第十六條檔案鑑定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑑定小組，對被鑑定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。
第十七條檔案材料鑑定小組審定，並經公司有關領導批准後，方可銷毀。
第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上並在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上籤字。
第六章 檔案的借閱
第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批准，然後到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。
第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批准。
第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，並在登記薄上註銷。
第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、塗改、折散、轉借複印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批准。
第二十三條借閱的檔案用完後，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。
第二十五條凡借閱的檔案、檔案一律不得私自複印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。
第七章 罰 則
第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的檔案材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其檔案負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，並予以通報批評。
第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對塗改、拆散或未經辦公室領導批准轉借、複印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，並予以通報批評。
第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還並責令其當事人寫出書面檢查。
第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。
第八章 附 則
第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。
第三十一條各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。
第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。
印章管理辦法
第一條為加強11各專業公司和總公司各部門(以下簡稱11各單位)印章的管理，保證印章的絕對安全和正常使用，防止產生不良的法律後果，根據《總公司辦公制度》，制定本辦法。
第二條本辦法所稱印章是指11各單位的正式印章作風公章和部門章)、專用印章(即契約專用章、財務專用章、海關報關章等)、手章(即各專業公司負責人用於檔案、報表、票證等的個人印章)。
第三條11各單位應確定印章管理人員，負責本辦法第二條所述印章的保管並按有關制度和程式使用。印章管理人員應是11正式職工。如印章保管人員必須出差或因病請假時，11各單位負責人應指定臨時人員保管。臨時保管人員也必須是正式職工並應相對固定。
第四條印章保管人員接到印章後，必須進行登記，登記項目包括印章名稱、收到日期、原保管人姓名、批准人簽名、保管人簽名等。如指定臨時人員保管時，也應辦理上述交接手續，做到職責分明。