第九條公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括簽收登記、分發傳閱、收回存檔、銷毀等程式;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、用印、登記、發迭、原件歸檔峙肖毀等程式。
第十條公文簽收應由專人負責。簽收時須對來件嚴格檢查，明確無誤後方可簽字或蓋章。
第十一條收文拆封后應對檔案進行認真清點，按內部或公開檔案分類登記，註明收文日期、標題(簡要內容)、來文單位、密級等並編號。
第十二條總公司辦公室收文，存檔一份，另一份呈送總公司領導，根據總公司領導批示送總公司有關部門或專業公司傳閱，必要時轉發有關子公司。
所屬企業上報總公司各部門的正式行文應同時抄送總公司辦公室。
檔案傳閱應堅持文不橫傳的原則並建立傳閱登記制度。
第十三條因業務需要查閱某檔案須經辦公室同意，必要時須報有關領導批准。涉及密級檔案，按照《總公司保密工作執行條例》。
第十四條密級高的檔案，應鎖在保險柜內，不得鎖在辦公桌抽屜內過夜。
第十五條總公司正式檔案須經總公司總經理簽發。總經理離京時，～般事務性行文報請臨時主持工作的副總經理酌定;凡涉及資金轉移、資金挪用、聯營參股、下設機構等重要事宜且需急辦的，由辦公室電話請示總經理後，報臨時主持工作的副總經理簽發。
第十六條總公司正式檔案的撰寫、制發由辦公室負責。
第十七條各部門以總公司名義上報或下發的業務性檔案，需將列印稿送辦公室審核後制文，按上條規定簽發。
第十八條各部門在本身職能和工作範圍內下發的業務性通知，經分管領導同意，可以自己名義發出，但應送辦公室進行文字審核。
第十九條會議通知、轉發有關檔案的通知、一般性或臨時性工作安排等事宜的通知(限於11公司系統內)經副總經理或總經理批准同意，以辦公室名義發出。
第二十條發文的密級按《總公司保密工作條例》有關規定確定。
第四章 公文歸檔和銷毀
第二十一條公文辦理完畢，應及時將公文定稿(包括領導的修改或批示稿)、正本和有關材料立卷歸檔。
第二十二條調取、查閱存檔公文須經總公司領導或辦公室主任批准。
第二十三條沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑑別和辦公室主任批准後，可以定期銷毀。銷毀秘密檔案，應當進行註銷登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。
第五章 附 則
第二十四條專業公司、子公司應根據本辦法制定實施細則。
第二十五條總公司其它有關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。
保密工作條例
第一章 總 則
第一條為保守國家和公司秘密，加強公司的業務管理，確保公司檔案、業務資料的有效利用，制定本條例。
第二條公司秘密即指涉及公司利益、依照一定程式確定、在一定時間內只限一定範圍內的人員知悉的事項。
第三條總公司辦公室是公司保密工作職能部門，負責總公司並指導下屬公司的保密工作，進行保密教育，調查處理失密、泄密事件。
第四條11系統每個職工均有保守公司秘密的義務和制止他人泄密的權利。
第二章 保密範圍和密級劃分
第五條公司保密範圍劃分的原則是：如被不應知悉者獲知，將會對公司利益造成下列後果的各類事項，均屬公司秘密。