㈠檔案信息資源情況。
全省現有各級各類檔案館29個（其中：國家綜合檔案館19個，專門檔案館1個，部門檔案館4個，企業檔案館2個，科技事業單位檔案館3個），館藏1733個全宗，36.08萬卷檔案，音像檔案974盤，照片檔案5.27萬張,電子檔案264(盒、張）。通過開展檔案館達標升級活動，各檔案館館藏的檔案、資料基本上都經過規範化整理，編制了案卷目錄、卷內目錄、專題索引、專題卡片等各種檢索工具。已錄入計算機的檔案案卷目錄有12萬多條，檔案級目錄近150萬條，約占館藏檔案著錄任務總量的15%。
省屬機關、企業事業單位檔案室156個，室藏31.11萬卷檔案，音像檔案31626盤，照片檔案2.95萬張,電子檔案1318(盒、張）。各單位已普遍使用計算機編輯、列印檔案，每年有大量的電子檔案在計算機中產生，而這些已經存儲在磁碟上的電子檔案，經簽發列印成正式的紙質檔案後，多數未能妥善保存，有的雖有保存，但缺乏統一管理，造成人力、財力和信息資源的浪費。據調查，在省直單位中，有近10%的單位實現了辦公自動化，檔案歸檔採取電子檔案與紙質檔案並存的方式；有少量單位在紙質檔案歸檔的同時開始收集電子檔案，大多數單位尚未開始這項工作。
市縣屬機關、企事業檔案室2300多個，室藏檔案約60萬卷。除極少數單位外，絕大多數單位尚未開展計算機管理檔案。
㈡基礎設施建設情況。
目前，全省各級綜合檔案館擁有計算機145台，伺服器7台，複印機29台,中央空調3套、分體空調機109台，去濕機42台，消毒設備9台。海南省檔案館九十年代中期建設了一個完整的區域網路，全局接入點90個。由於伺服器購買較早（1996年），配置低、性能差，根本無法滿足今天大型套用的需要，不能承載大型資料庫和海量業務數據，更不能運行依賴於高性能伺服器的網路套用。安全防護設施幾乎沒有，檔案數據保密方面的問題非常突出。
市縣級檔案館硬體建設較差，各級政府對檔案信息化建設的重要性認識不足，對檔案信息化建設經費投入過少，檔案信息化建設沒有納入本地、本部門信息化發展規劃和檔案事業發展計畫，政府信息化建設規劃未有檔案信息化建設成分。除海口、儋州、澄邁等少數幾個市縣外，大多數市縣都僅配置一台計算機，而且檔次很低。有5個市縣檔案館沒有複印機、去濕機、空調機等設備。18個市縣檔案館中，僅有3台消毒設備。
省屬廳局單位檔案室設備配置情況相對較好，省屬機關、企業事業檔案室擁有電子計算機167台，伺服器17台，複印機60台，分體空調機171台，去濕機95台，消毒設備為零。檔案管理被評為省一級的單位全部實現計算機管理檔案目錄。部分單位檔案部門的計算機與單位的辦公或業務計算機網路連線，個別單位檔案部門已經實現了檔案、檔案管理自動化，做到了電子檔案的實時歸檔，即時提供利用。
㈢人才隊伍情況。
從1998年開始，省檔案局開展計算機管理檔案操作技術知識培訓工作，全省大多數檔案局（館）的領導和業務骨幹受過培訓。通過培訓，各級檔案幹部對檔案信息化建設的認識不斷提高，計算機知識不斷豐富。
據統計，目前全省各級各類檔案館中，專職人員257人，具有大學本科以上學歷的有79人，占31.73%，中專以下人員67人，占26.07%。省屬機關、企業事業單位檔案室中，專職人員115人，大學本科以上30人，占26.08%；中專以下人員22人，占19.13%。