對員工業務電話進行監聽，對其電子郵件予以監視，通常被認為是明智的商業管理決定。但是，如果過分地熱衷於採取這些方式對員工監督，那么可能會事與願違，甚至引官司上身。你可以採取一個折衷的方法，即在給予員工正常監督的同時對他們進行教育。實行對員工業務上的通訊給予監督的做法可能有充分的理由。這些理由包括：考察員工勞動效率、有利於保守公司商業秘密、限制員工不正當的行為。比如：有些老闆想了解員工的工作量，或是員工與客戶通電話、電子郵件的質量。對員工的行為給予監督必須要在政策允許範圍之內，避免由於濫用監督權力而引發法律糾紛。
當然，對員工工作的監視還存在爭議。因為員工經常視這些監督為對人權的侵犯，而且會分散他們的注意力，帶來不小的工作壓力。如果對員工監督不當，還可能觸犯聯邦或州法律，這些法律有的對公司監督員工電話和電子郵件進行了限制。下面我們對由此產生的法律問題進行一下討論，並就企業對員工監督過程中如何減少法律糾紛和員工問題給出一些指導意見。
電子手段監督員工行為的相關法律
儘管員工普遍認為電話監聽和電腦監視侵犯了他們個人的隱私權，但法律對他們的這種想法並沒有給予完全地支持。聯邦法律規定，在一定條件下，企業有權力對員工進行與業務相關的電話、電子郵件和電腦通訊的監督。
《綜合犯罪控制和街道安全法案》第三條規定：禁止一切對有線、廣播、電子通訊內容的攔截行為。這條規定參考的是《反竊聽法案》。值得注意的是，《反竊聽法案》開始主要包括對私人電話的保護，後來經過修訂，內容增加，包括了對所有的電子設備和計算機通訊的保護。
然而，《反竊聽法案》列出兩種特殊情況可以進行攔截監聽：（1）當至少一個當事方已被告知他的談話、通信可能會被監聽或監視，或者當事方先前同意自己的談話、通信活動可能被監聽或監視；（2）當攔截方是企業的老闆，而且這種行為是完全出於合法商業有關的原因。
1、事先徵得同意。事先徵得被監督人的同意，雙方可以將同意的內容寫入契約，或是當事人暗示接受監督。這時員工的所有電話談話和往來電子郵件都會被監聽或監視，其中的目的是為了保證員工服務質量或培訓需要。比如，密爾沃基曾有過這樣的案例：單位受到侵權指控，但法庭裁決單位並沒有違反法律規定，因為員工曾經暗示同意接受公司自動系統對其的電話監聽。原告在一所警察局工作，那裡所有的來電幾乎都屬緊急情況，她已經被告知電話會由於監督工作人員工作質量或培訓目的而被監聽。自動錄音設備就安裝在辦公環境裡，自動對來電進行錄音。
然而，企業有時在告知員工電話可能被監聽時，表達不清楚，沒能夠引起員工的足夠重視。曾經也有過這樣的案例，法庭認定企業暗示不明確，而判企業敗訴。
2、出於商業原因進行監控。出於商業的目的，企業可以在法律許可的範圍內，對員工電話和電子郵件進行監聽和監視，而無須經過員工的同意。企業在一般的商業活動進程中，可以使用有線或電子通訊設備攔截員工的通訊信息。法律規定，企業出於正常的商業目的，不必經過員工的同意，可以監督甚至對員工的電話進行錄音，其所使用的監督裝置必須是法律允許範圍內的。比如，有這樣的案例：法庭認為，監督者可以通過與員工分享一條電話線路的方式對其銷售人員的電話進行監聽。但是，另外一個案件的被告企業就敗訴了，因為在它的呈詞中認為企業有權力在一周七天，每天二十四小時對員工電話進行監聽。法庭認定，該企業的監督行為已經超出了正常商業活動目的的範圍。
一般來說，出於商業目的的企業監督行為如果超出了法律認定範圍就會被認為是侵權行為。比如，曾有一個案例：法庭判決某私營企業監聽他的合作者的私人電話為非法。
然而，很多時候法庭還是會認為對私人電話的監控是合法的。比如，下面這個案例：某個私營企業，它提供的是中心警報通知服務，負責監控防火和防竊警報，它有權力對打入和打出的所有電話進行錄音，其中包括員工的私人電話。法律支持這種24小時全程電話錄音監控，因為只有這樣才能保證員工不泄露公司客戶的保密信息。
很多州都有法律規定禁用電子竊聽器，這些州法律大部分與聯邦法律的規定相似。部分州，如：伊利諾州、密西根州和加利福尼亞州，對監聽有更嚴格的規定。有的要求在所有當事方都同意的情況下才能實施監聽。伊利諾州法律允許在特殊情況下，至少一方同意實施監控。比如，對遠程市場的監控。其他州還有的進行專門立法，對監控計算機和電子郵件做出特別規定。比如，德拉瓦州法律要求企業必須對其任何監督行為，包括電話、網際網路和電子郵件，以書面形式告知員工。康乃狄克州也要求對電子手段監控行為做出書面公告，但是企業使用監視器蒐集非法行為和對工作地騷擾行為的證據可以除外。
查看已存儲的電子信件
企業對已存儲的電子郵件和語音郵件的監控問題在法律層面上很少涉及，一般情況下，聯邦法律認定其為合法。《保護電子通訊隱私法》規定：提供電子通訊服務的企業有權力在其電腦系統中和電話系統中查詢過去的存儲信息，而不用經過員工的同意。比如，曾有案例：企業查看了一位員工存儲在公司電腦中的電子郵件，法庭判決該企業沒有違反《保護電子通訊隱私法》。
最好的辦法：合理的政策與有選擇的監控
正如以上討論的，法律允許企業在必要情況下對員工進行監控。實際上，所有的企業都能夠為自己在任何時候採取的監控手段找到合理的解釋。然而，如果監控行為在實施過程中運用不當，可能會導致嚴重的道德問題。沒有人喜歡被別人監視，尤其是涉及到個人事務、與工作無關的行為時更是如此，儘管這些行為可能會發生在工作時間。為了減少這些問題，最好的辦法就是制定一個政策並使之透明化，並且只在商業活動需要的時候採取監督行為。下面介紹五種方法幫助你避免濫用監控手段，同時改善與員工的關係。
1、為監督員工行為制定一個專門的政策，並向員工講明該政策的用意。這個政策應該是：
明確計算機系統和通訊服務系統是屬於企業財產
保留對員工電子通訊進行監控的權力
解釋對員工進行監視是出於商業原因
界定因公、因私使用電話、郵件和網際網路的範圍
禁止不正當的使用，包括：過多的因私使用；傳送、瀏覽、存儲侵犯他人人權、損害他人名譽或色情信息；未經許可複製、分發享受著作權保護的資料；傳輸商業機密信息等
對違反政策的行為給予相應懲罰，註明該政策的起止時間
2、出於工作目的進行監督。如果你對你的監督行為給員工一個合理、出於工作原因的解釋，那么他們一定願意接受，並把它作為一項工作規定去遵守，而不會視之為對人權的侵犯。合理的理由包括：監督是為了向違反規定的員工追究個人責任，為了提高員工工作質量，為了改善與客戶的關係，為了保證公司產品和服務質量等。
3、合理地規定個人使用範圍。在實際工作中，完全禁止個人使用公司的電話、網路既是不實際的，也是不合理的。同樣，對違反公司規定的員工進行苛刻地懲罰也會被認為是不公平的。
4、參照州法律。如果你所在的州法律要求需經所有當事方同意才能實施監督行為，那么應該在電話打入、打出以前有一段語音提示，提醒員工和客戶在通話時可能將會被錄音。
5、給出通告，獲得員工同意。記住，如果你的監督行為獲得了員工的同意，那么它將總是合法的。所以你應該在僱傭新員工時或開始進行監督行為以前，與員工簽訂這樣的一份協定。
監控是一種須謹慎使用的方法
毫無疑問，企業對員工行為監控越來越普遍，而且還可以從法律層面得到支持。然而，過度地採用監控手段可能會引發負面效應。因此，要很好地解決這個問題，需要在企業保護商業秘密和員工保護個人隱私之間找一個平衡點。以上介紹的五種方法應該是非常好的建議。（湯力）
來源：HR管理世界