(2)根據職權範圍和隸屬關係行文
政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。
向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送。不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。
向下級機關的重要行文，應當同時抄送發文機關的直接上級機關。
不相隸屬機關之間一般用函行文。
(3)請示應一文一事
向上級機關請示問題，應當一文一事，不應當在非請示公文中夾帶請示事項。
請示事項涉及其他部門業務範圍時，應當經過協商並取得一致意見後上報；經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。除特殊情況外，請示應當送上級機關的辦公廳（室）按規定程式處理，不應直接送領導者個人。
(4)正確運用主送、抄送行文
向上級機關的行文，或者要求對方答覆的檔案，應當主送一個機關，以便收文機關及時迅速地進行處理。切勿多頭主送。
受雙重領導的機關上報公文，應根據內容寫明抄報機關和抄送機關。
(5)聯合行文要會商
一般來說平行機關可以聯合行文。在辦理聯合行文時，主辦機關應主動和有關單位商量，取得一致意見之後再發文，而不能將自己的意志強加於人。
2．選準文種
公文的文種界限非常明顯，不同的文種體現出不同的職權範圍和機關之間的關係，也表現出不同的辦事目的和要求。因此，發文應根據本機關的職權、所處地位和發文目的，恰當地選用文種。如命令（令）、決定、通知、通報都有表彰先進的功能，但由於這些文種的性質、級別、運行方式等不同，其表彰的內容輕重、先進程度、所達到的目的也就有所不同，表彰時，要根據發文機關的級別、先進單位或人物事跡的輕重確定文種。誤用、混用文種，會使公文的質量和效用受到嚴重影響。
3．嚴格制定程式
行政公文的制發主要是經過：擬稿、核稿、呈批、簽發、繕印、用印、封發等程式，公文寫作者掌握了公文制文程式，可以提高公文的質量，加快公文的運轉過程。
4．明確領導意圖
行政公文的寫作一般是“遵旨”行文的受命性寫作，撰寫者要遵循機關或組織領導的意圖來行文，寫作時必須做到：“五清楚”，即任務、對象清楚；思想意圖清楚；政策依據清楚；行文方式方法清楚；具體事項清楚。寫作者只有做到了“五清楚”明確掌握領導意圖，行文才能真實地反映組織活動的面貌，體現發文機關的意圖。
（七）命令（令）的用途、特點
命令（令）適用於依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。
根據有關規定，全國人大常務委員會及委員長、國務院及總理、各地方人民政府及其首長，可以發布命令（令）；國務院各部部長可以發布命令（令）。命令（令）雖然往往以領導人個人名義發布，但體現的不是個人的要求，而是權力機關的意志。