那么，為什麼在機關套用文寫作中一些同志愛用“問題”呢?原因有：
第一，對所要寫的事物缺乏認真、深入的分析和思考，沒有找到事物的內在規律，而滿足於一般的現象羅列。客觀事物是極其複雜的。要認清它的本質，必須下一番苦功夫，動一番腦子，善於把感性的認識上升為理性的認識。這樣才能反映深刻，才不至於停留於表面，才可以避免甲乙丙丁的現象羅列。一般來說，在任何一個具體事情、具體矛盾、具體概念上冠以“問題”二字，都是比較簡單，比較容易，對作者也是比較輕鬆的。但是，我們決不能圖簡便、圖輕鬆，而使得機關套用文失於平庸、浮泛。
第二，對修辭不夠講究，缺乏應有的修辭知識。任何文章的寫作都要注重修辭，機關套用文的寫作同樣如此。在機關套用文寫作中，也要對語言精心選擇加工，以增強語言表達的效果。如“問題”一詞，在機關套用文中雖然是常用的辭彙，但每次使用都應掌握得當，該用則用，該舍則舍，該變通則變通，免得重複、哆嗦，落俗套，破壞了整個文章的語言美。在一篇調查報告中有這樣一段話：“我們感到這裡反映的主要問題是個別領導不重視的問題，缺乏得力措施的問題，也是幹部和職工政治、業務、文化素質低的問題。”這裡面連續用了四個“問題”，但並沒有給人多少新思想，新意境，相反地卻使得語言乏味，更談不上語言美。實際上，如果稍加變換，去掉幾個“問題”，改為“我們感到這裡反映的主要問題，一是個別領導不重視，二是缺乏得力措施，三是幹部和職工政治、業務、文化素質低。”既不失原意，又簡捷明快，讀起來也流暢、順口，特別是避免了“問題”來，“問題”去，給人俗不可耐的感覺。
可見，只要認真，只要精心，在機關套用文中到處使用“問題”的現象，是完全可以避免的。
四說“進行”。“進行”一詞，不僅是機關套用文喜歡用，許多文章都喜歡用，有時甚至用得過於隨便，以至一九八三年五月十四日的《人民日報》“今日談”，專門為此發表評論，題目就是：《革命尚未“取得”成功，同志仍須“進行”努力》。評論指出，不少文章中的“進行”式，完全是畫蛇添足。其實，這種現象太普遍了。請看一篇簡報中的一段話：
“公司黨委獲悉司機“秘書工作”在密雲某地出了事故，撞傷一名趕大車的社員以後，當天晚上就開會進行了研究。會上決定對“秘書工作”要進行批評教育，並且決定派人到密雲某地“秘書工作”公社對該受傷的社員進行慰問，對其所受的損失進行賠償，同時通報全體職工，向大家進行一次安全教育。”
這段話只有一百多個字，卻連用了五個“進行”。實際上，仔細推敲一下，所有的“進行”都可以去掉。“開會進行了研究”，改為“開會作了研究”不是也可以嗎?“對“秘書工作”要進行批評教育”，改為“對“秘書工作”要給以批評教育”，也決不比“進行”差。“對受傷的社員進行慰問”，也可以改為派人到密雲某地“慰問受傷社員”，既簡化了句式，也節約了文字。“對其所受的損失進行賠償”，改為“賠償其損失”，豈不更痛快嗎?“向大家進行一次安全教育”，也可改為“教育大家重視交通安全”。