在檔案管理諸環節工作中，檔案利用服務尤其需要以知識管理思想理念為指導，藉助知識管理技術方法進行創新，實現從傳統檔案服務向知識服務的過渡。
（二）檔案後保管範式
自從1996年加拿大著名檔案學家特里?庫克（terrycook）在北京第十三屆國際檔案大會上，首次比較系統地闡述“檔案後保管範式”（apost-custodialparadigmforarchives）以來，檔案後保管範式成為檔案學新的理論範式。檔案後保管範式是檔案學界針對檔案工作面臨環境急劇變化、傳統的檔案保管範式受到巨大挑戰而做出的積極的理論回應，體現了新形勢下檔案管理髮展的內在規律，反映了檔案管理演進的必然趨勢。
檔案後保管範式的提出有兩個直接的原因：一是由於虛擬的電子檔案取代實體的紙質檔案，使得檔案造極易流逝，難以捕獲，造成有用信息流失；基於實體檔案形成者的來源信息和有機聯繫在虛擬狀態下難以追溯和考察，以至於電子檔案背景方面的深層信息和深度知識無從挖掘。而傳統的、基於紙質檔案，以實體來源原則為核心的檔案學理論與檔案管理技術無法從根本上解決這兩個難題。二是由於檔案數量急劇增長，造成“檔案雪崩”；而且與此同時，檔案的質量大幅下降，少數有用檔案被大量無用檔案埋沉，形成“信息污染”。這樣就大大降低了人們吸收信息的效率，增加了人們獲取知識的難度。所以必須強化檔案鑑定，剔除無用檔案。而傳統的“直接鑑定法”——逐份審查檔案的內容，如何能高效地解決海量檔案的鑑定問題呢？結果，人們感到了“信息恐懼”、“知識飢餓”，傳統的檔案保管範式受到巨大的挑戰。[11]
檔案後保管範式由三項基本內容組成（實質上是三個應對上述難題的策略）：一是新來源觀。傳統來源原則中的“來源”是指檔案形成者，往往是一種實實在在、看得見摸得著的機構、組織或個人。而新來源觀中的“這個‘來源’是指檔案的形成過程及背景，即檔案是由誰，在什麼條件下，運用哪些數據，為了什麼目的，採用了何種結構形成的等方面的情況。”[12]新來源觀促使人們將對檔案管理的重心從檔案產生之後轉移到其產生之初或之前，提前控制和全過程控制檔案的運轉，確保檔案被有效捕獲與控制，而不會流逝；促使人們將關注點從檔案表層的、內容方面的信息、知識轉移到其深層的、背景方面的信息、知識。二是巨觀鑑定論。傳統的鑑定觀採用比較具體的、微觀的鑑定標準，要求直接地、逐份逐份地審查檔案的內容，然後決定檔案的存毀。而巨觀鑑定論採用巨觀的、系統的、超前的鑑定標準與方法可以對數量龐大的檔案進行“批處理”式的鑑定，從而極大地提高鑑定工作的效率與質量，大量地剔除了沒有價值或價值很低的檔案，減少了信息污染的程度。三是知識服務。在傳統檔案管理中，檔案管理人員忠實地保管著檔案，被動地為用戶提供檔案，而把如何從數量龐大的檔案卷宗中搜尋、獲取所需的信息、知識的難題留給用戶自己去解決。在利用信息、知識，創造價值的這個過程中，檔案管理者只做出了極少的貢獻，因而也就只能“坐在淒涼冷清的檔案辦公室或是靜寂的檔案架前”。而知識服務要求檔案人員“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，“把著眼點從信息轉移到知識上（探尋、傳播、理解），從建立資料庫到建立知識庫上”，“引導利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至智慧”。這樣，檔案人員真正滿足了用戶的信息、知識需求，為信息、知識價值的實現做出了巨大的貢獻，因而也就可以“重新坐回上帝的身邊”。[13]