第七、注意會議導向,當討論問題或發言有偏差時,要保持清醒的頭腦尋找契機引導糾正,並儘可能使發言者愉快地接受。
第八、注意用會議產生的積極思想和新的意見與辦法,充實和完善原有的思路和方案。
第九、科學地把握會議的時間和效果,達到預期目的就應及時結束會議,儘量開短會,不輕易追加會議內容。
一般說來,會議的內容和形式的多樣性,決定了主持會議的方法和藝術無定規性,因而需要學生幹部因地制宜,因時制宜,發揮個人的聰明才智,使會議開得熱烈而有成效。
(二)控制會場氣氛的方法和藝術
會議氣氛和會風雖然不直接標誌會議的成敗,但會強烈地影響會議的效率和效果,影響與會人員相互關係和會議預期的目的。因此,控制會場氣氛是開好會議的重要因素之一。為此,學生幹部組織開會應做好以下幾項工作:
1、充分的會前準備
不開沒有準備的會;不開沒有明確主題的會;不開主題不正確不健康的會;不要無關人員參加會。
2、講究主持會議的方法和藝術
明確會議的目的和意義;討論研究問題時抓住主題和本質;高度重視會議程式和環節的聯結和轉換;防止少數人操縱或獨斷會議;正確處理會議內部的矛盾和衝突。
3、控制會議氛圍
會議主持者的思想素質和領導能力越高,越能夠控制會議的氣氛。這就要求高校學生幹部具有高度的政治責任感和原則性;處理複雜事物、集中正確意見的能力;優良的民主作風,堅決摒棄獨斷專橫;正確的掌握會議方向;當機立斷、多謀善斷的膽略和氣魄。
(三)討論議題的方法和藝術
與會者發表意見,交換意見,進行論證和辯論,是會議行為的重要環節,也是會議民主的集中體現。因此,高校學生幹部必須做到以下幾個方面:
第一、科學地確定議題。議題要來源於實際,服從會議的宗旨、目的和任務。
第二、分清議題的大小、輕重、虛實、緩急,以及它們的相互關聯,科學地安排議程。
第三、會議議題宜少不宜多,以便展開討論。
第四,議題表述要簡明準確,語言邏輯要規範。
第五、議程組織討論人員較多時,宜分組進行討論,保證與會者都有發言權。
第六、鼓勵積極發言,把觀點講清講透,充分發揚會議民主;討論離題時,應巧妙地加以引導和糾正。
第七、鼓勵會議的辯論和爭鳴,激發人們的想像力和創造性思維,從而開闊視野,深化思想,追求最佳效益和效率。
第八、會議有較大分歧時,應鼓勵與會者出以公心,不放棄原則,也不固執己見,尊重客觀實際,堅持真理。
第九、當在原則問題上出現偏差時,應堅持原則性與靈活性的統一,既堅持正確的政治方向,又妥善處理各種矛盾。
第十、對會議討論的結果,應及時予以總結,擇其重要者寫入會議紀要和簡報。
(四)提高會議效率的方法和藝術
會議是傳遞信息、探討問題、統一認識、實施領導的重要手段。提高會議的效率應當從以下兩方面著手:
1、對會議的議題進行論證
衡量議題價值的主要因素是:能否解決問題?問題能解決到何種程度?有何替代辦法?議題的超前性如何?有超前性的議題價值就大。會議成本如何?一切無價值、無意義的會議都不應召開。
2、提高會議效率
提高會議的效率,必須對會議實施科學有效的領導,主要包括選擇恰當的開會方法,掌握主持會議的原則和不無故開會三項內容。