二、保質量，求效率，日常工作運轉進一步規範
在突出參謀服務這一重點的同時，我們在規範辦公室日常工作、促進高效有序運轉上狠下了功夫，緊抓了辦文辦會、機要保密、值班工作和信訪接待等工作。
一是辦文辦會規範高效。按照“規範、精細、嚴密”的要求，進一步完善了公文處理和管理的各項規章制度，嚴格辦文程式，辦文工作取得較大進步。公文質量明顯提升。公文主題集中鮮明。制發公文前，深入領會黨的路線、方針、政策，認真鑽研上級的工作部署安排，準確把握領導工作意圖，及時掌握領導的工作重點、工作要求和工作措施，確保公文的主題思想鮮明，符合大政方針，體現時代要求，緊扣工作實際。如針對前兩季度經濟形勢不容樂觀的情況，及時出台了《對工業企業暫停收費三個月的通知》，使企業得以休養生息，迅速恢復生產，促進了全市工業經濟的持續、健康發展。公文內容簡短精煉。公文起草過程中，我們力求文字精練，表述準確，反映實際，杜絕空話、套話，確保公文能夠方便工作、促進工作和推動工作。特別是加強了辦文過程中的協調工作，如制發《關於加強和改進政務服務中心工作的意見》一文時，我們從草擬初稿，到正式定稿開始送審，先後向進駐政務服務中心的38個單位徵求意見，並請主管的市委常委主持召開有關單位聯繫會議進行討論研究，再送市委委常委會議討論決定。根據領導和各單位的意見，反覆琢磨和推敲，六易其稿，確保了檔案明確具體、切實可行。體例格式規範得當。時刻保持兢兢業業、一絲不苟的工作作風，在公文的體例格式方面，做到了文種、格式正確，文面美觀大方，排印規範有序，裝訂乾淨整齊，並對所有的發文都加印二維條形碼，方便了檔案的查閱和管理。公文數量得到精簡。收文辦理，堅持適當、合理分流的方法。對上級安排部署工作比較明確具體的文電，直接送有關業務部門辦理，並要求部門視情向領導報告。對下級報來的一般性請示件，直接送有關業務部門提出初步意見後送領導審閱。發文辦理，堅持“三不發”原則。即可發可不發的不發，內容空泛的不發，部門能自行解決的具體事務不發。同時，充分利用現有的辦公自動化網路，對部分非保密的通知等簡單檔案，直接在網上發布。通過這些措施，檔案數量得到精簡，檔案下發數量與去年同期相比減少了20℅，為領導節約時間、集中力量辦大事創造了條件，得到了市委主要領導的肯定。辦文效率有了提高。為避免辦文誤時、誤事，我們積極摸索掌握辦文工作規律，全面提高辦文工作效率。對一般性的、不牽動大局或工作量較小的公文如：“會議通知”、“會議紀要”、“函”等，我們堅持速來速辦，來則即辦，抓緊完成。對時間要求比較緊、涉及面較廣的公文，我們堅持早準備、早醞釀，避免了因時間緊而粗技大葉、疲於應付、忙中出錯。對有出入或疑問的地方，積極採取提醒制度，有效減輕了領導閱文負擔，為檔案高效運轉奠定了基礎。理論探索實現突破。我們結合實際，加強了對辦文工作的理論研究，探索交流辦文工作經驗和體會，積極撰寫辦文理論文章，《辦文工作要提高把握細節的能力》等理論文章相繼在《秘書工作》和《秘書理論與實踐》等國家級秘書雜誌上刊發，反響良好。認真組織了《改革開放30年我國秘書理論與實踐大發展回眸》徵文活動，向衡陽市報送論文材料6篇，其中《淺議黨委機關秘書的定位》、《淺析參謀服務中的“五度”》被衡陽市委辦推薦至省里參加評選。同時，我們突出抓好了“衡陽市百名優秀秘書人物”評選工作，細緻耐心傳達了評選工作精神，