記錄人員在開會前要提前到達會場，並落實好用來作會議記錄的位置。安排記錄席位時要注意儘可能靠近主持人、發言人或擴音設備，以便於準確清晰地聆聽他們的講話內容。從某種程度上講，記錄人員比一般與會人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。
會議記錄的基本要求：一、準確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點，會議性質。二、詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數，缺席、遲到或早退人數及其姓名、職務，記錄者姓名。如果是民眾性大會，只要記參加的對象和總人數，以及出席會議的較重要的領導成員即可。如果某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應設定簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務等。三、忠實記錄會議上的發言和有關動態。會議發言的內容是記錄的重點。其他會議動態，如發言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應予以記錄。
記錄發言可分摘要與全文兩種。多數會議只要記錄發言要點，即把發言者講了哪幾個問題，每一個問題的基本觀點與主要事實、結論，對別人發言的態度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發言，需要記下全部內容。有錄音機的，可先錄音，會後再整理出全文；沒有錄音條件，應由速記人員擔任記錄；沒有速記人員，可以多配幾個記得快的人擔任記錄，以便會後互相校對補充。要記錄會議的結果，如會議的決定、決議或表決等情況。會議記錄要求忠於事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發言內容。會議記錄一般不宜公開發表，如需發表，應徵得發言者的審閱同意。
會議記錄應該突出的重點有：（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；（3）權威人士或代表人物的言論；（4）會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；（5）會議已議決的或議而未決的事項；（6）對會議產生較大影響的其他言論或活動。
應當注意：會議記錄與會議紀要是不同的概念。會議記錄有別於會議紀要。二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定範圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。第三，載體樣式不同。會議紀要作為一種法定公文，其載體為檔案，享有《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《條例》、《辦法》)所賦予的法定效力。會議記錄的載體是會議記錄簿。第四，稱謂用語不同。會議紀要通常採用第三人稱的寫法，以介紹和敘述情況為主。會議記錄中，發言者怎么說的就怎么記，會議怎么定的就怎么寫，貴在“原湯原汁”不走樣。第五，適用對象不同。作為公文的會議紀要，具有傳達告知功能，因而有明確的讀者對象和適用範圍。作為歷史資料的會議記錄，不允許公開發布，只是有條件地供需要查閱者查閱利用。第六，分類方法不同。會議紀要種類很多。按其內容，可分為決議性紀要，意見性紀要，情況性紀要，訊息性紀要等；按會議的性質，可分為常委會議紀要，辦公會議紀要，例會紀要，工作會議紀要，討論會紀要等。而會議記錄通常只是按照會議名稱來分類，往往以會議召開的時間順序編號入檔。對會議紀要的分類，有助於撰寫者把握文體特點，突出內容重點，找準寫作角度；對會議記錄的分類則主要是檔案管理的需要。