其次，對詞的外延必須作適當的必要的限制。這是語言確切必不可少的。如魯迅先生臨終前，留下的遺囑中有“萬不可去做文學家和美術家”，很難使人理解，他便在“文學家和美術家”前面，加了“空頭”二字，變成了流傳於世的至理名言佳句。又如，“學生會要支持學生的要求”，也不妥當。要求有合理的、不合理的，正當的、不正當的，不能凡要求都支持，應在“要求”前面加“正當”兩個字。再比如，一九四五年抗日戰爭勝利後，蔣介石在美帝國主義支持下，挑起了內戰。新華社為揭露美蔣勾結，寫了一個揭露美帝國主義幫助蔣介石運兵的電訊稿，原稿有“當馬歇爾呼籲東北和平和中國和平的時候”一句話，語法並沒有毛病，但卻容易使人理解為馬歇爾是真要和平的。毛澤東同志在“馬歇爾”後面加上“好象在努力”五個字，這就十分準確地把馬歇爾的偽君子面貌揭開了。
四是概括。機關套用文的用語要求簡捷明快，因此應當特別注重使用論斷性語言、綜合性語言、民眾性語言。
在總結、決定、決議、指示等機關套用文中，要善於運用論斷性語言。這樣做，第一可以增強檔案的說理性和說服力；第二可以增強檔案的無可辯駁、不容置疑的權威性；第三可以用較少的文字說明比較多的、比較深刻的道理。比如《關於建國以來黨的若干歷史問題的決議》一文，在語言上，從頭到尾體現出論斷的特點。“抗日戰爭期間，我們黨從一九四二年開始在全党進行整風，這場馬克思主義的思想教育運動收到了巨大的成效。”一句話，概括了一九四二年黨內整風的背景，性質和它的效果，對這次整風的巨大歷史意義作了恰當的評價。又如“新民主主義革命的勝利是無數先烈和全黨同志、全國各族人民長期犧牲奮鬥的結果”這一論斷，充分揭示了新民主主義革命勝利的根本原因，既恰如其分地肯定了全黨和全國人民團結奮鬥的業績，沒有把一切功勞都歸於革命的領袖；同時，也不低估革命領袖的作用。實際上，“全黨同志”中自然也包括了黨的領袖在內。所以，在機關套用文中善於使用論斷性的語言，可以收到思想深刻，言簡意賅的功效。
在簡報、調查報告，匯報提綱及總結等機關套用文中，常常使用一些事例。從語言上說，這些事例多帶有綜合性。一方面它對問題的敘述，本身是大量事實、事例的綜合。如在一篇總結中談到：“全室七個同志，每人都認真地回顧了自己在一九八五年的工作歷程，暢談了政治上、思想上和業務能力上的收穫。”這個敘述，是建立在對全室七個人總結情況綜合分析的基礎上的。可以構想，如果對七個人的總結一個個加以描寫，那么這篇總結就要真正成為名符其實的流水帳了。另一方面，即使寫典型事例，也決不象講故事、寫小說那樣鋪襯、演繹、膨脹，而是儘可能用集約式的語言，說明它的概貌。如關於某區委常委組織生活會的情況報告，在談到“有攀比思想，看左鄰右舍”時，舉了三個例子：一是“春節人家請我們，我們也發請柬請人家”；二是“人家搞午餐補助，我們也搞”；三是“人家發食物過年，我們也批准企業單位給職工發三至五元買食物”。三個事例都沒有用很多話，但卻十分具體而生動地反映了這些領導幹部的“攀比思想”。這種語言的運用，是機關套用文有別於其他文體的重要特徵。