物業公司檔案管理制度 篇1
1目的
規定本公司檔案資料的編寫、批准、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來檔案的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2適用範圍
適用於本公司內部檔案的編寫、收發、控制及資料保管和外來檔案的管理。
3職責
3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責檔案發放、存檔、資料保管以及檔案的處理。
3.4辦公室主任主管檔案、資料管理工作的控制。
4相關檔案
《檔案控制程式》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程式》q/ph-qp-4.2.4
5工作程式和管理辦法
5.1檔案的產生
5.1.1各相關部門根據工作需求編寫檔案。
5.1.2總經理助理對檔案進行審核。
5.1.3總經理審批通過的檔案由辦公室列印和發放,作為非受控檔案生效。
5.1.4辦公室對生效的檔案印製,必須使用[印製檔案登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2檔案、資料的類別
5.2.1受控檔案
a)內業資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的檔案;
d)在質量體系中引用的法律、法規和外來檔案;
e)與服務過程有關的契約協定;
f)業主檔案(如:公共契約、用戶登記表等,屬於業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程式]q/ph-qp-7.5.4)。管理與控制具體執行[檔案控制程式](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控檔案與公司經營和服務工作範圍相關的檔案作為非受控檔案管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便於歸檔,根據目前公司現有的非受控檔案,可分為:
a)內行文、外行文
b)未被質量體系引用的外來檔案
c)與服務過程無關的契約協定
d)未被質量體系引用的法律法規
e)行業標準性檔案
f)照片、錄像帶
g)電腦貯存
5.3檔案、資料目錄的索引號，檔案盒編號，同號櫃序列號，檔案櫃編號，檔案類別編碼
5.4檔案、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作檔案進行編寫、收集、整理和存檔,並匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責檔案、資料的保密性防範,公司所有受控檔案和非受控檔案的資料均屬保密性檔案。
5.4.3辦公室負責對檔案、資料的管理和保護,檔案、資料應分門別類包裝和存放,對於需存檔的`檔案、資料要及時存檔,並建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),註明檔案類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。並在檔案柜上貼好存放檔案的索引號範圍。確保調用、借閱檔案、資料時易於識別和檢索,便於對檔案資料的保管。
5.5檔案、資料的發放
5.5.1檔案應按各職能部門工作性質和範圍發放,由辦公室制定[檔案分發登記表](qr-wd01-02-03),註明發放範圍、數量、分發號等,並要求領用人在[檔案分發登記表]上籤領,以便對發放的檔案進行統計和檢查。
5.5.2辦公室在檔案發放的過程中不得誤發、遺失,發現檔案誤發時應立即追回,同時作好檔案的補救工作。
5.6檔案資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[檔案、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細註明檔案、資料的編號和圖號,並按時歸還和辦理歸還手續
5.6.2借閱的檔案、資料未經允許不得複印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的檔案、資料歸還時,辦公室應對檔案資料是否完好進行檢查,若檔案、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,並在[檔案、資料借閱登記表]的備註欄上註明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性檔案的調用與借閱規定
a)a級機密檔案資料:公司年度計畫、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟檔案等的調用與借閱需經總經理批准。
b)b級機密檔案資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批檔案等的調用與借閱需經辦公室主任批准。
c)c級機密檔案資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類檔案的調用與借閱需經有關部門負責人批准並向辦公室聯繫辦理。
d)行業主管借閱檔案、資料的僅限於b級機密和c級機密檔案、資料。
e)業主(用戶)因工作需要借閱檔案、資料的,僅限於技術圖紙和已張貼在公共場所的檔案。
f)外來單位借閱、調用檔案、資料的限於國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明檔案和相關證件,由辦公室主任向總經理請示後親自辦理。
g)以上檔案資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。
5.7檔案的複製、破損和丟失
5.7.1未經允許,不得隨意複印公司的檔案資料,如因工作需要複印檔案,須經辦公室主任批准,並在[檔案複印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫複印檔案的名稱,複印數量,並簽名。
5.7.2檔案使用人應對檔案妥善保管,當檔案破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[檔案補發申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批准,辦理更換手續。補發新檔案時應收回破損檔案,並應給予新的分發號,新的分發號延續原來檔案分發號。
5.8檔案、資料的更新檔案增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9檔案的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用於公司運行或超過有效期限的檔案,經過總經理過期審批後給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發過程中發現檔案遺失或在使用過程中檔案破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批後,給予作廢處理。
5.9.3作廢檔案蓋作廢章,留一至兩份備案,其餘銷毀。檔案銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。
5.9.4辦公室對於作廢和銷毀的檔案,應在[作廢、銷毀檔案登記表](qr-wd01-02-07)上註明作廢或銷毀檔案的編號、版本號和分發號作廢,並向各部門書面發布作廢聲明,防止誤用。
6使用的記錄表格
物業公司檔案管理制度 篇2
1、公司總經理、副總經理、總經理助理、各部門及管理處經理、管理層員工的年度業績目標依據上海公司發展戰略和年度業績目標由上而下依次分解制定的。由上下級共同制定《個人/部門年度業績目標》(kpi關鍵業績指標)。
2、各部門、管理處根據上海公司下達的業績指標，結合部門、管理處工作目標和職責，由部門、管理處經理與總經理或分管副總經理、總經理助理共同制定《部門、管理處年度業績目標》(kpi關鍵業績指標)。
1、公司業績考核以月度計畫考核和品質考核為基礎。
2、管理處經理業績考核包括計畫考核和品質考核，其他管理層人員業績考核實行計畫考核(不包括總經理、副總經理、總經理助理、上海地產公司下派財務經理)。
3、月度品質考核按照《上海格林金地物業管理公司品質管理考核辦法》的有關規定進行。
4、月度計畫考核按照《上海格林金地物業管理公司計畫考核辦法》的'有關規定進行。
4.1計畫考核類別：公司計畫按編制者分為部門(管理處)計畫和員工計畫。職能部門、管理處工作計畫與部門、管理處負責人的工作計畫合二為一，合併為一張計畫考核表進行編制、填報、考評。
4.2職能部門(部門負責人)月度工作計畫表中考核內容分兩部分：一是部門獨立完成的工作，占60%權重;二是支持、配合各管理處及其他部門的工作事項(對其他部門、管理處的支持服務)，占40%權重。
4.3管理處(經理)計畫考核分為三部分內容，以經營能力考核為主要內容。
物業公司檔案管理制度 篇3
1目的
為更好的掌握物業公司管轄的物業、設備、設施的現狀,確保物業、設備、設施管理工作的統一,完整的完善建立物業檔案。
2適用範圍
適用於東莞市物業管理有限公司各類物業、設施、設備的綜合管理工作。
3職責
3.1檔案管理員直接向行政主管負責。
3.2檔案管理員負責檔案的保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。
3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號規則(見附屬檔案1)
7部門檔案內容
7.1行政部:公司營業執照、契約、資質證書、人事檔案資料、辦公用品、法律檔案。
7.2財務部:財務資料、契約。
7.3保全部:警戒器材、契約。
7.4環保部:清潔器材、綠化器材、契約。
7.5工程部:設備、契約、證書、圖紙、工具儀表。
7.6物業部:建築物、車輛、業主資料、契約。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專人負責,任何人不得擅自開啟資料櫃和移動檔案櫃內資料。
8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記後方可借閱,借閱完後管理員檢查無損壞放回原資料夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內查看,不能損壞的塗改資料,否則追究借閱人責任。
8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經總經理批准同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。
8.6工作需要複印資料的只可複印本部門資料,必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進行更新。
8.8檔案管理員必須每月對資料進行一次更新,更新後的資料必須放於本檔案的首頁。
8.9檔案管理員制定檔案檔案總目錄,以及每個檔案檔案目錄放於檔案的首頁便於查找。
8.10變更契約資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關文檔
9.1《檔案編號規則》
10修訂及實施
10.1本規定由全公司各部門實施,行政人事部進行監督。
10.2本規定修訂權在公司。
10.3本規定從20__年六月一日實行。