）部門報送黨委政府辦理的檔案或代擬稿不合乎要求。部門單位到同級黨委、政府秘書部門呈報檔案或公文代擬稿，應該提供：
1．合乎規範要求的檔案或公文代擬稿。
2．與呈報檔案相關的背景材料，如相關檔案資料等等。
3．黨委、政府領導是否有批示要求行文。有批示的，來文單位應提供批示件的原件；
黨委常委會議或政府常務會議是否明確要求行文。要求行文的，來文單位應提供會議紀要。
上級黨委、政府是否對同類工作或處理同類問題行過文。本級黨委、政府是否對相關工作或處理相關問題曾經行文。已行文的，由來文單位提供檔案。
涉及其他部門協調的事項，應事先進行協調，並提供其他部門簽署的意見。
本單位領導是否簽署意見。沒有簽署意見的，應簽署意見或蓋章。
4．代擬稿的電子文擋。
（二）辦文工作人員對部門送來的檔案或代擬稿把關不嚴。收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點：一是是否應由本機關辦理；二是是否符合行文規則；三是內容是否符合國家法律、法規及其它有關規定；四是涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；五是文種使用、公文格式是否規範。六是提供的材料是否準確、完備、齊全。
（三）文稿送審會簽不規範，缺乏主動協調，導致工作被動。文稿校核後，應填寫發文審簽單，由秘書部門負責人注批後送有關領導審簽。文稿送審應安排專門人員呈送，一般按注批單上領導的排名順序，從後至前依次呈送。呈送急件時，由送審人員口頭向領導或領導秘書報告。
呈送急件時，如簽批的領導在市內下鄉，可電話報告並做好記錄，也可將送審稿電傳到所在地黨委、政府辦公室，請其轉呈。如簽批的領導在外出差，可電話報告並做好記錄，如聯繫不上，經有關領導同意後，可越過此領導向另一位領導呈送。
每呈送一份文稿，辦文人員應在公文送審台賬上登記送出時間、呈送領導姓名、重要批示意見等送審情況，便於跟蹤催辦。
辦文人員每次收回領導簽批的文稿後，應逐一做好覆核、協調工作。重要批示意見和修改意見要報告秘書部門分管領導和主要領導。主要領導關注的重要檔案，要及時報告辦理進度。領導作出批示或修改意見的文稿要附在清樣後，必要時可在原稿上註明是哪位領導做出批示或修改。
（四）忽視公文覆核環節。有些單位辦文工作人員為了省事，不經覆核就進行登記編號和印製。已經領導審批定稿的檔案，辦文人員要對公文格式再覆核一至兩次。重點覆核檔案標題、主送機關等項目是否表述準確，領導審簽手續是否完備，檔案格式是否規範等，並對檔案的重點修改內容及有關數據指標、專用名稱等再作仔細覆核。覆核後要完善公文格式要素如主題詞、版記等，認真在台賬上進行編號，標明緊急程度、秘密等級、發文日期、發至範圍等。然後再送文印室進行印製，文印室製作出檔案清樣後，要將清樣校核一次，確定無誤後開印。