畢業實踐報告:物流股份有限公司運作流程淺析

(2)專線配載

專線配載指從廣州發往全國各地的貨量。每天班車組貨車早上把到達廣州各個城市的貨發往營業部,晚上則把營業部收的貨轉回廣州大區總部等待統一發走。廣東內的貨則由白天送貨司機晚上從客戶手中接貨和到營業部轉貨回總部。

(三)到達部門運作流程

1、車輛到達

貨物到達派送營業部時,由營業部做到達確認,解綁封簽(每一輛車出發和到達都要綁定封簽,封簽在後門和側門都有貼上)、卸車。

2、派送/自提

派送部主要做貨物的派送和自提:

派送部日常工作流程:

1.1早班

a、做車輛到達:即把到達派送部的貨全部入庫;

b、核對:早上把當天要送的貨的交接單交給外場裝貨,把送貨單給司機;長沙專線會把到達派送部的貨做交接過來,早班主把交接單上的運單號和自己部門從系統導出來的貨單號核對,確認每一票貨都已做交接,保證每一票貨不會因為漏單導致貨沒有送出去,形象到部門的派送率和投訴率。

c、處理異常:因為如:外場找不到貨、貨還沒從車上卸下來、貨物損壞客戶拒收、號碼異常聯繫不上收貨人等原因導致貨物不能派送司機或外場退單,早班就要把這些異常和收貨人,外場、司機溝通處理好。

1.2白班

1.3晚班

a、返單。包括簽收單原件返回,簽收單傳真返回,運單到達聯傳真返回。

簽收單原件返回:分為返回出發部門和發貨人兩種,需要在系統備註快遞單號,返回地址和收件人。

簽收單和運單到達聯傳真返回:分為傳真返回到出發部門和發貨人兩種,最好是在傳真後打電話確認接收方已接收到,避免重複傳真,添加不必要的工作量。(正常情況下,運單到達聯只能傳真,底聯由到達部門交由財務保存,只有在出發部門通過向公司相關部門申請批准後才能寄出去,但也要留下複印件存檔)

注意:司機未拿回簽收單時,收單人應在系統發線上通知備註司機名字和未拿回原因,並及時聯繫客戶確認去拿簽收單的時間,在綜合查詢里列印白單安排該司機去客戶處拿回,拖太久容易不了了之,出發部門可以報到達部門差錯。司機未拿回簽收單分為忘記拿,簽收單只有一份收貨人需要留底,或者簽收單未隨貨走;前者去補拿,後者可以聯繫發貨部門和發貨人說明情況,由發貨人選擇是否還需要返回,可以由收貨人傳真給發貨人,或者發貨人再準備一份簽收單去收貨人處補簽,費用應該由發貨部門承擔。簽收單遺失,可以聯繫發貨部門選擇運單傳真或者重新發籤收單去補簽。

b、數據統計

目的:通過核對單號,檢查庫存內的貨物調單的情況。

數據統計目的是防止漏單,依據是所有需要當天處理的單子是否有備註,因為等電話送貨、延期送貨和較久的異常單不是每天都會處理,所以做數據統計時碰到這幾類單當天沒有備註的時候可以忽略,其他的所有異常單(電話異常,到付異常,非標派,改進倉,改自提和目的站等)都是需要每天都處理的,每次處理後都需要在系統備註當前狀況,所以這幾類單子如果當天沒有備註,首先是依據之前的備註去找單,找到單子後發線上通知催促出發部門處理問題,沒有找到的,確認可能掉單後要重新打單,並及時聯繫客戶收貨。

做數據統計檢查是否漏單的依據是“所有當天應該在系統出現備註的單子沒有備註或者安排司機送貨,都應該懷疑是否掉單,在確定找不到單子的情況下都應該重新打單,寧願重單也不能掉單”。

c、晚班收單

給當天送貨的司機收運單,要求每個司機都在交單登記本上登記單號,寫明收單日期,儘量把收取的金額備註在司機登記的單號後面,並簽名,避免日後出現收單金額出錯,漏出庫或者不確定是否已送的情況下再核對。每天只使用一個交單本,方便查找。

晚班收完單後應該查詢確認是否所有司機都已經回來交單,公司要求是所有司機必須回來交單,未回來交單的,應該電話核實司機所送票數和單號,確認是否正常簽收,把單號登記後(備註未收單未收錢,司機名字),儘可能的將已送的貨物出庫,小金額的卡航可以選擇出庫,有到付款的汽運和所有異常簽收的不出庫。

d、出庫

即對當天已經送完的貨進行出庫,要求除異常不能出庫外“所有能出庫的單子必須出庫,特別是卡航”。

e、列印第二天的派送交接單

把次日要送貨的單子統一列印在交接單上第二天由早班交外場裝貨,需要人工一個一個地將單號輸入電腦。

f、盤點晚班營業款

盤點晚班收到司機的所有的錢,

g、匯報簡訊

內容包括晚班期間所有異常,未解決的問題必須匯報交接。

h、銀行存款:

把當天的營業收入存入公司賬戶,每天少則4—5萬,多則20幾萬。

3、派送部考核指標