為適應公司業務的迅速發展，配合各項目組、行銷組今後現場辦公的需要，確實達到控制成本，提高效率，減少內耗的目的。經行政部提議，公司管理層xx年4月28日會議決定：部分行政類的採購由各項目部、行銷部現場根據預算把控，行政部負責支持、監督和管理的工作。具體如下：
a.適用範圍
1.日常使用的、低值的行政類費用。包括：文具、辦公設備維修保養/耗材、辦公室清潔/綠化、複印紙、一次性水杯、衛生紙、鞋套、速印費、糖杲點心茶水費、市內交通費、郵資、飲用水、辦公室水電費、辦公室電話費等。
2.本次變動不包括需公司統籌安排、影響公司對外形象、屬資產類物品的行政類費用申請。
3.僅適用於各現場項目部、行銷部。其餘部門仍由公司行政部統一籌劃。
b.預算分類
1.a類---公司：辦公室水電費、辦公室電話費等
2.b類---行政部：文具、辦公設備維修保養/耗材、辦公室清潔/綠化、市內交通費
3.c類---各現場部門：複印紙、一次性水杯、衛生紙、鞋套、速印費、糖果點心費、郵資、飲用水
c.預算提交
1.a類預算由公司其它職能部門提供。
2.b類預算由行政部根據過往數據及資料測算後提供。
3.c類預算由各現場部門根據實際所需提交預算。
d.預算核定
1.上述三類預算各部門完成後，交財務部審核，最終報地區總監核准執行。
e.預算管理
a.預算內費用由各現場部門主管簽批，各部門指定一位行政助理負責與供應商的聯繫、通知送貨、驗收及物品的管理。行政助理由部門經理指定，行政部核准。行政助理每次訂貨及簽收應即日將清單抄送至行政部。
b.行政部負責每月匯總各現場部門實際發生數、與預算數進行對比，並將對比表送交各部門主管核准。
c.所有費用由行政部負責與供應商定期結算。
d.預算外或超預算費用仍需按公司現行的行政類採購規程進行申請/審批。
f.預算指引
1.各項目和行銷現場根據實際的工程進展或行銷推廣的需要和工作量，負責完成本現場每月所需耗費b類範圍的預算。
2.預算表格附後。
3.若需具體的歷史數據，可向財務部查詢。
4.預算報表的繳交時間為年5月8日。
特此通知，順祝節日愉快!