（5）成文日期
公文成文日期一般以機關負責人簽發的日期為準；法規、規章類公文以依法批准的時間為準；聯合行文，以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。
成文日期要用漢字標註，並將年、月、日標全，“零”寫為“o”。
（6）公文生效標識
公章是公文生效的標誌。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。
當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；
當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3㎜。
當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。
（7）附註
附註是指需要附加說明的事項。如需解釋的名詞術語，或者是公文傳送範圍和閱讀、傳達對象等。
公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括弧標識在成文時間下一行。
3．版記部分
版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機關名稱、印發機關和印發時間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。
（1）主題詞
主題詞是能夠反映公文主要內容和類屬的、規範化的名詞或詞組。標引主題詞時，順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映檔案內容的詞，後標反映檔案形式的詞。當詞表中找不出準確反映檔案主題內容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當的詞標引。使用的主題詞不得超出主題詞表的範圍。每份檔案的主題詞，最多不超過5個詞組。上報的檔案，應當按照上級機關的要求標註主題詞。
“主題詞”用3號黑體、居左頂格標識，後標全形冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。
（2）抄送機關
抄送機關是指主送機關之外需要執行或了解公文內容的其他機關。標註抄送機關，應當使用該機關全稱或規範簡稱、統稱。一份公文要不要抄送，抄送給什麼樣的機關都要從實際需要出發，既不要濫抄濫送，也不應漏抄漏送，以免產生不利的影響。
公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全形冒號；回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
（3）印發機關和印發時間