（二）檔案送閱混亂。有些單位收到檔案後，就隨意送給領導看，沒有擬辦意見，送閱時沒有登記，不知檔案去向，導致檔案丟失或泄密。檔案管理人員要認真閱讀和領會檔案精神，在呈批單上提出擬辦意見，擬辦意見一般是呈送領導（應符合傳閱範圍的要求）簽批建議、分發檔案方案等。然後將填好呈批單的檔案依次送領導閱批，應配備專門的檔案管理人員送簽，送簽前要及時登記送簽時間和送簽領導等事項，並及時進行催辦。領導簽批後，應將領導簽批意見及時告知有關領導和部門進行落實。呈批檔案不得橫傳，檔案管理人員要及時取回檔案並及時送下一簽批人。密級檔案原則上只能請領導到機要閱文室進行簽閱讀。特殊情況下可送至領導辦公室，閱後立即取回保管在保密室保密櫃內。
（三）分發、翻印不及時。上級機關有明確要求將檔案發至下一級的，應按照上級機關要求進行分發，填寫檔案分發表。需要翻印的，應及時翻印後發出。
（四）不及時歸檔。有些單位檔案長期放置在領導個人手中或其他部門，不及時歸檔。送至領導手中或其他部門的各類檔案，都必須及時收回，定期歸檔。
（五）不按要求進行清退銷毀。按照上級機關清退銷毀檔案通知的要求，填寫《清退銷毀檔案表》，除自留檔案外，將密級檔案送交上級黨委、政府秘書部門（部門單位送交同級黨委、政府部門或保密部門）統一進行銷毀。