這裡需要特別指出的是，在你對造成問題的員工採取任何處理行動之前，你必須熟知公司的紀律處分制度，如有模糊的地方，應當向人力資源部門諮詢。這樣做是為了體現公平公正的原則，對當事人、其他員工、你自己，還有公司都是非常重要的。
什麼是勸導、訓導、處罰
勸導是指了解一個員工的個人問題並幫助他解決問題的過程。
員工通常能夠自行解決個人問題。需要部門主管提供幫助的一定是相對比較複雜、已造成員工心結的問題。而對於某個經常抱怨的員工，如你對他的每一次抱怨都能做出應對，坐下來幫助他分析問題，講清事實的本來面目，不僅會減少他的抱怨，還能激發他的工作熱情。
正如在前面溝通的情緒表達功能一節所說，對於員工棘手的問題，如失戀了，錢被詐欺了，即使你幫不上忙，但你的行動卻體現了上司對下屬的關心，也是給予員工一次情緒表達、釋放鬱悶的機會。他的心情會好起來。
訓導不是處罰，但處罰的過程一定要採用訓導的方式。訓導是批評、教育的過程，指出員工的錯誤所在及其行為後果，要求他立即糾正。處罰是在應對違規行為時所產生的一種令人不愉快的結果，它的作用在於通過打擊員工的錯誤行為，使其不敢重複類似錯誤。在激勵理論上，批評和處罰是負強化的方式。表揚和獎勵是正強化。當行為的結果（如表揚）有利於個人並得到正強化時，行為就會重複出現；當行為的結果（如處罰）不利於個人並得到負強化時，行為就會削弱和消退。
四、控制：通過監控和糾偏行動，使員工的工作表現達到工作標準。
控制的過程
通常，人們將控制的過程分為三個步驟。首先，制定工作標準；然後，對照工作標準，衡量工作表現，發現偏差；最後，分析偏差原因，採取糾偏行動。為了便於說明，我們將三個步驟進一步分解為五個步驟。
1、制定工作標準 在工作計畫實施之前，你就應當制定了工作標準，然後將工作標準清楚地傳達給員工。否則，作為一個部門主管，你將不能保證員工完成任務，員工也無法工作。
工作標準定義
工作標準是管理者和員工雙方接受的關於工作表現的準則。
制定工作標準的目的
1.對管理者而言：
·減少在工作要求上管理者與員工之間的衝突
·賦予管理者採取糾偏行動的權力
·衡量員工的工作表現
·指出員工在哪些方面需要培訓
2.對員工而言：
·讓員工了解企業對他們的要求
·時刻提醒員工管理者對他們的期望
·檢查自己在哪些方面需要改善
·為員工提供更大的工作滿足感
好的工作標準是：
·書面的、清楚的、具體的、可衡量的、挑戰性但可實現的
·貫徹不變的，一經定下，如可行，不應隨便改變
2、衡量工作表現 首先要了解員工的實際工作表現，也就是通過一定的方式收集有關員工工作表現的信息，然後將員工的實際工作表現與要求的工作標準進行比較。
3、發現偏差 當員工的實際工作表現低於所要求的標準時，就出現了偏差。如果沒有偏差或者這個偏差在可允許的偏差範圍內，則該控制過程暫告完成。如果是不可接受的偏差，控制過程就必須進入下一個步驟。
4、分析偏差原因 為什麼會出現偏差？問題究竟出在哪？只有找到導致偏差的真正原因，才能找到潛在的問題，才能對症下藥，採取相應的措施解決問題。我們經常說的消除偏差，實際上是指消除導致偏差的原因，即潛在的問題。只有解決了導致偏差的問題，偏差才會自然消失。
5、採取糾偏行動 針對問題，首先要找到相應的解決措施，然後才是採取糾偏行動。在一個企業中，往往存在兩類問題：一是經常發生的急性問題，可迅速、直接地影響企業的日常經營活動；二是長期存在的慢性問題，是制約企業突破瓶頸的根源性問題。針對急性問題，通常採取臨時性的應急措施，而對於慢性問題或根源性問題，應採取永久性的根治措施。然而，在現實中，很多部門主管往往只注意解決急性問題，充當“消防隊員”的角色，而忽視解決長期存在於部門內的慢性問題。尤其是，當部門內的慢性問題牽扯到整個企業理念和管理系統的時候，經過幾次交涉以後，很多部門主管都會“敗下陣來”，最後只能是被動地維持現狀，而隱患依然存在。從這個角度來說，高層管理者是企業打破現狀、突破瓶頸的最大責任者。