工廠內跟單員，需要具備四項基本的素質：平易近人、吃苦耐勞、認真嚴謹、乾脆利索。在工廠里負責跟單業務，需要跟幾乎所有的人員尤其是跟管理人員打交道，這就需要跟單員能夠與他們友好和諧的相處，做到平易近人，這樣跟單的業務才能有效地開展，也就是要想把事情做好，需要先把人做好。如何把人做好，每一個人有每一個人的特點和性格，需要跟單員自己不斷地學習和揣摩，這樣才能夠讓自己工作起來順風順水。工廠里的工作和生活環境，往往不是很舒適的，工作任務比較繁瑣，所以需要跟單員具有吃苦耐勞的精神，不管是颳風下雨，沒有完成的工作必須完成，晚上12點需要裝貨櫃，那跟單員就需要待到12點，等貨櫃走了之後才能走。跟單工作是一項瑣碎的工作，好的跟單員可以把事情做的有條有理，不僅感覺不到累，而且還會覺得很充實，跟單員需要具有認真嚴謹的工作態度，認認真真的把每一件事情做好，跟單工作事無大小，再小的事情出現差錯極有可能帶來巨大的損失，因此一定要養成嚴謹的態度。跟單員處理問題需要乾脆利索，日事日畢，絕對不能把今天能夠安排完成的工作拖到明天，要養成勤快敏捷的習慣。訂單的交貨日期是一定的，但是在訂單生產過程中會出現各種各樣的不可預知的問題，比如說五金，訂單完成了但是五金沒有到位，這就會帶來交貨期的延誤，輕則帶來了信譽上的傷害，重則索賠並丟掉了客戶；再比如說某一個孔打錯了，需要馬上糾正，今天不糾正，現在不糾正，問題產品就會越多，造成了生產上的浪費；因此跟單員需要乾脆利索，遇到問題馬上解決，解決不了的，想辦法解決。
那么，工廠內跟單員需要具體做哪些工作呢？憑藉這幾年我個人的工作經驗，總結如下：
第一：傳達訂單。
傳達訂單是工作的第一步。看似簡單的工作，但是如果沒有一個好的開始，沒有合理的安排，會給後面的工作帶來極大的不便，甚至造成生產上和業務上甚至信譽上的極大損失。因此，跟單員必須把訂單傳達到位，安排到位。
首先，訂單需要傳達給誰？訂單下來之後，首先需要相關的管理人員認真的了解，不是說一個人知道就行了，所有的相關的管理人員都需要知道：總經理、生產廠長、管理廠長、車間主任和相關負責人。所有的這些管理人員必須在同一時間，同一場所，聆聽跟單員對該訂單的描述和講解，跟單員需要自己先把訂單看懂，然後才能講解。如果有相關的管理人員沒有到場（不是因為請假），跟單員絕對不能傳達訂單。
其次，需要什麼時候傳達訂單？上面已經說了，跟單員首先自己先讀懂訂單才能夠傳達訂單；必須在所有的相關的管理人員到場的情況下才能夠傳達訂單。跟單員需要先行向總經理告知新訂單情況，然後讓總經理負責協調傳達訂單的時間。相關的管理人員絕對不能藉故不參加訂單傳達會議。
再次，需要在哪裡傳達訂單？跟單員傳達訂單，需要在跟單員所在的辦公室內進行，讓相關負責人員在電腦上看到產品的圖片和相關內容，這樣才會讓他們對產品有一個比較深刻的理解。
最後，需要傳達什麼訂單內容？a.訂單是什麼產品；b.訂單數量；c.交貨日期；d.具體要求。跟單人員必須把這四項內容傳達清楚，如果有相關負責人員理解不透徹，跟單員必須重複講解，如果跟單員對相關負責人員的問題不清楚，馬上給公司打電話確認，如果還不能夠及時解決，待解決之後必須通知相關的負責人員。
總之，跟單員需要認真仔細的讀懂訂單，如果有不明白的，馬上打電話或寫郵件詢問公司；讀懂之後，在正確的時間和地點，向正確的人員，傳達正確的內容。只有這樣，所有的人員才能夠對訂單有一個整體的把握，絕對不允許出現只有一個人或兩個人知道訂單具體內容的情況。否則，跟單員和總經理失職。
第二：跟蹤生產計畫。
跟單員在傳達了訂單之後，應該督促相關負責人員總經理、生產廠長和管理廠長儘快制定出生產計畫，然後發給公司，公司這邊可以據此告知客戶訂單安排情況。實際上訂單上的交貨日期，應該是根據工廠這邊的生產安排來定的。但是往往工廠這邊制定生產計畫過於緩慢，以至於公司這邊無法及時地給客戶反饋。
憑藉我個人多年的工作經驗，在生產計畫的制定上，我們必須做到如下幾點：
1.生產計畫的制定要及時。公司在給工廠那邊下“準訂單”之後，總經理、生產廠長和管理廠長應該馬上根據目前的生產情況，商討制定出生產計畫，最好是24小時之內，最多不要超過72小時。只有及時地制定出生產計畫，公司才能夠給客戶及時地反饋，並跟客戶確認最終的交貨日期，從而把“正式訂單”下給工廠。工廠負責人絕對不能藉故說計畫無法制定，這等於給自己找藉口推脫責任。