在打電話時，假如尊重對方，禮貌熱情，會給對方良好的印象。通話應選擇恰當的時間，無緊急情況，一般，白天應在8點以後（假日在9點以後），夜間則在21點以前，以免打攪他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話。一般通話時間以3～5分鐘為宜，儘量提高通話效率，減少占用時間。
使用電話應做好充分的預備。通話以前，應對談話內容與目的做到胸有成竹、有的放矢，避免詞不達意、結結巴巴的通話；電話機旁應備有記事簿，以免需要記錄時忙亂而耽擱對方的時間。
向外打電話時，應記準電話號碼，以免打錯。假如撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機。撥通後，首先應說“你好！”然後迅速通報自己的單位，必要時還應報上自己的姓名；再告訴接電話的人你要找的是誰：“請麻煩您找一下××先生聽電話，謝謝。”如對方答應找人後，應手持聽筒靜候，不要在此時離開或做其它的事。對方告訴你要找的人不在時，切不可當即掛斷，而應當說“謝謝，打攪了！”或請對方幫助傳達：“假如可以的話，能不能麻煩您轉他……”等。若對方答應你的請求，應表示感謝；假如要找的人接電話，應先致以簡短的禮貌的問候，而後進入正式談話。