一、有條不紊地進行工作。有了策劃，什麼時間完成什麼，完成到什麼程度，由誰來完成，便心中有數，可以避免盲目性和隨意性，加強時間觀念。
二、預見可能遇到的困難。未雨綢繆。策劃即使不能防止意外險阻的出現，至少能使人處變不驚，增加工作的主動性。
三、對各種需要做出估計。兵馬未動，糧草先行。國際會議需要充分的人力、物力和財力支持。有了規劃才能估計到各種需要的種類、數量和出現的時間，預做準備，防患於未然。
國際會議的組織者理所當然地要認真進行策劃，其他與會人士雖不直接從事策劃，但熟悉一下國際會議的形成和內中的問題，也定會有所裨益。
策劃國際會議需要注意：
一、及早動手。通常一個大型國際會議的構思、醞釀和策劃一年前就要開始。策劃是個漸進的過程。在構思和醞釀階段中，策劃的雛形實際上也在形成，只是待籌備進行到一定階段時，人們要求看到工作構想和實施方案，正式的策劃才破繭而出。經驗表明，策劃宜早不宜遲，原因是需要留出討論、修改和審批的充分時間。
二、全面考慮。國際會議的準備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時疏漏在將來造成損失。如會議主題選擇不當就可能使會議談不起來；如時間選擇不當，正值寒冬或酷暑，就會使用權與會者叫苦不迭；如會場未選合適，會議服務跟不上來，就會使會議陷於停頓。智者千慮必有一失，雖不應對策劃者求全責備，但策劃者也決不能因此而放鬆努力。特別要抓緊關鍵環節，避免出現大的閃失。
三、訂出落實的時間表。為了保證策劃能按時實施，必須訂出各階段任務的具體落實時間表。這一時間表是督促檢查的依據，也是掌握進度，調整快慢的準繩。經驗證明，掌握以下兩個環節是關鍵：
1．會議請柬發出的時間；
2．代表抵達和簽到的時間。
會議請柬的發出是會議前期準備完成的重要標誌。很難構想在會議名稱、主題、時間、地點、與會範圍及經費確定和落實之前，就發出請柬。代表的順利抵達和簽到則是會前準備已經全部就緒，會議即將開始實質性活動的另一重要標誌。因此，如能科學地確定發出請柬和代表報到的時間，並認真予以執行，其他準備工作便可一一帶動。
四、藉助他山之石。對於我們許多人來說，國際會議還是一個相對的新事物。我們的知識有限，經驗不足，應當求助於國內外的先行者，汲取他們的經驗教訓，結合本行業、本部門、本會議的特點，加以具體策劃。別人的總結、規劃、報告都有參考價值，可以借來一閱。有時，“與君一席談勝讀十年書”，也不妨一試。
對策劃國際會議的目的和注意事項有了基本了解之後，我們就可以就策劃中經常遇到的問題做進一步探討。
一、會議宗旨
所謂會議宗旨就是指舉辦某一特定國際會議的目標。對此，會議的主辦者都會準確和簡明的語言加以闡明。例如1981年在墨西哥舉行的坎昆首腦會議的主要目的便是：“通過國際元首和政府首腦，對全球談判和其他講台上關於國際經濟合作的其他努力，獲得認識上的真正一致，並給予積極的政治推動，以促進全球談判達成協定。”從這段文字里，我們至少可以看出三層意思：