（19）視聽設備租用：明確視聽設備的種類（可以包括設備的品牌）、數量、租用時間、費用。
（20）會議物資運抵酒店：在會議舉行之前，會議所需用的物資要運到酒店的庫房。在契約中應註明庫房的工作時間和酒店政策。
（21）電話附加費：儘量與酒店協商，免付電話使用附加費。協商檔案應包括在契約中。
（22）展品的處理：展品運進、運出酒店的時間上的規定對費用開支有很大影響。對於酒店在這方面的規定和可能會有的限制和局限，雙方應進行協商和討論。
（23）最低餐飲消費：有些酒店的契約上有最低消費這一條款，規定客人的早餐、午餐和晚餐花費必須達到某一最低金額。
（24）安全、防火規定：酒店符合安全和防火的有關規定。
（25）殘疾人保障：契約中特別列明酒店內設施和政策與有關殘疾人保障法是相符的。
（26）契約的終止：如遇第三者原因：不可抗力或特殊事件的發生，則允許一方提出終止契約而不受違約罰款。即終止契約的一方對影響會議正常進行的事態無法控制。
（27）免責：雙方應同意，對於一些疏忽事件和其他一些不影響會議進行和偶然突發事件對方不負責任。
（28）訂房確認報告：如果不寫入契約中，那么必須的訂房確認書會議方很難得到，所以有必要在契約中加入訂房確認報告這一條款。
備註：保存一份書面契約；將所有的回覆傳真或信函作為書面承諾歸檔保存。