參閱件是向領導報告工作、反映情況的一種常見公文，在黨政機關比較常用。從公文的文種上講，它屬於報告的變化形式。參閱件與其它公文相比，具有以下4個明顯特點:一是直接對上。它一般只供領導閱讀，除非領導有明確批示，一般不向下印發。二是屬於閱件。參閱件不像辦件，領導必須認真審閱，表明同意或不同意的明確態度，有的還要作出詳細批示。參閱件領導可以閱，也可以不閱;可以詳閱，也可以略閱。這主要取決於參閱件本身對領導的興趣和所引起的關注程度。三是篇幅短小。參閱件一般篇幅不長，短小簡練，是思想的精華，情況的高度凝練。四是呈報快速。就是反映情況快捷，呈報渠道暢通。這四個特點決定了參閱件的起草，除了具有常用公文一般要求外，還有其特殊的要求。可以概括為七要:
第一，準備要超前。與其它公文相比，參閱件更強調時效性。它往往是對工作過程、形勢發展動態、新情況初露端倪等的即時反映。因此，一份呈報正逢其時的參閱件，就要想在領導之先，謀在工作之前，對需要反映的情況要有所預見。這就要求對全局工作、對領導關注的重點問題要心中有數，善於洞悉事物發展的趨勢，對可能出現的情況要有很強的敏感性，對需要定期反映的情況要及早構思，提前調研，抓緊蒐集資料，精心謀篇布局，到需要起草時已是水到渠成，一揮而就。領導需要情況之際，也恰是參閱件脫稿之時。
第二，情況要新鮮。參閱件質量的高低，在很大程度上取決於有沒有新意。怎樣做到"新"，主要是提供的情況要包含新信息，特別是在提供思想動態、跟蹤工作過程、反映形勢發展變化趨勢時，尤其要注意提供新的東西。觀察問題要有新視角，這樣有利於領導辯證地分析思考問題，開闊新的工作思路，材料本身也更具吸引力和參考價值。面上的情況要有新事例，有時一項工作要定期向領導反映情況或許多單位要同時反映一個情況，更要注意多反映新的典型事例、新的變化數字、鮮活的民眾性語言等，以增加材料的新鮮感。若問題要採用新結構，上次是橫向立題，這次可以縱向立題;上次反映一個重點，這次可以反映另一個重點，通過體例上的變化達到求新求變的目的。
第三，內容要實在。參閱件屬於紀實性文體，如何對占有的大量材料去粗取精、去偽存真、去虛求實，這是決定參閱件價值大小的關鍵。參閱件是專為領導提供信息的，很多要成為領導思考問題、進行決策的依據，因此，提供的情況必須保證真實可靠。要多用數字、典型事例和民眾性語言，這樣簡單明了，說服力強，有利於領導掌握真實情況。要追求樸實的文風，行文開門見山，有一說一、有二說二，少講過程，少發議論。要善於對零散的情況進行綜合分析概括，提煉出能給人以啟發性的觀點，增加材料的厚重感。
第四，重點要突出。參閱件一般篇幅很短，通常都在1500字左右，在這樣短的篇幅內要給領導提供大量信息，就要化繁為簡，化冗為精，突出要點，這就要求起草者要選準主題，精選材料，反映自己最想反映的問題，反映領導最為關心、最想知道的情況，選擇最能說明問題的材料。反映綜合性問題，切入的口子要窄，論述的問題要集中，分的層次不要太多。要注意用鮮明的觀點畫龍點睛，以增加對視覺和心靈的震撼力。反映工作情況，要集中反映最突出的工作成果和有創造性的新經驗、新做法。反映問題時，要突出反映遇到的具體矛盾，分析其癥結，提出建議和對策。要學會選擇和放棄，再好的素材，如果與反映的問題無關或關係不大，也要忍痛捨去，防止無用的材料淹沒和沖淡主題。
第五，條理要清晰。為了防止參閱件篇幅短小容易產生的分不開 "檔"、層次不清的問題，要注意三點:一是標題要區分明顯，拉得很開，避免主題接近造成層次上的不清晰。二是要善於分配材料，在起草之前，就要對材料進行 "扒堆"，相對定位。如果邊寫邊找材料，就容易帶來條理上的混亂。三是要善於運用材料。經常遇到這樣的情況，有的問題材料很多，有的問題材料很少，這就需要合理分配材料，注意選取角度，讓材料服從於觀點，這樣既解決了材料不豐富的問題，也能防止因材料相同造成層次的不清。