1.顯示某與會者所代表的國家或機構，
2.顯示他（她）在會議中所擔任的職務，
3.顯示以個人身份與會者的姓名，以便其他代表、會議主持人及會議工作人員清楚地加以識別。
名牌一般用硬紙板或塑膠製成，白底黑字，用正楷體大寫字母印（寫），應便於在桌上站立，並要有一定硬度以便代表舉起，要求臨時發言。名牌的大小長短應相同以求整齊劃一。它上面的文字應保證絕對正確無誤，不能把國名、機構名、人名寫錯，井力求簡短易讀。為此，有必要使用一些人所共知的簡寫，特別是國際機構的名稱，如fao（世界糧農組織）、unesco（聯合國教科文組織）、icrc（紅十字國際委員會）等。個人姓名要寫全名，一般不加職稱。會議中擔任職務的人員，如主席、副主席、報告員、秘書長等，其名牌只寫職務不寫姓名。臨時出席會議的政府領導人，一般也只寫職務，不寫姓名。
名牌的置放，應視會議進行過程中人員變動的情況隨時更改。開幕式和正式會議主席台上的名牌很可能是兩個樣。主席團選出後，有些代表擔任了新職務，名牌就要添加。換牌的任務應指定專人負責，避免發生差錯。
四、主席台。主席台多設於會議廳室正前方。正式的會議，主席台往往是一個高出地面的平台，左右兩側各有台階，可供人員上下，標準高度約為40厘米。有時，會議利用現成的場地，例如，戲院、禮堂、體育場館等。那時，主席台就不能不遷就現場的狀況。一般地講，主席台的平台不宜過高，離會眾的距離也不宜過遠。這主要是為了便於台上台下的溝通。對於以宣講為主要形式的國際會議，溝通的要求不高，即使高台也能適用。但如果是討論及審議性的會議，溝通甚為重要而頻繁，對主席台的要求也高。
主席台上應有供會議主持人及其助手使用的長桌。長桌擺多少個座位，視上主席台的人數而定。除典禮性的活動外，台上人數不宜過多，一般為執行主席、秘書長、會議秘書等人。通過會議報告時，還應添加報告員及介紹報告內容的負責人的座位。
五、排座
國際會議與會代表及其他人員的座位有多種排列方式。選擇哪種方式須視會議的內容、場地條件和參加人數而定。一般地講，代表們都希望自己的座位能面對主席台，而且要居前、居中。但這些要求由於種種原因不能都得到滿足。多種排列方式的出現，即是為了最大程度地適應會議的客觀條件和滿足代表的要求。以下就幾種主要的排列方式做些介紹：
一、課室式
課室式的排列更適用於舉行典禮式或宣講式的活動。它的長處是：可以增加會議的嚴肅氣氛並把代表的注意力吸引到主席台。它還可以最大限度地利用場地空間。場地小而人數多的會議多採用此方式。短處是：它有前後排之分，難以排座，而且前排往往擋住後排的視線，會議主席也不易看清後排代表的國名、人名標示牌。
二、馬蹄式或“u”字式
這種形式在國際會議中使用較多。有些國際機構的會議廳室的固定座位即以馬蹄式排列。它的長處是：每個代表都面向主席台，彼此互不遮擋。缺點是：馬蹄形兩廂代表同主席台成直角，會議主持人往往看不清代表的名牌。如“u”字形兩廂長度較長，則尤為突出。代表要求臨時發言時，往往需舉起名牌。有的國際會議把代表的名牌斜放，這樣便於主席識別，但其他代表觀看不便，且名牌要多占代表桌面的空間，也容易滑動，出現排列不整齊現象。