4、如會議環節發生狀況應在最短時間內採取維護及解決的措施，在會議前應檢查各項環節，儘量避免以外情況發生，如遇突發情況應在最短的時間內協助總負責人解決好。
5、外控場人員負責在場外監控會議中離場客戶，如有離場客戶主動上前問明原因及時留下對方聯繫方式以便後期溝通。
簽到人員
參加會議人員在進入會場一般要簽到，會議簽到是為了及時、準確地統計到會人數，便於安排會議工作，簽到的工作人員一般要注意以下幾點：
1、首先致以客戶親切的問候，引導客戶在簽到本上填寫基本情況，並要求客戶請賜名片。
2、引導客戶簽到的時候應面帶微笑，言語親切，以熱情的態度帶給客戶良好的第一感覺。
3、待客戶簽完到後，把會議所需資料和相關物品發到客戶手中。
（或是根據來賓人數及場地情況可事先把相關資料擺放至會場座位，此方法在參會人數多的時候可避免簽到台混亂）
此時客戶簽到完畢，應由接待人員指點引進入會場交由會場領位人員後接待人員返回原接待地點。客戶到達會場入口處由會場領位引領客戶就座。
（小型會議儘量引領客戶前排就座，非第一排，第一排通常留與公司領導與參會嘉賓）
主持人
會議當中主持人的禮儀表現對會議能否圓滿成功有著重要的影響。
主持人言談應口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。
主持人應根據會議性質及節奏調節會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩，或活潑。
采相人員
攝影人員在會場中最核心的工作是拍攝會議所需的相關照片，因此應該保證好拍攝照片的質量和效果。
五、會場布置
指引牌：要體現熱情和莊重，給客戶尊重，最好用紅紙黃字或是毛筆字書寫，擺放要醒目，引賓人員站位一定要在指引牌的旁邊和附近！會議室遠時，要多個引導牌。
音樂；會場在開始前和結束時，包括中場休息，一定要有不同的音樂，音樂的目的是為了提醒員工要配合，讓客戶輕鬆，讓氛圍更加濃厚。要選擇不同的音樂，配合會議進度，
展示台：雜誌易拉寶和雜誌要擺放醒目，征訂單和產品要分開。
過期雜誌要多放，要形成現場熱銷氛圍。
六、員工紀律
1）員工嚴禁在現場打架、嬉笑，不要在現場隨意走動，嚴禁做與工作無關的事情，如吃東西。
2）所有參會人員必須熟悉會議流程，主動配合會場負責人及主持人的工作，積極主動帶頭鼓掌，充分營造現場氣氛，維持現場秩序。
3）嚴禁在現場亂搶客戶，在客戶面前發生爭吵。
4）會議開始後，不允許再有工作人員站立、走動，遲到的客戶（達20分鐘以上）由門口的領位人員安排在最後面坐好（中場時再由工作人員引導回正確位置）。
5）所有參會員工嚴禁在會場門外聚會聊天。
6）禁止當著客戶的面談論銷售（雜誌征訂及產品銷售）情況，有銷售者不能喜言於色，沒有銷售者不能表情失態。（包括在洗手間）
7）所有參會的員工，必須保守雜誌社及當地扶助中心商業秘密，提高安全保護防範意識，不得隨意丟棄扶助中心的資料。
七、會議效果評估
會議結束後要及時統計相關數據，並對會議效果進行評估。
以下數據需要重點關注，並對統計出的數據做認真的總結分析：
到會人員與預計數量比
廣告客戶對雜誌認同比
產品銷售收入率
雜誌征訂率
參會者滿意度調查表
到會顧客簽單率