企業檔案知識服務是指企業檔案部門將檔案利用服務的著眼點從為用戶提供初級的檔案轉移到為用戶提供高級的知識，以滿足用戶的知識需求，幫助用戶解決問題的創造性智力活動。它對是傳統檔案服務的超越與提升，是未來企業檔案工作發展的必然趨勢。
一、實施企業檔案知識服務的必要性
（一）是順應時代發展潮流的需要
當今世界，最重要的社會經濟背景和時代發展潮流之一是知識經濟的興起。根據聯合國經濟合作與發展組織（oecd）的研究，目前oecd主要成員國gdp增長的50%以上是由知識經濟的發展帶來的。[1]近年來，我國it產業、信息服務業、創意文化產業等知識經濟產業也在飛速發展。知識經濟是直接依賴知識和信息的生產、分配和使用的經濟。在知識經濟時代，“知識已經成為了關鍵的經濟資源和比較優勢的主導的、甚至可能是唯一的源泉。”[2]知識經濟作為一種完全不同於農業經濟、工業經濟的全新的經濟形態，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對應。知識管理強調通過知識套用、知識創新，充分發揮知識在經濟生活中的作用，順應了知識經濟這種“空前關注知識的價值”的要求，因而成為知識經濟時代的管理範式，成為21世紀管理的必然趨勢。目前，中國88%的企業認為有必要實施知識管理戰略，而且越來越多的公司已經實施知識管理。[3]實施知識管理就要求企業內部包括檔案部門在內的各種文獻部門，通過知識服務滿足企業各項業務活動對知識的需求，充分實現知識的價值。
（二）是應對市場競爭壓力的需要
當前，經濟全球化使企業之間的競爭進一步加劇。在市場競爭白熱化的環境下，企業為了提升自身的核心競爭力，必須將絕大部分資源與精力集中於能直接創造價值的業務環節，如生產管理、研究與開發（r&d）、市場行銷等，以及少數關鍵的管理領域，如財務管理、人力資源管理等；而儘量精簡不重要的活動與部門。傳統的企業檔案工作關注保存企業歷史，而忽視創造現實價值，不僅不能為企業當前的價值創造活動做出明顯的、直接的貢獻；而且還需要投入不菲的人力、物力和財力，自然就成為被精簡的對象。美國文檔組織有限公司（documentorganization）主席、紐約大學兼職教授瑪西?g?高德斯坦（marcyg.goldstein）早在1997年就指出：“今天，沒有幾家企業願意為製作咖啡桌書籍而開展歷史項目，更沒有哪家公司願意投資建立一個只為文化目的服務的檔案館。”[4]於是，近年來，國內許多企業紛紛開始大幅地裁減檔案機構和人員。例如，中國鐵路物資總公司有專職檔案人員38人，到僅剩下兼職檔案人員12人。[5]鞍山鋼鐵集團公司以前最多時曾設定了246個檔案機構，配備了589名檔案人員，現在全公司專職檔案人員僅剩91人。[6]筆者的調研也表明，近年來國有企業檔案人員被裁員幅度為25%以上。[7]
而企業檔案部門應對被裁員威脅的正確策略就是實施知識服務。通過知識服務滿足企業對知識的需求，支持企業的業務發展，為企業直接創造價值，從而使公司領導層意識到保留檔案部門的必要性。正如加拿大檔案學者高德·拉伯楚克（gordrabchuk）所言：“與所有精明的商業部門十分類似的是，企業檔案管理的成功主要依靠兩個基本因素：(1)所提供的服務或產品確實有需求；(2)保證必須的靈活性以滿足利用者不斷變化的需要。”[8]國外一些企業檔案部門已經在這一方面作出了成功的探索。例如，在廣州召開的企業檔案工作國際研討會上，法國聖戈班集團檔案館館長笛迭·邦杜說：“企業檔案部門第一和首要任務，是為企業日常運營和處理現實問題服務，對歷史的貢獻則是額外的收益，因此目前聖戈班集團檔案館是作為企業一個盈利和服務中心來運營。”[9]