策劃書的提出

★ 把握住決策人員的水準

在提出策劃時,有一件事情是絕對不能忽略的,這就是要把握好決策者的理論水準,然後有的放矢。

有一家公司,在提出全面培訓的策劃後,由於全體人員都是大學以上學歷,而且具有高度的數學能力,因此在策劃書上使用的說明,動不動就是數字,而且還有很多複雜的圖表。小組的人認為這是很容易理解的,可是那些聽的人當中,有一大半人都討厭複雜的數字,因為他們不具備了解這方面的能力。

比如說,對數圖是一個很典型的現象,我們知道它在說明問題的本質說是很有用的,但可能對領導們來說,他們可能連對數是什麼都不知道,或者早已忘了。這樣,一個對策劃的說明會,往往演變成初級數學課,效果自然可想而知。

在這種情況下,如果你能事先了解決策者的程度,就不會產生這種令人尷尬的常烘了。你只要利用與他們旗鼓相當的方式,就能很好地引起他們的共鳴。

★ 消除評審人員的敵意

要使策劃得到承認與採納,很重要的一個技巧是“化敵為友”。

將決策人員納入我們的工作陣營,讓他們以某種方式參與計畫的擬定,讓他們也提出自己的意見或智慧,而且要把它運用在策劃之中。這么一來,他們就會贊成這項策劃,至少不便反對了。

如果沒法把決策者正式加入,你應在開始之時,就很有禮貌地數次造訪決策者,把策劃的意圖向他們說明,並徵求他們的希望和意見。在策划過程中,也要向他們表示自己的想法,請求他們給予建議。然後把這些意見和建議納入策劃之中,有必要的話,可引用他們的原話。在策劃完成以後,你就可以拿著該策劃書前去拜訪他們,並向他們致謝說:“您的建議我們已經引用在策劃里,使得這項策劃能夠圓滿完成,真感謝您!”這樣子,他們就變成我們的夥伴了。

有些策劃人員採用更為巧妙的方式。他首先做好一個策劃,內容都是一些對方討厭或可能反對的東西,然後去拜訪他們。當然,往往遭到一堆批評。為了使效果更好,他還裝成堅決維護自己的策劃的樣子,同對方辯論。等到爭辯得差不多了,就主動承認錯誤,再把對方的意見統統納入自己的策劃書中,並再度拜訪他。這樣,對方連歡迎都來不及,根本就不會反對了。

★ 儘可能利用工具

為了將策劃順利地向決策層推銷,就必須製作各種用來說明及說服的工具。如果你單單將策劃書提出,用口頭來說服,通常效果不會很好。

一般最常用的工具是簡報和電腦,還可用錄相等手段。簡報的內容可以是圖畫、圖表、文字等,這些都是可以很直觀很具體的東西。現在套用電腦的情況越來越多,利用一些專門用來做演示的軟體,如microsoft powerpoint,可起到相當好的效果。

★ 對待否定與批評的技巧

當你提出策劃時,如果能事先慎重地進行模擬問答、事先協調、拉攏夥伴等工作,順利通過的可能性就很大。但實際上,在匯報現場,最使策劃人員頭痛的並不是質問,而是否定語。比如:“不管怎樣都沒法撥出這項預算”,或“這不適合我們公司的實際情況”,“這樣得不償失”。像這樣的這種意見隨時都會出現,策劃人員就難免動起肝火而變成意氣用事。