解決問題的措施可能包括修訂工作標準或補充制定新的標準。採用新的工作標準將導致控制過程循環,部門主管要為此做好準備。
表1-4 企業常見的兩類問題、糾偏措施、控制目的
兩類問題
問題特徵
糾偏措施
控制目的
急性問題
經常發生的可迅速、直接地影響企業的日常經營活動
臨時應急措施
維持現狀
慢性問題
長期存在的制約企業突破瓶頸的根源性問題
永久根治措施
打破現狀
控制的類型
根據控制發生的時間,控制有三種類型:前饋控制、同期控制、反饋控制。
1、反饋控制,也稱為事後控制、結果控制。在工作結束之後,部門主管對員工的工作結果進行檢查、衡量,如發現偏差,就要找到導致偏差的原因,採取相應的糾偏措施和行動。由於這種控制是在工作結束之後進行的,即使找到了偏差原因和糾偏措施,你也無法改變已經存在的偏差事實,無法彌補偏差造成的損失。因此,反饋控制實際上是一種“亡羊補牢”式的控制方法,其作用是通過總結過去的經驗和教訓,採取相應的糾偏措施和行動,有時可能就是一個提醒,避免已發生的偏差繼續發展或今後再度發生。
2、同期控制,也稱為過程控制、現場控制。工作的開始即是控制的開始,工作的結束即是控制的結束。同期控制要求部門主管尤其是基層管理人員深入工作現場,通過監督、指導,有時可能還要採取勸導和訓誡的措施,以維持員工在工作過程中的行為符合要求的標準。同期控制的作用在於:通過監督,傳遞壓力,防止員工行為鬆懈;由於隨時跟蹤工作過程,可以使管理者及時發現偏差,立即採取糾偏行動,將問題消滅在萌芽狀態,或者避免已發生的偏差繼續發展;工作中的指導將幫助員工提高工作技能和自我控制能力。同期控制的有效性主要取決於部門主管的個人素質、領導風格、指導方式。很多時候,員工的工作表現不能令人滿意,恰恰是部門主管的原因。
3、前饋控制,也稱為事先控制、預先控制。無論是反饋控制還是同期控制,都是在偏差出現後,才查找原因,採取糾偏行動的,儘管同期控制比反饋控制更及時。事實上,這兩種結果控制都是滯後的,你無法改變已發生的偏差和所造成的或大或小的損失。相反,前饋控制是控制原因,而不是控制結果,這種控制方式符合基於關鍵成功因素的現代績效管理思想。前饋控制就是在工作開始之前,預測那些可能導致工作結果偏差的原因,提前採取糾偏措施和行動,其作用是防止偏差發生而不是等到偏差出現時再來補救。前饋控制是一種“防患於未然”的控制方法。為了達到前饋控制的目的,你需要及時掌握和評估來自各方面的信息,通過反饋控制所獲得的經驗和教訓尤其值得借鑑。
表1-5 控制類型的特徵與控制方法
前饋控制
同期控制
反饋控制
時間
在工作開始之前
在工作進行的過程中
在工作結束之後
功能
預防工作結果偏差
監督、指導、糾偏
控制中間工作結果和最後結果
優點
控制績效影響因素,防患於未然
及時控制,提高員工技能,激勵
為未來工作提供經驗和教訓,
缺點
前期工作需投入大量時間和精力,同時,受到主管個人素質的限制。
受主管個人素質、時間、精力限制,可能造成員工的逆反心理
偏差已成事實,無法改變;偏差造成的損失,也無法彌補。
方法
·信息預先控制:掌握內外信息
·計畫預先控制:制定計畫、標準
·人員預先控制:人員配置、培訓
·財務預先控制:預算
·設備預先控制:設備檢修
·材料預先控制:進貨驗收
·流程控制、程式控制
·親臨工作現場觀察、檢查
·指導、激勵、勸導訓導與處罰
·書面:各類報表、工作報告
·口頭:例會、面談、電話
·意見:員工意見、客戶意見
·績效考核
·財務審計
·管理審計
·總結報告
·述職報告