《請示》，一般由六部分組成：標題，寫法是“關於……的請示”。台頭，寫明上級機關或領導人的名稱，如“黨中央”、“某地委”、“某某委”等。請示原因，講明請示的背景和依據。請示事項，即需要審批的問題。肯定性要求，一般用語是“以上無不當，請批准”，“是否妥當，請批示”等等。最後是請示單位(或請示人)的名稱和成文時間，如需加印的還要加印。
《會議紀要》，如日常辦公會議和大型會議的紀要，前者除標題外，應順序列出會議時間、地點、主持人、參加人、會議內容、決議事項。後者則可根據情況，刪去其中一項或幾項。
《契約》，主要是，標題要標明契約性質，依次寫立契約人、訂立契約的目的、協定的條件、契約變更條件及雙方遵守的原則、份數及保存者、立契約人簽名蓋章、簽訂日期。如有中間人也要列在立契約人後面，簽名蓋章。有附屬檔案的，要在最後寫明附屬檔案名稱及份數。
有習慣性寫法的文體。比如《工作計畫》，除標題外，開頭是編寫計畫的目的意義，接著另起一段是方法步驟(包括措施、時間要求、組織領導等)，最後標明計畫的制訂者和制訂日期。又如《工作總結》，先寫基本情況，即概述工作背景和指導思想，再寫成績收穫、缺點問題、經驗體會，有的加一段下一步的奮鬥目標。有些調查報告，也有一些習慣性寫法。但這些都不是固定的，常常因人、因時、因內容而變更。
不同時代的機關套用文，有不同的格式。我國社會主義時期的機關套用文，格式總的說是相對穩定的，但也不是一成不變的，也有一個不斷改進和完善的過程。我們應當在寫作實踐中，不斷總結經驗，不斷創新，逐步形成社會主義的、中國式的、科學的格式。但已經形成的行之有效的格式，卻不能任意改動。目前在機關套用文寫作上的主要問題之一就是有些同志頭腦中沒有格式的概念，因此常常出現混亂，使檔案漏洞百出，有的甚至喪失效用。經常出現的毛病有：(1)格式不完善。有的檔案應寫標題的沒有寫，應寫密級的漏掉了。還有的檔案無編號或無成文日期，或應簽名蓋章的卻不簽名蓋章，結果失去法律效用等等。(2)次序顛倒。比如把發放範圍寫在文頭部分，而密級則寫在文尾部分。(3)張冠李戴。把《請示》的結尾“以上意見是否妥當，請批示”，寫在《報告》上等等。
第一章 如何掌握機關套用文寫作的規律
第四節 機關套用文的格式
文章的格式，是指文章相對穩定的製作規格或式樣，它屬於表現形式的範疇。不同的內容，不同的使用範疇和使用目的，有不同的格式。國家機關工作的統一意志，嚴肅周密，講究效率的特點，決定了機關套用文必須有一個方便工作、統一嚴謹的格式。古今中外，歷代政權，都十分重視機關套用文的格式。我國歷史上不少朝代對文書名稱、開頭結尾、陳述順序以及用語、書寫等，有著不同程度的規定。有的要求十分嚴格，如果違反，輕則受責、重則治罪。由於階級的局限和等級尊卑制度的桎梏，致使有些朝代過分注重格式，發展成了僵硬的形式主義和文牘主義。
機關套用文的格式，包括書面製作格式和文種撰寫格式。書面製作格式，《國家行政機關公文處理辦法》第三章作了明確規定，即無論哪類文種，在檔案製作時，一般都由標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附屬檔案、印章、發文時間、抄送機關、附註等部分組成。同時規定了十條原則：一、公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般應標明發文機關和公文種類。二、發文字號，包括機關代字、年號、順序號。幾個機關聯合發文，只標明主辦機關發文字號。三、公文一律加蓋印章。上報國務院的公文，應註明簽發人。四，秘密公文應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。五、緊急公文應分別標明“特急”、“急”。六、請示一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，套用抄報形式。七、公文如有附屬檔案，應在正文之後註明附屬檔案名稱和順序。八、發文機關應寫機關全稱或規範化簡稱，幾個機關聯合發文，應將主辦機關排列在前。九、會議通過的檔案，應在標題之下，正文之前註明會議名稱和通過日期。十、文字從左至右橫寫、橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排板。