當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字。主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期。要注意只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm。
當聯合行文需加蓋三個或三個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在成文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切。在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得採取標識“此頁無正文”的方法解決。
7、附註
附註一般是對公文的發放範圍、使用時需注意事項等情況的說明，比如“此件發至省、軍級”、“此件發至縣、團級”等。公文如有附註，一般用3號仿宋體字，居左空2字加圓括弧標識在成文時間下一行。公文附註不屬於公文內容，標註公文附註一般在公文落款印章的左下方，用圓括弧標註。按照《國家行政機關公文處理辦法》規定，請示性的公文應當在附註處註明聯繫人和聯繫電話。
——版記。版記一般由主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間、份數、反線等要素組成。版記應置於公文的最後一頁（即封四，亦稱封底），版記的最後一個要素置於最後一行。
1、主題詞
主題詞是反映公文主要內容的規範化名詞或名詞性詞組，應按照上級機關的要求標註主題詞。“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號；詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。主題詞應先標反映公文內容的詞，後標反映公文文種的詞。一般情況下，一篇公文可標1～5個主題詞，但最多不超過5個。主題詞詞目之間不用標點分隔，而是彼此間隔一個字的距離。主題詞應置於公文最後一頁的下半部，即成文時間的右下方以及抄送機關的左上側。
2、抄送機關
公文都必須有的，應根據公文內容、發文目的和隸屬關係嚴格控制，其排列順序一般為：上級機關單排一行，黨政機關、軍事機關、人民團體、民主黨派等合排一行，人大、政協、法院、檢察院等合排一行，其他單位合排一行。公文如有抄送，則在“主題詞”下一行，左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全形冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。如果主送機關移至“主題詞”之下，標識方法同抄送機關。
3、印發機關和印發時間
印發機關多數不以行文機關名稱出現，而只用機關辦公室名稱。印發機關位於抄送機關之下（如無抄送機關則在“主題詞”之下），占1行位置，用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數字標識。
4、份數
份數置於印發時間之下，右空3字，用3號仿宋體字和阿拉伯數字標識。