這份檔案大體可分解為三部分：
文頭部分。左上方是檔案編號，寫明該檔案總印數的次序，以便於統計、收發登記、借閱查找；接下行是檔案名稱稱，由發文單位的名稱和“檔案”二字組成，用紅色大號字型印在檔案上部的正中間，使人一眼就可看出檔案的性質和重要程度。有時也用黑色。如果幾個單位聯合發文，應把各單位名稱都排列上；檔案名稱稱下面是用小字號排印的發文機關代字、發文年號和該年度的發文序號。它不僅便於統計、收發、查找，而且往往代替較長的標題，便於引用。如果幾個單位聯合行文，一般只用一個與檔案關係最直接的單位的發文序號，有時也並列幾個單位的發文序號。機關的代字是固定不變的，比如，“中發”是中共中央檔案，“國發”是國務院檔案，“京發”是中共某某地委檔案，“京政發”是某某地人民政府檔案等。在確定代字時，要避免和其它單位重名，一旦確定了，就不能任意變動。下面一條橫線，把文頭和行文部分隔開，一般是用紅線(或黑線，和檔案名稱稱同一顏色)，中間印一個五角星。
行文部分。左上角是密級(也可寫在右上角)，用方括弧。如〔秘密〕、〔機密〕、〔絕密〕。只有保密檔案才寫密級。密級下面正中是檔案的標題，字型要大於正文，小於檔案名稱稱。標題一般由發文機關名稱、主要內容和文種組成。也有的標題無發文機關名稱，如，關於表彰“秘書工作”等同志先進事跡的通報，有的無事由，如中華人民共和國主席令；有的只有文種如《通知》、《布告》等。標題必須準確、簡練、明晰、避免冗長拖迤，產生歧義。標題下面是台頭，即主送機關名稱或領導人名稱。寫在正文上面左側，頂頭，和正文第二行第一個字排齊。一般情況下，上級向下行文，主送機關較多。而下級向上級行文，常常是一個主送機關或一個和幾個領導人的名字。《請示》則只能寫一個主送機關，台頭下邊是正文。這是檔案的主體部分。除少數檔案外，一般沒有固定格式。有的檔案開頭結尾有一些習慣用語，比如，開頭寫“根據……檔案的規定”、“根據某領導的指示”；結尾寫“以上各項希參照執行”，“以上希遵照辦理”，“特此通報”等等。正文後面靠左邊的位置是附屬檔案的名稱和件數。附屬檔案是對正文的補充或佐證，必須和正文有密切關係。但能不附的儘量不附，必須附又能節某某的儘量節某某。最後是印章和成文時間。印章是行政效力的重要標誌，要“齊年蓋月”，即印章要蓋在年、月、日中間。不是所有檔案都必須用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有領導人簽署的檔案也可不用機關的印。《請示》等上行文以及《通知》、《介紹信》等則必須用印。成文時間的確定，應以定稿時主要領導人簽發日期為準。但會議通過的檔案，則以通過時間為準，一般不寫在檔案最後，而寫在標題下面。有些規範性檔案，正文末尾要寫明施行日期如本條例自×年×月×日起施行。
文尾部分。包括傳送範圍，即此件發至××級，抄送機關名稱，印製單位名稱，印發時間，總印數。
另外，凡屬緊急檔案，應根據緊急程度，在文頭或行文界線上或下方(左右都可)標明“急”、“特急”字樣。