多維預算控制系統的構建

 預算控制是通過建立信息反饋系統,以預算編制為基礎,檢查其執行進度及結果,及時發現偏差以及產生偏差的原因,並採取措施糾正偏差的一系列活動。全面預算管理是企業實施內部控制的重要方式,是由預算的編制、執行、調控和考核等過程構成。差異分析是預算控制的一個關鍵環節,通過對產生差異的原因進行分析可以發現預算執行、各項基礎管理甚至公司戰略規劃中存在的問題,有利於企業進行業績考評、調整預算以修正發展戰略。本文提出建立四維監控主體以及三維監控客體的監控系統,以期對預算進行全方位的、多維的立體控制,從而增強預算控制的有效性。
四維監控主體的構建
預算監控主體是指實施預算監控的組織機構,主要由預算的決策機構,即預算管理委員會、預算管理辦公室(通常設在財務部門)、業務歸口管理部門以及企業的審計監察部門構成,其基本職責是對企業各層次、各環節預算組織的日常活動進行全面、系統的監督與控制。其關鍵是建立起一套行之有效的激勵與約束制度,實現自上而下的逐層監督、約束與激勵,使各層級預算組織直至每一員工自覺地進行自我與相互監督、控制、約束和激勵,從而達到“人本管理”的境界。
1.預算管理委員會。預算管理委員會協調各部門預算信息的共享,使各部門就預算假設達成一致。預算管理委員會確定預算管理原則、程式,審查企業的預算和財務計畫,全面負責預算編制、預算初步審批、預算下達、預算執行、監督控制,批准預算的調整,並對預算的考核予以監控。如果某些基本假設已發生重大變化,應儘快組織對預算進行調整。此外,預算管理委員會還負責審核批准年度預算調整及重大金額的預算追加,根據需要就預算的有關事項加以審議並作出相關決定。
2.財務部門。對企業經營活動實施有效的財務控制是提高企業經營績效的基本要求。財務監控涉及企業生產經營的每項作業,具有極大的綜合性。通過財務部門對整個生產經營活動的動態監控,能夠加強財務部門與其他部門之間的聯繫與溝通。財務部門依據某個時期(月度、年度)企業靜態的會計資料和各部門的動態經濟信息,全面、系統分析各部門預算項目的完成情況和存在的問題,為預算控制提供必要的財務信息指明方向。根據全面預算進行財務管理可以將不合理的以及超預算的業務制止在萌芽狀態,避免損失。
3.業務歸口管理部門。預算歸口管理,是將各項預算指標歸口到各相關職能部門進行管理並作為該部門年度考核指標。通過預算歸口管理將預算目標的分解、預算編制的專業審核、預算執行的監督與控制等管理職能落實到具體的職能部門。除監督責任部門完成預算目標外,業務歸口管理部門還應當幫助有關責任中心解決實際存在的問題,加強溝通與聯繫,群策群力,共同實現企業的預算目標。
4.審計監察部門。審計監察部門除對經濟業務進行事後監督外,還應當將關口前移。審計監察部門應參與企業業務流程的設計,針對業務流程中存在的內部控制問題提出整改建議;對企業重大經濟業務(如採購招投標、對外提供擔保等)實行全程參與的過程監控;通過廣泛參與企業的經濟業務及時發現預算執行過程中存在的問題。
三維控制客體的確立
預算監控的對象是預算的執行過程,對於不同類型的經濟業務,預算管理採取的控制措施應有所不同。
1.項目維度。根據預算項目,對影響企業預算目標實現及財務運行安全的重點領域實施重點監控,即從項目維度進行監控。企業需要重點監控的項目通常有現金流量、利潤和成本費用等項目。這些項目涉及企業生產經營的各個方面,對這些項目的監控具有很強的綜合性和複雜性。
(1)現金流量的監控。①根據年度預算編制各部門的動態現金流量預算,並分別將現金流量預算細化到每季、每月、每周、每日,據以對日常現金流量進行動態控制。②加強現金流量管理,對現金流入、流出按照收支兩條線進行控制,每一項收支都要認真核實,杜絕各單位、部門截留和坐支現金的現象。③在預算執行過程中,通過實行資金月計畫、周調度的統一管理,及時發現並解決資金周轉中的問題,提高資金周轉速度。④對於資本性支出項目的預算管理,要堅決貫徹“量入為出,量力而行”的原則,在強調自身“造血機能”的同時,拓寬融資渠道。企業編制預算時在資金供應上要適當留有餘地,以保證預算內一些不可預見費用的資金供應。⑤強化融資、資金運作的成本效益分析,確定合理的資本結構和融資方案。
(2)利潤的監控。採用月度經營報告對利潤預算進行監控。該報告實際上是利潤表的當月數、累計數分別與當月預算、累計預算及以前年度同期數據進行比較。如發現有重大預算差異的部分,應及時分析預算差異的原因,制定擬採取的糾正措施,從而達到預算控制的目的。