酒店檔案管理制度 篇1
1、各部門辦理完畢的檔案，要及時移交行政辦公室，並按'條款類目'分別存放，三個月後，經檢查齊全後，整理立卷歸檔。
2、每天及時將檔案歸檔，以免散失和積壓；嚴格執行檔案清理和整理制度，實行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借閱檔案催要不及時與遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。
3、準確做好檔案索引，以便於查找。
4、歸檔前要做好檔案資料的歸卷和立卷工作，使所有資料和檔案可隨查隨得，避免盲目查找。
5、卷內檔案包括正文和底稿、檔案和附屬檔案、請示和批覆，頁號一律在右下角，案卷目錄列印四份，卷內目錄列印五份。
6、案卷的厚度一般1.5一2cm，裝訂前要拆除金屬物，做好檔案材料的檢查，對破損或褪色的材料要進行修補和複製；裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊；紙面過大的書寫材料要按卷宗大小摺疊整齊；字跡難以辨認的'材料要附上抄件；卷宗標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，字跡要端正。
7、根據卷內檔案之聯繫，進行系統排列、編張號、抄寫案卷題目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷和編制案卷目錄等。檔案目錄包括封面、全卷說明、案卷目錄和卷內目錄。
8、案卷按年代、部門排列，永久與長期、短期案卷分開保管。
9、行政辦公室的門窗要堅固，做好防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強光和防高溫。
10、每季度對檔案材料的數量和保管情況進行一次檢查，發現問題及時補救，確保檔案的安全。
11、對於失效的檔案要進行銷毀，銷毀檔案前，要認真鑑定，並且登記造冊，並經行政辦公室主任審批後方可銷毀。
12、秘密級或以上密級檔案銷毀時，必須派專人監銷，防止失密，嚴禁將檔案作為廢品直接處理。
酒店檔案管理制度 篇2
1、為加強酒店檔案管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，特制定本條例。
2、總經理室主管酒店檔案工作，對酒店檔案實行統籌管理，組織協調，統一高度，監督指導，並對檔案工作人員進行培訓。
3、酒店檔案各部室及個人從事酒店公務活動直接形成的，對酒店有保存價值的各種文字、圖象、聲像等不同形式的歷史記錄。
4、酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務，各部室須指定專人保管本部室的檔案，檔案工作人員應當忠於職守並具備專業知識。
5、各部室應按照酒店文書檔案、管轄和保管期限表中的有關規定，收集、整理、保管歸屬本部門管理的檔案，並向有管轄權的'部室轉交有關資料。有關組織和個人因工作需要須查閱各類檔案時，各部門應提供方便並按規定辦理借閱手續。
6、任何個人都不得將屬於酒店所有的檔案據為已有或者拒絕歸檔，對有下列行為之一的，根據情節輕重，將給予必要的處罰、處分，並根據檔案的價值和數量，責令賠償損失。
a、損毀，丟失或者擅自銷毀部室應保存的檔案，
b、將公務活動中形成的應歸檔的檔案、資料據為已有，拒絕向組織和檔案工作人員轉交。
c、擅自提供 、抄錄、公布屬於酒店檔案以及應當保密的檔案。
d、塗改，偽造檔案。
e、玩忽職守，造成檔案損失。
7、在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或個人，由酒店保密委員會和總經理室給予獎勵。
8、本條例由總經理室負責解釋。
附：酒店文書立卷歸檔的幾點說明
1、會議及酒店、部門召開的專業會、研討會，單獨立卷歸檔。其內容包括：會議的籌備、時間、地點、會議檔案資料、參加人員、領導人員講話、簡報、總結等。
2、各部的專題報告、集體和個人的調研資料亦須歸檔。
3、各種基建施工圖紙在工程結束後應專門立卷歸檔。
4、以酒店名義的發文，包括與有關部門的聯合發文，由主管部門或會簽部門歸檔。
5、上級單位、各地方旅遊部門發給酒店的檔案，由有相關的業務部門歸檔。綜合性的總結、計畫，由總經理室歸檔。
6、關於原稿，如有修改，以領導最後批簽字稿歸檔。
7、重要的照片和底版、錄音帶、題字、題詞等，亦應立卷歸檔。
8、立卷歸檔的資料每卷不超過150面，超過者可立分卷。
酒店檔案管理制度 篇3
物業項目業戶檔案管理流程
1、職責
(1)客服部負責業戶身份資料相關信息管理。
(2)工程部做好業戶裝修資料、各種圖紙管理。
(3)保全部做好業戶物品出入申請、車輛等相關資料管理。
2、工作程式
(1)管理要求
①.業戶情況發生變更時,應及時修訂檔案。
②.業戶檔案資料屬秘密級檔案,原則上不得外借,如部門之間借閱,需得到部門主管的同意,填寫相關借閱記錄。
③.檔案、資料要進行合理歸檔,分類整理。
④.檔案要經常進行清理,以免資料堆積混亂,對過期的檔案資料要及時清理。
⑤.部門須指定專人負責,做到業戶檔案資料既服務於工作,又不向無關人員泄露。
⑥.業戶的`檔案資料必須保持完整性及完好性,杜絕丟失情況。
3、檔案管理
(1)當業戶的第一份資料(含內部流轉有關業戶的信息及業戶本身填報信息)轉到項目管理中心相關部門後,按一戶一檔的原則,立即建立相應業戶檔案。
(2)為便於管理,每一份業戶檔案資料需同時建立目錄篇(視工作需要,若資料很少,可以不做目錄),檔案的相關信息增減時,需同時修改目錄。
(3)主管部門可依據本部門所存檔案資料的特點及性質,選擇適用於本部門的業戶檔案管理存放方式:
①.客服部可採用掛牢分類存放等方式,便於日常頻繁的查閱。
②.工程部裝修圖紙採用檔案袋封存的方式。
③.保全部可視每戶信息量的多少及使用頻率,選擇適合本部門工作的管理方式。
④.各部門需依據要求,於當日完成歸檔工作,將檔案的增減登記《業戶檔案一覽表》中,交部門主管查閱。
(4)業戶發生變更後,原業戶的相關資料單獨存放,確認保管年限。超過保管年限後,經部門主管查閱後審批後銷毀,並做好相關銷毀記錄。
(5)客服部主管每周一對照《業戶檔案一覽表》,對本部門上周建立的檔案進行全面檢查或抽查,發理問題及時予以指導,簽署相應評語。
(6)客服部每月5日前,將本部門上月各種檔案建立及管理情況,匯總成書面報告,由部門主管批閱後,上報項目經理。
(7)項目經理組織每半年對下屬部門進行一次全面的檔案檢查,分別安排在每年的三月份及九月份。
(8)相關部門借閱檔案時,需經部門主管同意,辦理相關手續。