六、在場內分發代表發言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發言稿通常在該代表發言期間分發，如稿件未到，可在主持人發言小結時分發，或在下次會議開始前分發。為保證記錄的準確性，如代表系臨時發言且有手稿，可在其發言後向其暫借，複製後隨即退還；
七、隨時準備提供必要的會議檔案及有關資料，供討論時參閱；
八、每次會議開始前檢查燈光、室溫、衛生、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、（主持人用）木槌、投影設備等是否均已符合要求；
九、接聽緊急電話並通知所要求的通話人。會議廳室內的電話機通常只閃光而無鈴聲。秘書接話應輕聲。其他人員應在會議廳室外的分機接話，以免干擾會場。
十、會議服務負責人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛、電工等是否均已到位；各種設施如電力、空調、音響、通風、同聲傳譯等是否均已通暢待用。
綜上所述，會議官員負有廣泛的任務，是會議順利進行的重要保證，應當派遣訓練有素，工作熱情、細緻的人員擔任。會議官員間應有明確分工，由負責人統一調度指揮。他們都應在服務工作中保持不偏不倚的中立立場，不對爭論的任何一方表示好惡。