行文部分。左上角是密級(也可寫在右上角)，用方括弧。如〔秘密〕、〔機密〕、〔絕密〕。只有保密檔案才寫密級。密級下面正中是檔案的標題，字型要大於正文，小於檔案名稱稱。標題一般由發文機關名稱、主要內容和文種組成。也有的標題無發文機關名稱，如，關於表彰“秘書工作”等同志先進事跡的通報，有的無事由，如中華人民共和國主席令；有的只有文種如《通知》、《布告》等。標題必須準確、簡練、明晰、避免冗長拖迤，產生歧義。標題下面是台頭，即主送機關名稱或領導人名稱。寫在正文上面左側，頂頭，和正文第二行第一個字排齊。一般情況下，上級向下行文，主送機關較多。而下級向上級行文，常常是一個主送機關或一個和幾個領導人的名字。《請示》則只能寫一個主送機關，台頭下邊是正文。這是檔案的主體部分。除少數檔案外，一般沒有固定格式。有的檔案開頭結尾有一些習慣用語，比如，開頭寫“根據……檔案的規定”、“根據某領導的指示”；結尾寫“以上各項希參照執行”，“以上希遵照辦理”，“特此通報”等等。正文後面靠左邊的位置是附屬檔案的名稱和件數。附屬檔案是對正文的補充或佐證，必須和正文有密切關係。但能不附的儘量不附，必須附又能節某某的儘量節某某。最後是印章和成文時間。印章是行政效力的重要標誌，要“齊年蓋月”，即印章要蓋在年、月、日中間。不是所有檔案都必須用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有領導人簽署的檔案也可不用機關的印。《請示》等上行文以及《通知》、《介紹信》等則必須用印。成文時間的確定，應以定稿時主要領導人簽發日期為準。但會議通過的檔案，則以通過時間為準，一般不寫在檔案最後，而寫在標題下面。有些規範性檔案，正文末尾要寫明施行日期如本條例自×年×月×日起施行。
文尾部分。包括傳送範圍，即此件發至××級，抄送機關名稱，印製單位名稱，印發時間，總印數。
另外，凡屬緊急檔案，應根據緊急程度，在文頭或行文界線上或下方(左右都可)標明“急”、“特急”字樣。
《國家行政機關公文處理辦法》在公文格式一章還專門列了一條，即：“公文紙一般用十六開型(長260毫米、寬185毫米)左側裝訂。‘布告’、‘公告’、‘通告’用紙大小，根據實際需要確定。”有的單位還規定，檔案的定稿，要用毛筆、鋼筆書寫，不得用鉛筆。這主要是為長期保存而定的。
以上講的書面製作格式，是機關套用文都要使用的。此外，具體到每一種文體，又按其性質和任務，分為三種情況：有相對穩定的撰寫格式的文體；無格式的文體；雖然沒有固定的撰寫格式，但某些部分有習慣性寫法的文體。
有相對穩定的撰寫格式的文體，主要有四種：
《法規》，標題應標出制定或發布法規的單位及法規的名稱，有的標題只標法規名稱，而把制定單位、批准部門和發布時間放在標題下面的括弧內。正文的撰寫順序是：首先說明制定法規條例的依據、目的或背景，一般採取“總則”或“序言”的方式表達，也有作為第一條的；然後是法規的基本內容，可分章分條寫出；最後說明生效日期、解釋許可權以及與其它法規條例的關係。這一部分有的以“附則”形式出現，有的作為最後一條。