行政檔案管理制度 篇1
本公司素以嚴格規範的管理而著稱,在某某行政中心實施物業管理過程中,我們將依然按照iso9001質量管理體系規範和iso14000環境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規範管理與專業服務相結合的路線。
常言道:'沒有規矩,不成方圓',必要的規章制度是作好物業管理服務的保證,要使該物管區域的管理與服務走上正軌,實現標準化、規範化和制度化的管理,必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規章制度,這些制度的建立,是以政府相關法律法規和公司的經營宗旨、經營範圍和業主需求的為依據,並在多年的實踐運作中反覆補充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地說,這些制度包括兩大方面:
一是公司操作管理制度,是公司在各物管點提供優質服務的操作準則和依據,其總體涵蓋:公眾制度部分,內部崗位責任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導日常物業服務的方方面面,與傳統的管理方式相比,其更顯科學、規範。
二是專門針對某某區行政中心物業服務項目所制訂的系列內部崗位制度,它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規範、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業服務項目完善內部機制,造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎,以完美的物業服務夯實政府辦事效率,提升政府形象。
一、規章制度的'建立與管理
1、行政中心物業管理處管理制度的建立應符合相關的法律法規,所有管理制度的建立,均以法律法規及物業管理委託契約為基礎,物業管理活動中各法律主體的合法權益,特別對行政中心我們的責任和義務進行細化,並使之制度化、規範化,以保證如實履行物業管理委託契約規定的義務。
2、在建立某某區行政中心物業管理內部管理制度時,以我公司現有的管理運作制度和iso9000質量體系為基礎,結合行政中心物業管理的具體特點和要求,並導入iso14000環境管理體系和ohsas18000職業安全健康管理體系,對整個規章制度體系作適當的修訂和整合,使整套規章制度體系更切合實際,操作性更強。
3、規章制度注重服務、管理和責任的統一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體並相互關聯。
4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標準尺度和依據,又能激發員工工作熱情。
5、注重物業管理活動中各部門人員職責範圍和工作接口關係,梳理各個環節,用制度使其環環相扣,做到有序規範的運作,協調一致。
6、制度文字條款簡明扼要,便於員工理解、記憶、接受、執行。
(規章制度的內容見物業管理服務方案附屬檔案《管理制度彙編》)。
二、檔案的建立與管理
規章制度的執行,需要通過檔案管理手段來實現。某某區行政中心物業管理檔案的建立與管理就是圍繞規章制度的執行而進行的,對相關記錄進行規範、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計畫、有標準、有規範、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統的管理,為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據和信息支撐。
三、物業管理檔案的分類
1、物業管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規定以及質量體系中的質量記錄控制程式等為工作依據,做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。
2、物業管理檔案按三個層面進行分類管理:
(1)第一層面:以建設部頒發的《全國物業管理示範大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料採用統一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質量管理體系檔案及管理運作制度、公眾管理制度等,通過適應性修改,形成複合型行政中心物業管理檔案資料。
(3)第三層面:將執行複合型管理體系檔案、相關規章制度的各種現場記錄補充到管理檔案架構中,形成檔案管理的終端。
3、x區行政中心是某某區政府的首腦機關,保密範圍涉及到原始檔案資料,其保密方式和保密要求都不同於其他物業。因此,我們將對日常管理檔案採用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。
行政檔案管理制度 篇2
一、檔案分類
1、一般文檔:
①人力資源工作中形成的台帳、報告，以及蒐集到的招聘等相關工作業務資料，由經辦人保存，年終根據內容價值酌情歸檔。
②總辦正式形成發出的檔案、傳真、通知、人事制度及相關原則規定等，除保密薪資檔案外，均應保存一份原件或複印件歸檔，年終按內容類型、成文時間編號裝訂成冊。
③外部檔案包括國家和市政府有關部門(勞動人事部門)的發文、社會公開資訊等，應作為公開業務資料共享。
2、人事檔案
①人事檔案:員工進入公司後相關人事檔案材料。
②員工人事檔案:員工進入公司後的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況複印件等備查資料。
二、檔案管理規定
1、人事檔案管理
①總辦負責公司員工人事檔案的'管理;
②總辦在員工入職當天建立員工人事檔案;
③員工離職，辦理相關手續後，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;
④人事檔案管理應嚴格執行國家和公司有關規定，查閱員工人事檔案應經總辦主任批准，並辦理相關手續，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、塗改、泄露檔案材料內容。
2、人事檔案建立
①員工人事檔案是公司為每個員工建立的內部人事檔案。凡進入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關招聘、錄用、契約、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。
②員工在入職前，需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學歷學位證書複印件、身份證複印件、職業技能證書複印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關材料。由總辦專人負責，連同求職申請表歸檔保存。
③員工試用期滿考核合格後，公司與其簽定的勞動契約及相關薪酬福利歸入人事檔案。
④員工在轉正後的教育培訓、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。
⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含秘密內容，總辦員工、各部門負責人可根據工作需要查閱有關員工的人事檔案。任何部門和個人非經允許無權隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內部使用，由總辦負責統一管理。
2、其他各部門人員應積極配合總辦，做好檔案管理工作。
行政檔案管理制度 篇3
1.0本部門的主要戶檔案管理任務
本部門的.主要任務就是'服務'。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。
2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括
2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送檔案應及時、準確,認真地登記並製作各種表格。
2.2做好與客戶有關各類檔案的檔案工作,並定期整理,以備隨時查詢跟進;
3.0客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料:
3.1收集客戶資料
3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金
3.3客戶裝修工程檔案
3.4客戶遷入時填具之資料
3.5客戶資料補充
3.5.1客戶證件資料
3.5.2客戶聯絡資料
3.5.3緊急事故聯絡人的資料
3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料
3.6客戶與物業公司往來檔案
3.7客戶違規事項與欠費記錄
3.8客戶報修記錄